Thuê phòng hội thảo, phòng học, phòng đào tạo luôn là nhu cầu thiết yếu của những công ty, tổ chức khi bị tránh về phòng ốc hoặc nhu cầu tổ chức con người lớn. Hiện nay cũng có rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp bán hàng dịch vụ cho thuê phòng với đa dạng các loại phòng và giá tiền. Vậy khi thuê phòng hội thảo cần chú ý những điều gì?
Mục lục
1. Số lượng và đối tượng khách mời
Khi tiến hành hội thảo hay tổ chức sự kiện cần xác định bạn sẽ có bao nhiêu khách mời tới tham dự để chuẩn bị phòng tốt nhất & để chọn lựa kiểu setup phù hợp nhất. Phải chọn một địa điểm hợp lý, không quá chật khiến khách mời không thoải mái hay không quá rộng khiến không khí bị loãng, mất sự tập trung.
Đối tượng khách mời tham dự cũng là một yếu tốt cần thiết cần phải lưu ý tới khi thuê phòng hội thảo. Nếu đối tượng khách mời là những người thành viên trong tổ chức, công ty thì phải nên tổ chức ở các địa điểm như nhà hàng, khách sạn…
2. Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Địa điểm thích hợp cũng góp phần không nhỏ vào thành công của một buổi hội nghị, hội thảo. giống như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại quán café.
Bạn không nên chọn địa điểm rộng khá là nhiều so sánh với số lượng khách mời vì như vậy sẽ làm không khí loãng, bạn cũng không nên chọn địa điểm quá hẹp so với số lượng khách mời lớn vì như thế như vậy sẽ làm cho không khí ngột ngạt & có thể mọi người sẽ bỏ về giữa chừng. Tốt nhất bạn nên lựa chọn công ty chuyên cho thuê phòng hội thảo, tổ chức sự kiện uy tín để không bị xảy ra sự cố trong suốt quá trình dùng.
Đồng thời bạn cũng cần kiểm tra tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp Ví dụ có những phần nào được không mất tiền, phần nào tính phí để bạn có thể lên trù bị kinh phí thích hợp. Hãy dự tính cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức xảy ra chu đáo nhất.
3.Nơi gửi xe
Nhiều nơi cho thuê phòng nhưng mà chỗ để xe rất chật hẹp, hoặc phí gửi xe cao. việc này vô tình khiến cho khách đến cảm xúc khó chịu hoặc vất vả.
Trước khi quyết định thuê phòng ở một địa điểm thì hãy hỏi kỹ về nơi gửi xe, hãy xem diện tích nơi gửi xe có đủ rộng, tiện lợi & phí gửi xe có hợp lý không để tạo cảm giác dễ chịu từ những việc nhỏ nhất cho những người đến chương trình.
Nơi gửi xe là vấn đề cần chú ý khi thuê phòng
4. Dịch vụ đi kèm chất lượng
Một địa điểm tốt thôi là chưa đủ vì vậy các dịch vụ hỗ trợ đi kèm cũng rất quan trọng. Dịch vụ đi kèm tốt sẽ khiến cho khách hàng ưng ý ở mức độ tốt nhất, từ đấy dẫn tới sự thành công của sự kiện của các bạn.
Vấn đề an toàn luôn là vấn đề đặt lên trên hết đối với mọi người. phải chọn địa điểm cho thuê phòng hội thảo, tổ chức sự kiện có bảo vệ trật tự an ninh. Tại địa điểm nên có các dòng thiết bị đảm bảo an toàn về cháy nổ như bình cứu hỏa, dòng thiết bị báo cháy, vòi phun nước áp trần, camera… Cần kiểm tra trước vị trí của các lối thoát hiểm & của bộ phận y tế,…
Thực tế cho thấy thiếu chỗ đỗ xe rất dễ bắt gặp ở các thành phố đặc trưng. đây là một trong những vấn đề nan giải đặt ra cho những người làm sự kiện. vì như thế phải chọn một địa điểm có bãi đỗ xe rộng, cách không quá xa địa điểm tổ chức & phải bảo đảm có bảo vệ trong giữ xe.
5. Truyền thông cho sự kiện
Những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, bạn phải cần dành nhiều thời gian cho công tác tuyên truyền nếu không mong muốn sự kiện chỉ có vài người tham gia.
Một vài người kênh truyền thông cho sự kiện như: Mail, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Đối với các hội thảo có tính phí tham dự cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính “tấn công” nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự.
