Truyền thông sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng làm nên thành công của một sự kiện. Nếu có các công cụ truyền thông sự kiện tốt sẽ giúp cho sự kiện của bạn thu hút được sự chú ý và tham gia của nhiều người. Hãy cùng workshop.vn tìm hiểu về những công cụ truyền thông sự kiện hiệu quả nhất mà bạn không nên bỏ qua hiện nay.
Mục lục
1. Khái niệm truyền thông sự kiện
Truyền thông sự kiện là hoạt động quảng bá hình ảnh, thông tin về một sự kiện nhằm thu hút đối tượng tham dự (đối với sự kiện sắp diễn ra) hay quảng bá hình ảnh/thương hiệu và truyền tải thông điệp của công ty đến đối tác, khách hàng (đối với các sự kiện đã kết thúc).
Xem thêm: Truyền thông kỹ thuật số là gì? 5 kênh truyền thông kỹ thuật số phổ biến nhất hiện nay
2. Vai trò của truyền thông sự kiện
Vai trò của truyền thông trong tổ chức sự kiện rất quan trọng, một sự kiện thành công là được giới truyền thông đánh giá tốt và được nhiều người biết đến. Vì thế nhiều công ty sẵn sàng chi trả ngân sách đến 30% cho việc truyền thông trong sự kiện. Bất cứ phương pháp nào của truyền thông cũng đều có vai trò cực kỳ quan trọng trong cuộc sống của con người.
Truyền thông có nhiệm vụ thông báo về sự kiện
Nếu được sử dụng phù hợp, truyền thông có thể thực hiện nhiệm vụ giáo dục, thông báo, tạo mối cảm thông, trấn an, gợi sự yêu thích, quan tâm hay tạo ra khả năng chấp nhận một tình huống nào đó. Đặc biệt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Truyền thông quyết định tới sự phát triển và tồn tại của công ty. Truyền thông giúp công ty quảng bá thương hiệu, tên công ty để tạo điều kiện cho đối tác, khách hàng biết đến sự tồn tại của công ty.
Xây dựng mối quan hệ với đối tác và khách hàng
Giúp xây dựng mối quan hệ giữa đối tác, khách hàng với công ty. Tạo mối quan hệ thân thiết, gắn bó. Có ích cho các hoạt động kinh doanh của công ty.
Truyền thông hỗ trợ cho việc tìm kiếm khán giả cho những lễ hội. Khán giả là nguồn thu nhập chính của công ty, dùng những phương tiện kỹ thuật do con người chế tạo như: Trống, chiêng, thư tín, giấy báo, điện tín, máy phát thanh, điện thoại, vi tính, truyền hình,….. sẽ tiếp cận nhanh nhất đến khán giả, lan truyền thông tin một cách nhanh hơn.
Tạo sự thu hút
Truyền thông sẽ tạo ra sự thu hút, hấp dẫn của sự kiện, sự mới lạ để mọi người tò mò và mua vé tham gia lễ hội. Hơn nữa, truyền thông còn cho những khách hàng, đối tác trực tiếp thuê người tổ chức sự kiện biết được khả năng, năng lực, kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của công ty. Nhờ đó tạo chỗ đứng riêng cho công ty trên thương trường.
3. Những công cụ truyền thông sự kiện hiệu quả không nên bỏ qua
Mục đích chính của tổ chức sự kiện là marketing nên truyền thông trước khi tổ chức sự kiện và sau khi tổ chức sự kiện thường có mục tiêu giúp thu hút khán giả tham gia sự kiện hay truyền đến khán giả thông điệp của doanh nghiệp. Không giống với việc quảng cáo cho một sản phẩm, công tác truyền thông khi tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có hai giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi sự kiện xảy ra, ứng với những thời điểm đó mà người tổ chức sự kiện sẽ có các công cụ để truyền thông thích hợp nhằm đạt hiệu quả tốt nhất.
Công tác truyền thông trước khi tổ chức sự kiện
Banner, Poster, Flyer, phướn dọc
Trong tổ chức sự kiện thì đây là một trong số các công cụ tiêu biểu và cơ bản nhất cho bất kỳ sự kiện, chương trình nào. Thông tin và hình ảnh được thể hiện trên poster, banner, flyer là hình ảnh cơ bản về sự kiện và thể hiện cụ thể những thông tin cơ bản về sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất của đối tượng khách mời tham gia và chương trình tổ chức sự kiện mà địa điểm khu vực để dán, treo, phát poster, banner và flyer sẽ không giống nhau.
