Tổ chức workshop online cần phải lập kế hoạch chi tiết và đầy đủ. Vì wordshop là sự kiện hội tụ rất nhiều chuyên gia trong ngành và nhiều người tham dự. Ở đó các bạn sẽ được học hỏi nhiều kiến thức, kinh nghiệm. Các bạn sẽ được nghe thêm về những trải nghiệm để có thể học hỏi thêm
Trong bài viết bên dưới đây mình sẽ cùng các bạn tìm hiểu cách tổ chức wordshop online cũng như lập kế hoạch. Hãy cùng mình theo dõi bài viết bên dưới nhé !
Mục lục
1. Workshop là gì? – Tổ chức Workshop online
Khó có khả năng tìm được một định nghĩa chuẩn xác bằng tiếng Việt cho định nghĩa này. Ở Việt Nam thì workshop được biết tới là một (hoặc một chuỗi) buổi trao đổi kiến thức, phương pháp, kỹ năng của một lĩnh vực nào đó.
Tùy thuộc theo chủ đề workshop mà diễn giả (speaker) sẽ được chọn lựa phù hợp giúp trao đổi với các bạn tham gia. Các workshop thường kéo dài 2-4 tiếng, với 2 hoạt động chính, thứ đặc biệt là những bài trò chuyện của khách mời và thứ 2 là Q&A (hỏi đáp).
Không có một giới hạn nào về số thành viên tối đa trong một buổi workshop, từ chỉ có mười mấy người đến những sự kiện lớn có thể lên tới hàng trăm người. Toàn bộ phụ thuộc khá nhiều vào khả năng của đơn vị tổ chức như là về thông tin hoặc không gian. Và không gian tổ chức có khả năng là không gian kín hoặc mở, nhưng cần đủ rộng rãi, thoải mái cho các thành viên trao đổi, networking, teamwork,…
2. Hình thức tổ chức Workshop tối tân ra đời, khởi nguồn cho xu thế – Tổ chức Workshop online
Phân tích các điểm khác biệt của workshop truyền thống và hiện đại, bạn đọc có thể nhận ra sự chuyển mình rất lớn của ngành tổ chức sự kiện đã liên quan tích cực tới sự sáng tạo của các nhà tổ chức sự kiện Workshop!
1. Tổ chức Workshop online là kế hoạch marketing thu hút khách hàng:
file khách tham dự của Workshop chính là khách hàng và đối tác của doanh nghiệp. mục đích của sự kiện sẽ cung cấp cho khách hàng kiến thức, nội dung họ cần và đưa rõ ra giải pháp từ đó tạo dựng uy tín và đáp ứng được khách hàng sử dụng và mua sản phẩm của tổ chức. Vì vậy, tại các buổi sự kiện worskhop, khách tham dự sẽ có thời cơ tham quan và trải nghiệm nhiều sản phẩm của tổ chức và trải nghiệm không gian sự kiện được đầu tư thiết kế chuyên nghiệp.
Xem thêm : Kinh nghiệm làm wordpress – cách thiết kế wordpress
2. Quy mô tổ chức Workshop online có khả năng lên đến 500 khách hoặc hơn
Khi mở rộng tệp khách tham dự sự kiện workshop, số lượng các đối tượng mục tiêu tiềm năng như khách hàng, đối tác và nội bộ công ty có khả năng lên tới 500 khách. Đối với sự kiện quy mô lớn, cần chọn địa điểm tổ chức workshop thích hợp như các trung tâm yến tiệc hội nghị để được trang bị cơ sở vật chất hiện đại. Khi tổ chức workshop với số lượng khách lớn, các đơn vị tổ chức quan trọng kế sân khấu sự kiện, hệ thống trình chiếu màn hình rộng (màn hình LED là một sự lựa chọn phù hợp), hiệu ứng âm thanh ánh sáng linh động thích hợp với chương trình.
Cần chú ý rằng, khi quy mô Workshop lớn, số lượng khách mời nhiều thì việc chọn địa điểm tổ chức Workshop phù hơp với quy mô là rất quan trọng.