5. Giá thành
Đây là yếu tố quan trọng thế nhưng cũng thật đau đầu khi phải cân nhắc giá thành với số tiền bỏ ra thực & khoản chi phát sinh. Giá thấp đồng nghĩa với chất lượng & dịch vụ không thể cao cấp. Hãy dự toán cho mình số tiền bỏ ra tài trợ có thể có ở mức thấp nhất & cao nhất để có chọn lựa thích hợp với ngân sách.
6. Một vài trang thiết bị cần chú ý check trước với bên cho thuê phòng hội thảo
Âm thanh, ánh sáng
Âm thanh, ánh sáng luôn là yếu tố quan trọng trên hết của một phòng tổ chức hội thảo. Trước khi tổ chức chương trình bạn luôn phải lưu ý xem nguồn đèn điện trong phòng đã đảm bảo đủ độ sáng hay chưa. sắc màu của đèn hay năng lực thay đổi màu sắc, độ sáng như nào.
Các dòng thiết bị loa, âm ly, micro có được kết nối hay không? Âm thanh đầu ra khi phát trên máy tính như thế nào? Micro nói có rõ không, không dây hay có dây? đấy đều là những nhân tố chủ lực để buổi hội thảo diễn ra trơn tru.
Máy chiếu, màn chiếu, bút slide
Để thuyết trình về một nội dung của buổi hội thảo, hầu như bắt buộc phải sử dụng đến máy chiếu, màn chiếu. Để hình ảnh hiển thị tốt nhất, máy chiếu của phòng hội thảo phải có độ tương phản và độ phân giải cao. Độ tương phản và phân giải càng lên cao thì hình ảnh hiển thị càng sắc nét. Độ sáng của máy chiếu cũng là một phần cực kì quan trọng. Cổng kết nối thì phải nên là HDMI để có thể truyền tải hình ảnh lẫn âm thanh sắc nét nhất.
Màn chiếu thì cần quan tâm đến kích thước. Sau đấy là độ linh hoạt khi dùng, như là có thể cuốn lên buông xuống gấp rút hay không. Bút slide cũng sẽ hỗ trợ rất nhiều để diễn giả cho chạy nội dung thuyết trình theo thời điểm mà mình ước muốn.
Bảng trắng, bút viết
Trong một số trường hợp bạn cần dùng đến bảng trắng để viết ra những diễn giải của mình trong nội dung thuyết trình. Hay là những ý kiến của khách mời tham dự hội thảo cũng cần được ghi ra để mọi người cùng nhìn thấy.
Bàn ghế
Tùy theo hình thức của chương trình hội thảo mà có cần dùng đến bàn ghế hay không. Bàn ghế cho diễn giả, bàn ghế cho khách mời. Nếu cần sử dụng đến bàn ghế, chúng phải đáp ứng những nhu cầu như: sạch sẽ, trang trọng, lịch sự, mới và đẹp; ghế cần có sự êm ái nếu như buổi hội thảo xảy ra thời gian dài. Độ cao của bàn ghế cũng phải thích hợp với tiêu chuẩn vóc dáng con người.
Hoa, cây cối
Không gian của buổi hội thảo sẽ trở nên thân thiện & gần gũi hơn khi được trang hoàng bởi những chậu hoa nhựa nhỏ, hay những cây xanh xinh xắn. Hoa và cây cối sẽ làm giảm cảm giác nặng nề, tạo điều kiện cho khách mời của bạn được giải trí. Cây xanh trong phòng hội thảo cũng làm ra một nguồn oxy tự nhiên, khi mà nơi đây tụ tập lượng người khá đông.
Điều hòa, wifi
Điều kiện thời tiết tại TP. Hà Nội thay đổi theo mùa. Khi tổ chức hội thảo bạn nên chọn loại phòng có điều hòa hai chiều, phù hợp với mọi loại thời tiết.
Wifi tốc độ cao cũng vô cùng quan trọng trong việc kết nối các dòng thiết bị, tìm kiếm thông tin, chia sẻ dữ liệu. Một hội thảo có khoảng 50-100 người cũng phải có hệ thống wifi thuyết phục đủ cho từng ấy nhu cầu. Vừa để cập nhật thông tin tài liệu, lại có thể giúp khách mời của bạn đơn giản check in trên Internet xã hội. từ đó buổi hội thảo của bạn có thể có được tiếng vang.
Lời kết
Như vậy hội trường workshop.vn đã giúp bạn giải đáp hết những câu hỏi thắc mắc khi thuê phòng hội thảo. Hy vọng những thông tin hữu ích mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp ích cho bạn tìm được địa điểm phù hợp cho chương trình của mình.
Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)
