• Trang Chủ
  • Workshop
    Tượng Gia Cát Lượng – Bức tượng mang linh hồn của một vị quân sư lẫy lừng thời Hán

    Tượng Gia Cát Lượng – Bức tượng mang linh hồn của một vị quân sư lẫy lừng thời Hán

    kế hoạch truyền thông

    Kế hoạch truyền thông là gì? Các bước lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua

    công cụ truyền thông sự kiện

    Công cụ truyền thông sự kiện hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua hiện nay

    sai lầm về google ads

    Top 8 sai lầm về Google Ads mà bạn cần tránh để có thể chạy Google Ads hiệu quả hơn

    xu hướng digital marketing

    Xu hướng Digital Marketing không nên bỏ qua năm 2021

    email marketing

    Top 9 phần mềm Email Marketing tốt nhất hiện nay mà bạn không nên bỏ qua

    content marketing

    Top 9 quyển sách về content marketing hay nhất hiện nay

    định dạng content hiệu quả

    Định dạng content hiệu quả nhất hiện nay giúp tăng tương tác

    marketing-online-la-gi

    Marketing online là gì? Các hình thức marketing online hiệu quả nhất hiện nay

  • Địa Điểm
  • Đơn Vị Tổ Chức
    Tượng Gia Cát Lượng – Bức tượng mang linh hồn của một vị quân sư lẫy lừng thời Hán

    Tượng Gia Cát Lượng – Bức tượng mang linh hồn của một vị quân sư lẫy lừng thời Hán

    kế hoạch truyền thông

    Kế hoạch truyền thông là gì? Các bước lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua

    công cụ truyền thông sự kiện

    Công cụ truyền thông sự kiện hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua hiện nay

    sai lầm về google ads

    Top 8 sai lầm về Google Ads mà bạn cần tránh để có thể chạy Google Ads hiệu quả hơn

    xu hướng digital marketing

    Xu hướng Digital Marketing không nên bỏ qua năm 2021

    email marketing

    Top 9 phần mềm Email Marketing tốt nhất hiện nay mà bạn không nên bỏ qua

    content marketing

    Top 9 quyển sách về content marketing hay nhất hiện nay

    định dạng content hiệu quả

    Định dạng content hiệu quả nhất hiện nay giúp tăng tương tác

    marketing-online-la-gi

    Marketing online là gì? Các hình thức marketing online hiệu quả nhất hiện nay

  • Kinh Nghiệm
  • Trang Chủ
  • Workshop
    Tượng Gia Cát Lượng – Bức tượng mang linh hồn của một vị quân sư lẫy lừng thời Hán

    Tượng Gia Cát Lượng – Bức tượng mang linh hồn của một vị quân sư lẫy lừng thời Hán

    kế hoạch truyền thông

    Kế hoạch truyền thông là gì? Các bước lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua

    công cụ truyền thông sự kiện

    Công cụ truyền thông sự kiện hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua hiện nay

    sai lầm về google ads

    Top 8 sai lầm về Google Ads mà bạn cần tránh để có thể chạy Google Ads hiệu quả hơn

    xu hướng digital marketing

    Xu hướng Digital Marketing không nên bỏ qua năm 2021

    email marketing

    Top 9 phần mềm Email Marketing tốt nhất hiện nay mà bạn không nên bỏ qua

    content marketing

    Top 9 quyển sách về content marketing hay nhất hiện nay

    định dạng content hiệu quả

    Định dạng content hiệu quả nhất hiện nay giúp tăng tương tác

    marketing-online-la-gi

    Marketing online là gì? Các hình thức marketing online hiệu quả nhất hiện nay

  • Địa Điểm
  • Đơn Vị Tổ Chức
    Tượng Gia Cát Lượng – Bức tượng mang linh hồn của một vị quân sư lẫy lừng thời Hán

