Mẫu thư mời hội nghị là gì? Cách chuẩn bị thư mời hội nghị

Để mời khách đến tham dự một buổi hội nghị nào đó cần phải gây được sự chú ý của khách mời về nội dung của buổi hội nghị. Sau khi tạo được ấn tượng với khách mời bằng nội dung thì tiếp thao là cần một thiệp mời tham dự buổi hội thảo. Vậy thiệp mời đó cần những gì? Nếu muốn biết thì hãy cùng tìm hiểu mẫu thư mời hội nghị là gì? Cách chuẩn bị thư mời hội nghị

Mục lục

1. Định nghĩa mẫu giấy mời họp là gì?

Mẫu giấy mời họp là mẫu giấy được lập ra để ghi chép về việc mời cá nhân, tổ chức đến tham dự cuộc họp. Mẫu nêu rõ thông tin bên được mời, thời gian diễn ra cuộc họp , địa điểm diễn ra cuộc họp…

Thời điểm cuối năm là lúc những công ty thường tổ chức tiệc tất niên, các buổi gặp gỡ…

Xem thêm:Cập nhật cách thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng mới nhất 2020

Các bước để chuẩn bị giấy mời

1.Xác định nội dung, thông điệp truyền tải trong thư mời

Bước đầu vô cùng quan trọng trong việc chuẩn bị thư mời dự hội nghị khách hàng chính là xác định nội dung; thông điệp thư cần truyền tải. Theo đó, thư mời phải đưa ra được những thông tin cơ bản; ngắn gọn nhưng bao quát nội dung sự kiện. Các thông tin cần phải giúp khách mời bước đầu nắm bắt được chủ đề mục đích tổ chức hội nghị khách hàng. Ngoài ra, nội dung thư cũng phải đảm bảo tính phù hợp; trang trọng và có dấu ẩn riêng nhằm tạo được sức hút cho người xem.

Thông tin trong thiệp mời hội nghị cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn phải đầy đủ thông tin.

2.Xác định người nhận

Khi tổ chức hội nghị khách hàng; doanh nghiệp cần phải làm rõ đối tượng khách mời tham dự mà đơn vị hướng đến là ai. Theo đó, quý doanh nghiệp cần liệt kê và xây dựng một danh sách khách mời cụ thể.

Việc xác định người nhận cần phải chính xác; đúng với tiêu chí và định hướng mà doanh nghiệp đặt ra. Trên cơ sở đó; quý doanh nghiệp cũng sẽ có căn cứ về hình thức thiệp mời phù hợp với các đối tượng này. Để tiến hành và chuẩn bị thư mời dự hội nghị khách hàng.

3.Phác thảo thư mời dự hội nghị khách hàng

Dựa trên những thông tin và ý tưởng đã được vạch định ở những công đoạn trước. Quý doanh nghiệp cần phác thảo mẫu thư mời dự hội nghị khách hàng. Nên tiến hành xây dựng từ 2 đến 3 mẫu thư theo những phong cách và kiểu dáng khác nhau. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn mẫu thiết kế nào đẹp, phù hợp nhất.

Thư mời cần được phác thảo trước để xem xét cho phù hợp.

4.Kiểm tra thư mời dự hội nghị khách hàng

Quý doanh nghiệp đừng quên công đoạn kiểm tra lại toàn bộ công tác chuẩn bị thư mời hội nghị khách hàng. Tất cả mọi thông tin; hình ảnh sử dụng trong thư đều phải được rà soát để tránh những sai sót không đáng có. Đặc biệt, thông tin về khách mời như tên họ, chức vụ,…được đề cập trong thư phải chính xác. Bởi trong tất cả mọi lỗi sai; đây là lỗi nặng nhất, khiến khách mời dễ phật ý và cảm giác không được tôn trọng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng đừng quên kiểm tra lại số lượng thư mời đã đúng; đủ theo như danh sách đã đưa ra hay chưa. Có như vậy thì hiệu quả tổ chức hội nghị khách hàng mới phần nào được đảm bảo.