Kế hoạch truyền thông là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong bất cứ chiến dịch truyền thông nào. Vậy kế hoạch truyền thông là gì? Các bước lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả là những bước nào? Hãy cùng workshop.vn tìm hiểu về các bước lập kế hoạch truyền thông qua bài viết dưới đây.
Mục lục
1. Kế hoạch truyền thông là gì?
Kế hoạch truyền thông là một bản tổng hợp các thông tin về đối tượng, mục tiêu, phương thức truyền thông, cùng những phương án cụ thể cho từng giai đoạn, từng mục khác nhau. Mục đích lớn nhất của việc này là hướng dẫn thực hiện các mục tiêu mà chiến dịch đã đề ra với truyền thông.
Một kế hoạch quản lý truyền thông hiệu quả sẽ dự đoán các thông tin cần được truyền đạt tới những phân khúc khách hàng nhất định. Kế hoạch cũng cần giải quyết ai có thẩm quyền truyền đạt những thông tin nhạy cảm hay bí mật và cách phổ biến các thông tin này (trang web, email, thuyết trình, báo cáo in). Hơn nữa, kế hoạch nên xác định những bên liên quan của kênh truyền thông sẽ dùng để thu hút khách hàng.
Một kế hoạch truyền thông cho những tình huống khẩn cấp nên giải quyết cả kênh truyền thông phi điện từ và kênh truyền thông điện tử. Điều này gồm có những thông báo về một hệ thống tin nhắn văn bản tự động, phân trang tòa nhà, thông báo qua email. Nếu các kênh truyền thông điện tử có sẵn, trang web của tổ chức và phương tiện truyền thông xã hội cũng có thể được dùng để truyền đạt thông tin khẩn cấp.
Xem thêm: Truyền thông kỹ thuật số là gì? 5 kênh truyền thông kỹ thuật số phổ biến nhất hiện nay
2. Vai trò của việc lập kế hoạch truyền thông
Với một chiến dịch truyền thông, lập kế hoạch giúp bạn biết được quy trình thực hiện một chiến dịch truyền thông, tránh những sự cố, hạn chế sự lãng phí và dư thừa nguồn lực, … Hơn nữa, có thể xây dựng những tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả và áp dụng cho những chiến dịch tiếp theo. Bên cạnh đó, kế hoạch truyền thông còn có vai trò:
- Cho biết mục tiêu và những phương pháp đạt được mục tiêu của từng chiến dịch truyền thông. Khi toàn bộ nhân viên trong ekip thực hiện chiến dịch biết được họ sẽ phải làm gì và đi đâu để đạt được mục tiêu thì họ sẽ phối hợp với nhau và có thái độ làm việc tốt hơn.
- Giúp người quản lý chiến dịch có thể dự đoán được các khả năng có thể xảy ra trong từng phần việc, từng giai đoạn,… và đưa ra những giải pháp xử lý kịp thời.
- Kế hoạch truyền thông giúp giảm bớt được sự chồng chéo và những hoạt động gây lãng phí nguồn lực khi thực hiện chiến dịch. Khi mục tiêu và những bước thực hiện đều cụ thể thì người quản lý sẽ biết cần bao nhiêu vật lực, nhân lực và thời gian thực hiện công việc.
- Giúp bạn xây dựng được những tiêu chuẩn để kiểm tra hiệu quả của chiến dịch.
3. Các bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua
Bước 1: Phân tích tổng quan môi trường bên ngoài
Bước này giúp chúng ta định vị được mình đang phải đối mặt với điều gì và đang ở đâu. Nếu như không hiểu được tổng thể thì sẽ khó để xây dựng được một kế hoạch truyền thông thương hiệu hoàn hảo. Phân tích theo mô hình SWOT cũng là mô hình vô cùng hiệu quả. Strengths và Weaknesses sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể về năng lực của bạn. Phần Opportunities và Threats sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về môi trường bên ngoài. Bạn cần tập trung vào những điểm như:
- Gần đây, đối thủ của bạn đã làm gì?
- Đối thủ của bạn đã làm gì đối với những vấn đề tương tự như của bạn?
- Bối cảnh pháp luật (về vấn đề của bạn) như thế nào?
- Báo chí chính thống nói gì về những đề tài này?
- Sự kiện/ngày tháng đặc biệt nào (nếu có) có thể liên quan với chương trình của bạn?
Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông
Mục tiêu truyền thông ở các hoạt động, các dự án xã hội có đặc trưng là phải đo lường cụ thể và mục tiêu đó phải đạt được trong thời gian cố định. Bạn cần có một cái nhìn tổng thể về bối cảnh. Bạn nên vận dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu:
- Specific – Cụ thể
- Measurable – Đo lường được
- Achievable – Đo đạt được
- Realistic – Thực tế
- Time – Thời gian
Lợi ích của việc này là xác định được mục tiêu, giúp đo lường được nhu cầu của thị trường và khách hàng. Giúp bạn biết được cách diễn đạt những ý tưởng chính của toàn bộ chương trình và mục tiêu của kế hoạch.