    Tượng Gia Cát Lượng – Bức tượng mang linh hồn của một vị quân sư lẫy lừng thời Hán

    kế hoạch truyền thông

    Kế hoạch truyền thông là gì? Các bước lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua

    công cụ truyền thông sự kiện

    Công cụ truyền thông sự kiện hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua hiện nay

    sai lầm về google ads

    Top 8 sai lầm về Google Ads mà bạn cần tránh để có thể chạy Google Ads hiệu quả hơn

    xu hướng digital marketing

    Xu hướng Digital Marketing không nên bỏ qua năm 2021

    email marketing

    Top 9 phần mềm Email Marketing tốt nhất hiện nay mà bạn không nên bỏ qua

    content marketing

    Top 9 quyển sách về content marketing hay nhất hiện nay

    định dạng content hiệu quả

    Định dạng content hiệu quả nhất hiện nay giúp tăng tương tác

    marketing-online-la-gi

    Marketing online là gì? Các hình thức marketing online hiệu quả nhất hiện nay

  • Kinh Nghiệm

Bật mí 8 mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện thành công 100%

Cv.com.vn Bởi Cv.com.vn
26/12/2022
Trong Đơn Vị Tổ Chức
0
Mẫu Kế Hoạch Chi Tiết Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện, workshop là hoạt động không thể thiếu của các công ty và tập đoàn lớn. Để hoạt động tổ chức sự kiện được thành công tốt đẹp, bạn đừng quên lên một kế hoạch chi tiết timeline diễn ra sự kiện. Nếu bạn chưa biết cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào thì Hãy để Workshop.vn Bật mí 8 mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện mới nhất.

==>> Xem ngay: Top 15 địa điểm tổ chức Workshop chuyên nghiệp nhất Hà Nội

Mục lục

  • Xác định mục tiêu trước khi lên kế hoạch
    • Mục đích sự kiện
    • Mục tiêu cần đạt được
    • Hình thức tổ chức
  • Cách lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện
    • Chọn lựa thời gian tổ chức
    • Lên danh sách khách mời
    • Dự trù ngân sách
    • Chọn lựa địa điểm tổ chức
    • Xây dựng chủ đề, ý tưởng chương trình
    • Sẵn sàng
      • ➤ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
      • ➤ SETUP HẠNG MỤC
      • ➤ KIỂM DUYỆT BỘ PHẬN NHÂN SỰ
      • ➤ TIẾN HÀNH TỔNG DUYỆT CHƯƠNG TRÌNH
    • Tiến hành tổ chức
    • Kết thúc chương trình
  • Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Xác định mục tiêu trước khi lên kế hoạch

Mục đích sự kiện

Trước hết, ban tổ chức cần xác định mục đích của sự kiện. Theo đó, đối với các sự kiện khác nhau như lễ khai trương, khánh thành, hội nghị khách hàng,… sẽ có mục đích tổ chức tương đối khác nhau.Có thể là để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới hoặc là nhằm truyền một thông tin thương hiệu nào đó tới cộng đồng hay một nhóm người nào đó. Việc xác định rõ và biết được chính xác những gì muốn làm sẽ là tiền đề thuận lợi để lên chương trình tổ chức sự kiện hiệu quả, thành công.

Mục tiêu cần đạt được

Tiếp đến là đặt ra các mục tiêu cần đạt được. Như số lượng khách hàng tham dự, doanh số bán ra trong và sau sự kiện… Việc đặt ra các mục tiêu này sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức một sự kiện thành công. Mà còn giúp định hướng và xây dựng, quảng bá hình ảnh thương hiệu tốt hơn trong tương lai.

Hình thức tổ chức

Quyết định hình thức tổ chức sự kiện, nôm na là ban tổ chức cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức chương trình. Theo đó, tùy vào tính chất trang trọng của sự kiện và số lượng khách tham dự, doanh nghiệp có thể bàn bạc thống nhất kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện để quyết định tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. Qua đó dự trù ngân sách và lên kịch bản chương trình cho phù hợp.

Cách lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Chọn lựa thời gian tổ chức

Bước trước tiên khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị người sử dụng đấy là bạn cần lựa chọn thời gian chương trình diễn ra. Theo kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thì cuối tuần là thời điểm hợp lý nhất. Bởi đấy là lúc toàn bộ mọi người thảnh thơi, có khả năng dễ chịu dành thời gian tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, không ít người cũng thường hay chọn lựa khung giờ 15h là lúc khởi đầu chương trình.

Lên danh sách khách mời

Bạn dự định sẽ mời các ai đến tham dự buổi hội nghị tri ân người sử dụng của mình? Ngoài các đại lý, nhà quản lý phân phối là đối tượng mục tiêu khách mời chính. Bạn có thể mời các đối tác, giới truyền thông đến tham dự sự kiện. Lựa chọn danh sách khách mời chi tiết, chi tiết sẽ hỗ trợ bạn lên kế hoạch tiếp đón chu đáo.