Việc phát flyer thường được tiến hành ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên qua lại, khu vực đông dân cư,… Để đo lường được hiệu quả, bạn nên ước đoán lưu lượng người ở mỗi địa điểm càng chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách thức làm việc của những nhân viên phát tờ rơi. Việc treo banner thường được triển khai ở các tuyến đường chính có lượng lưu thông lớn và dễ gây sự chú ý của người qua đường về sự kiện.
Phương tiện truyền thông đại chúng
Đối với báo giấy, nhằm tiếp cận đúng khán giả mục tiêu và bảo đảm hiệu quả của việc truyền thông, người tổ chức sự kiện cần tìm hiểu về độ phổ biến của tờ báo, đối tượng độc giả, số kỳ phát hành mỗi tháng và số bản phát hành cho mỗi kỳ.
Chi phí cho một lần lên hình phát sóng là vô cùng tốn kém nên truyền hình không phải là lựa chọn hàng đầu của nhiều nhà tổ chức sự kiện nếu như các sự kiện đó không phải là sự kiện quy mô hay cần số lượng rất lớn người tham gia. Radio là phương tiện truyền thông rẻ hơn báo giấy và truyền hình, nhưng việc tiếp cận về mặt “nhìn” lại bị hạn chế. Bởi vì người nghe sẽ không được nhìn thấy poster của sự kiện hoặc xem rõ thông tin về địa điểm thời gian,… nếu như họ không nghe kịp.
Mặc dù vậy, Raido là phương tiện truyền thông không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện là nhwgnx người nghe trung thành của chương trình nào đó trên radio. Vì vậy người tổ chức sự kiện nên vận dụng tốt những kênh mà trong khả năng có thể truyền thông được.
Phương tiện công nghệ số
Đối với các sự kiện mà người tham gia mục tiêu thường dành nhiều thời gian trên mạng Internet thì nhà tổ chức sự kiện nên chú trọng vào công tác truyền thông trên Internet. Gửi mail thông báo về sự kiện, quảng cáo banner trên các website hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức vô cùng quen thuộc.
Người tổ chức sự kiện có thể lập riêng cho chương trình một microsite chỉ để thông báo về sự kiện sắp diễn ra. Trên đó người tổ chức sự kiện nên tổ chức các cuộc thi, các trò chơi, hoạt động tương tác,… để đoạt vé tham dự sự kiện hay rò rỉ nhữngc thông tin hấp dẫn để thu hút khán giả mục tiêu cho sự kiện.
Hoạt động Activation
Hình thức “sơ khai” nhất của Activation quảng cáo cho sự kiện chính là những chiếc xe tải nhỏ và xe hơi có dán poster kèm theo loa giới thiệu, quảng cáo về các chương trình văn nghệ tạp kỹ chạy vòng vòng trên những con đường. Hiện nay, các hoạt động tương tác trực tiếp với người dùng như vậy, dù ở hình thức nào cũng vẫn gây sự chú ý cho hàng chục ngàn người không kém gì việc treo phướn, bandrol… trên đường.
Công tác truyền thông sau khi tổ chức sự kiện
Trong tổ chức sự kiện thì đây là một trong số các thao tác nhằm đem hình ảnh của chương trình quảng bá rộng rãi hơn giúp tạo độ tin cậy về chương trình tổ chức sự kiện. Những công cụ thường được dùng nhiều nhất chính là internet, truyền hình, báo chí…
Nếu truyền thông trước khi tổ chức sự kiện thường mang tính chất lôi kéo khách hàng mục tiêu tham dự thì truyền thông sau khi tổ chức sự kiện thường có nhiều mục tiêu khác như khiến người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc với chương trình, với thương hiệu cũng như thông điệp của nhà tài trợ đối với người tham gia, người xem và những người quan tâm.
Do đó, người tổ chức sự kiện cần chú ý vấn đề này và đưa tin lên những phương tiện truyền thông thích hợp với mục tiêu truyền thông sau sự kiện.
Xem thêm: Một vài điều lưu ý khi tổ chức sự kiện từ thiện mà doanh nghiệp nên biết
Lời kết
Nếu có những công cụ truyền thông tốt, sẽ giúp cho các chiến dịch truyền thông của bạn trở nên hoàn hảo, đặc biệt là trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Hy vọng với những công cụ truyền thông sự kiện trên đây, các nhà tổ chức sự kiện có thể tìm ra cho mình những công cụ truyền thông sự kiện hiệu quả nhất. Từ đó giúp thu hút các khách hàng tiềm năng quan tâm và chú ý đến những sự kiện của công ty.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: skyenter.vn, tochucsukienminhnga.com, tochucsukienpro.com)