Bước 3: Xác định khách hàng tiềm năng
Khách hàng tiềm năng là đối tượng mà bạn muốn trực tiếp truyền thông tiếp cận tới họ.
Bạn cần xác định thật kỹ đối tượng mà bạn nhắm đến. Đây chính là bước để định hướng bạn sẽ truyền thông điệp cho ai và truyền thông như thế nào cho thích hợp. Nếu để chung khách hàng mục tiêu thì sẽ khó thực hiện kế hoạch bởi sở thích và mối quan tâm của từng nhóm khách hàng sẽ không giống nhau. Sau khi phân loại mục tiêu, nhóm nào dễ tác động và thực hiện truyền thông trước. Bằng các cách đo lường và dùng các thông tin phân tích trên thị trường, bạn có thể tìm cho mình những đối tượng thích hợp để trực tiếp tiếp cận họ.
Bước 4: Xác định những thông điệp cần truyền tải
Để bán được hàng bạn cần phải có content siêu đỉnh, nhất là đối với kế hoạch truyền thông fanpage. Content chính là thông điệp giúp bạn triển khai hiệu quả kế hoạch truyền thông của mình. Các thông điệp sẽ ngắm tất cả quá trình truyền thông của bạn, nó sẽ là điều chiếm phần lớn sự quan tâm không kém gì sản phẩm. Thông điệp của thương hiệu là những gì bạn muốn nói với mọi người, một thông điệp hay sẽ giúp công ty của bạn được ghi nhớ lâu trong tâm trí khách hàng. Để xây dựng được một thông điệp hay bạn cần nên lưu ý:
- Truyền tải những gì bạn đã làm và lý do bạn lại làm việc đó;
- Truyền tải những gì sẽ tạo nên sự mới mẻ và thay đổi;
- Phù hợp với mục tiêu mà bạn đặt ra trước đó;
- Trình diễn ra hết tất cả những thứ bạn muốn trình bày với công chúng.
Bước 5: Xác định các kênh truyền thông thích hợp
Cần chọn những kênh truyền thông nào nhắm thẳng vào khách hàng mục tiêu. Có vô số kênh truyền thông, mỗi kênh chỉ cần chọn ra một cái đại diện. Đối với việc thiết kế vật phẩm (hay còn gọi là phương tiện truyền thông) tùy thuộc vào kênh mà chúng ta chọn lựa chẳng hạn như báo chí có các bài báo; mạng xã hội có thể đưa các radio, clip; các kênh ảnh có các bức ảnh,…
Tùy thuộc vào ngân sách, tính chất và mục tiêu của chiến dịch, bạn có thể chọn lựa tích hợp nhiều kênh. Mặc dù vậy cần chú ý đến tính hiệu quả của từng kênh vì nếu lựa chọn sai kênh thì cho dù sản phẩm tốt hoặc thông điệp hay đến cỡ nào cũng sẽ không đạt được những kết quả như mong đợi.
Bước 6: Xây dựng chiến thuật truyền thông chi tiết và ngân sách
Cần mô tả rõ sản phẩm sẽ được ra mắt vào thời gian nào là thích hợp và tính ngân sách chi tiết hết bao nhiêu. Lập kế hoạch truyền thông cụ thể sẽ kèm theo đó là ngân sách chi ra phù hợp theo từng giai đoạn. Marketer cần lưu ý về điều này để kế hoạch và chi phí bỏ ra phải hiệu quả và phù hợp. Nếu như bạn đề xuất một chi phí lớn, cần cố gắng làm một bản kế hoạch thật cụ thể và chi tiết theo từng hạng mục. Bạn sẽ nhận ra rằng bản đề xuất chi phí càng chi tiết sẽ càng dễ được thông qua.
Bước 7: Đo lường và báo cáo việc lập kế hoạch truyền thông
Tổng hợp lại và đúc kết ra kinh nghiệm để tránh gặp phải sai lầm ở các chiến dịch tiếp theo. Hãy xem xét lại hiệu quả của quá trình thực hiện, các thước đo đánh giá một kế hoạch truyền thông hiệu quả là:
- Tần suất được xuất hiện trên báo;
- Tương tác với khách hàng sau chiến dịch
- Phản hồi của khách hàng về chiến dịch của bạn
- Đo lường số liệu tương tác với thương hiệu
Xem thêm: Top 10 quyển sách về Digital Marketing không nên bỏ qua
Lời kết
Đối với mọi công việc, kế hoạch luôn là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Và truyền thông cũng không phải là ngoại lệ. Hy vọng với những thông tin về các bước lập kế hoạch truyền thông trên đây, có thể giúp cho các Marketer xây dựng được những kế hoạch truyền thông hoàn hảo và hiệu quả cho chiến dịch truyền thông của mình.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: marketing24h.vn, leadup.vn, quangcaotruyenhinh.com)