Dự trù ngân sách

Một mẫu chiến lược tổ chức hội nghị người sử dụng thiết yếu việc dự trù ngân sách với các chi phí tiêu được liệt kê rõ rệt. Thông qua mục đích của sự khiếu nại và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách thật phù hợp. Chắc chắn hiệu quả đạt cho được tương xứng với mức kinh phí đã bỏ ra.

Hạng mục Đơn giáSố lượngTổng cộng
Chi phí Thiết kế
Thiệp mời
Sân khấu
Backdrop
Banner
Poster
Tờ rơi
2. Chi phí in ấn
Thiệp mời
Backdrop
Welcome banner
Poster
Tài liệu
3. Địa điểm
4. Trang trí
Hoa cài áo khách mời
Hoa tặng nhà tài trợ, báo cáo viên
Thẻ tên nhân viên, khách mời sự kiện
Giỏ hoa để bàn
Lẵng hoa lớn
Sân khấu
5. Thiết bị sự kiện
Âm thanh – ánh sáng
Màn hình – máy chiếu
Laptop
6. MC
7. Diễn giả/ KOLs
8. Văn nghệ
9. Nhân sự
Tuyên truyền
Tiếp tân
Hướng dẫn viên
10. Chụp hình
11. Quay phim
12. Quà lưu niệm

Chọn lựa địa điểm tổ chức

Lên kế hoạch chọn không gian tổ chức sự kiện

Dù được diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay bất kỳ phòng hội thảo nào thì vị trí tổ chức hội nghị người sử dụng cần phải đảm bảo những yếu tố sau:

− Thích hợp với số lượng người tham dự

− Đơn giản tìm kiếm, giao thông thuận lợi

− Thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, văn minh

==>> Xem ngay: Tổng hợp 15 địa điểm tổ chức workshop đẹp nhất Hồ Chí Minh

Xây dựng chủ đề, ý tưởng chương trình

Mỗi một sự khiếu nại không thể thiếu một chủ đề, hay còn gọi là concept riêng. Tổng cộng những hạng mục từ thiết kế cho đến kịch bản hội nghị người tiêu dùng phải được thực hiện theo một concept chắc chắn để bảo đảm tính xuyên suốt.

Bên cạnh một topic được xem như linh hồn của sự kiện, không thể thiếu các ý tưởng sáng xây dựng. Để hạn chế đi vào các lối mòn của chương trình năm trước, gây nhàm chán cho người tham dự.

==>> Xem thêm: 8 bước tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Sẵn sàng

➤ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

− Lập tổ công tác, phân công bổn phận rõ, chi tiết cho từng người

− Lập bảng kế hoạch tiến độ thực hiện để theo dõi, kiểm duyệt

− Ra đời nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm:

+ Nhóm đối ngoại: Phụ trách sẵn sàng giấy mời và gửi giấy mời cho khách

+ Group hậu cần: Phụ trách phần hội trường, phương tiện giao thông, tiệc, quà tặng, phần thưởng…

+ Group lễ tân: tiếp đón khách

+ Group nội dung: chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu , tài liệu cho khách mời

➤ SETUP HẠNG MỤC

− Thiết kế, lắp đặt hệ thống âm thanh có công suất thích hợp với không gian tổ chức hội nghị người tiêu dùng

− Thiết kế pano, backdrop, standee đặt xung quanh địa điểm tổ chức

− Trang trí tiền sảnh, hội trường

− Chuẩn bị các bài phát biểu, tài liệu thuyết trình, tài liệu cho khách mời

− Sẵn sàng hoa, quà tặng cho khách mời

− Xem lại danh sách khách tham dự sau cuối

− Kiểm duyệt hệ thống âm thanh, trình chiếu

− Kiểm tra bộ phận phục vụ tiệc

➤ KIỂM DUYỆT BỘ PHẬN NHÂN SỰ

− Phân công, điều phối nhân viên vào những vị trí công việc đã được giao từ trước

− kiểm tra lại nhân sự tham gia chương trình: MC, lễ tân, ca sĩ, nhóm múa, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng…

➤ TIẾN HÀNH TỔNG DUYỆT CHƯƠNG TRÌNH

Trong chiến lược tổ chức hội nghị khách hàng, bạn cần phải dự trù một buổi hoặc một ngày cho việc tổng duyệt chương trình trước thời gian sự khiếu nại diễn ra. Điều này sẽ giúp những bộ phận phối hợp ăn ý với nhau hơn. Đồng thời giúp bạn có nhiều thay đổi kịp thời nếu như xảy ra sai sót.