3. Tổ chức Workshop online được đầu tư lớn thành sự kiện trọng tâm của thương hiệu
Sau khi thương hiệu định hướng tổ chức workshop như dịp giới thiệu dịch vụ đặc trưng, thông tin kiến thức chuyên ngành của ngành hàng đến bạn đọc. Sự kiện sẽ được tổ chức theo hình thức bán vé và lên thiết kế chương trình chuyên nghiệp cùng các diễn giả đầy kinh nghiệm tham dự. Vậy nên, sự kiện Workshop tối tân xảy ra các hạng mục đặc trưng sau:
Nhà tài trợ (Sponsor): Nhân vật hậu thuẫn đắc lực cho sự kiện workshop tuy nhiên không tham dự vào các phiên thảo luận.
Người điều phối (Facilitator): Thành viên cần thiết trong toàn bộ các phiên đàm thoại để dẫn dắt các chủ đề, cũng giống như tạo điều kiện cho việc ra quyết định và xử lý xung đột. đặc biệt, trong các sự kiện workshop lớn, điều phối viên có thể được coi là MC khi trao đổi với các diễn giả.
Người ghi chép (Note – taker): Cũng như workshop truyền thống, người ghi chép lưu giữ lại các nội dung quyết định cũng giống như các đóng góp ý kiến từ khán giả.
Người giám sát thời gian (Time-keeper): Khi tổ chức chương trình workshop lớn, Time – keeper đảm bảo các hạng mục trong Agenda chạy đúng khung thời gian và quản lý tiến độ của các phiên tranh luận.
Hình thức tổ chức workshop ngày càng nhiều loại đi cùng với sự xuất hiện của nhiều hạng mục mới sẽ biến thành thử thách của ban tổ chức. Để gánh bớt khối lượng công việc của sự kiện, ban tổ chức sẽ cần đồng hành cùng một đội ngũ chuẩn bị tiệc chu đáo và dày dạn kinh nghiệm tại địa điểm tổ chức.
2. Cách lập kế hoạch tổ chức Workshop online, hội thảo thành công bạn nên biết
1. Xác mục đích tổ chức sự kiện – Tổ chức Workshop online
– Khán giả là ai?
– Chủ đề của hội thảo là gì?
– Tổ chức ở đâu?
– Tại sao mọi người sẽ tham dự?
– Lộ trình của hội thảo là gì?
2. Làm rõ các nội dung quan trọng – Tổ chức Workshop online
– Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên hệ, vv)
– Người gánh chịu hậu quả chính /thông tin liên hệ
– Thông tin liên hệ của các nhà cung cấp (suppliers)
– Thông tin/hồ sơ người tham gia
– Không gian quan trọng (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,…)
– Thực phẩm và nước uống
– Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
– Vận chuyển/thi công
3. Phác thảo các nhu cầu của sự kiện
– Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,…)
– Số người tham gia
– Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)
– Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)
– Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát
– Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)
Xem thêm : Kinh nghiệm kinh doanh homestay – Homestay là gì ?
4. Về truyền thông, quà tặng – Tổ chức Workshop online
– Mời các phóng viên, nhà báo
– Thiết kế thiệp mời cho khách
– In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản
– Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng
– Bản tên BTC
– Các bảng hướng dẫn, chỉ đường
5. Về diễn giả, khách mời
– Nắm rõ ràng diễn giả
– Bài thuyết trình của họ
– Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,…
– Công cụ đếm người tham dự
– Bảng khảo sát ý kiến người tham dự
Tạm kết :
Bài viết trên đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn cách tổ chức workshop online và làm thế nào để lập kế hoạch một cách tỉ mỉ và chỉnh chu nhất. Mong rằng bài viết này sẽ giúp ít các bạn trong những công việc tổ chức sự kiện workshop. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !
Vũ – Tổng hợp, chỉnh sửa (Nguồn tổng hợp: phamchanhtan91.wordpress.com, capellagallery.com, … )