Tiến hành tổ chức

Chương trình tổ chức hội nghị người tiêu dùng sẽ bao gồm các thông tin chủ đạo như sau:

− Đón khách, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi. nếu như khách VIP không đến đủ, bạn nên chủ động đón khách thường hay lên các vị trí còn trống để hạn chế không gian hội trường bị trống và rời rạc.

− Phần lễ tiệc hội nghị người tiêu dùng gồm có phát biểu của ban chỉ huy, trao quà tri ân cho khách hàng, khui sâm panh khai tiệc.

− Tiệc: tùy thuộc theo kinh phí để chọn các món ăn ngon, cam kết dinh dưỡng và phù hợp với khẩu vị của không ít người

− Chương trình văn nghệ: các tiết mục ca múa nhạc xuyên suốt chương trình bao gồm tiết mục bắt đầu. Tiết mục chuyển tiếp từ phần tiệc quý phái gameshow, tiết mục sôi động ở phần cuối chương trình.

− Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: đây chính là phần thông tin sôi nổi nhất của bữa tiệc tri ân người sử dụng. Nên chọn các MC có chất giọng khỏe, có kinh nghiệm hoạt náo để làm không khí hội trường hào hứng hơn.

Kết thúc chương trình

Khi mà đã hội nghị người sử dụng dừng lại, lễ tân đứng tại cửa ra vào tặng quà cho khách và tiễn khách ra về.

Mẫu Kế Hoạch Chi Tiết Tổ Chức Sự Kiện

Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Dưới đây là mẫu kịch bản tham khảo khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và khách mời, bạn có thể điều chỉnh, chi tiết lại các chương trình cho phù hợp.

Thời gianChương trình Nội dung cụ thể
20 – 30pĐón kháchĐây là khoảng thời gian đầu chương trình để đón tiếp và khách mời di chuyển vào chỗ ngồi. Cụ thể:

  • Các PG trong trang phục phù hợp sẽ đứng ở cửa tiếp đón khách, hướng dẫn khách đến quầy lễ tân.
  • Lễ tân ghi nhận thông tin khách mời đến tham dự, và báo cáo lại với ban tổ chức.
  • Lễ tân và PG sẽ hướng dẫn khách vào vị trí ngồi của mình
  • Tùy chương trình sẽ tổ chức thêm hoạt động check in cùng photo booth.
5pMở mànĐể ổn định khách mời và thu hút sự chú ý về phía sân khấu, các chương trình mở màn thường là các tiết mục văn nghệ như ca hát, múa nhảy…

Tùy vào chủ đề cụ thể mà bạn sẽ chọn cho mình các tiết mục có tính chất phù hợp.

5pMC giới thiệu chương trìnhSau tiết mục mở màn, MC sẽ bước lên sân khấu. Tuyên bố lý do tổ chức, mục đích chính của sự kiện và gửi lời cảm ơn khách mời đã tham dự.
5pGiới thiệu thành phần tham dựThành phần tham dự thường là các đại diện, lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp và đơn vị đối tác, nhà tài trợ hoặc các khách mời nổi tiếng để tạo uy tín cho chương trình
5pBan lãnh đạo công ty phát biểuBan lãnh đạo công ty phát biểu gửi lời cảm ơn của doanh nghiệp tới toàn thể khách mời, đồng thời truyền tải thông điệp chính của sự kiện.
30pChương trình giao lưuTùy thuộc vào sự kiện cụ thể mà chương trình giao lưu sẽ có thời lượng và các tiết mục khác nhau.

Đối với các sự kiện thông thường như tri ân khách hàng, tổng kết cuối năm, các tiết mục này thường là các tiết mục văn nghệ công phu, hoặc các phần chia sẻ đến từ các khách mời có tầm ảnh hưởng…

15pTặng quàQuà tặng được ban tổ chức gửi tới khách mời như một lời cảm ơn đã đồng hành và ủng hộ doanh nghiệp.

Hiện nay có rất nhiều loại quà tặng phù hợp cho doanh nghiệp lựa chọn, có thể là kỷ niệm chương, bằng khen, hoặc sản phẩm dịch vụ do chính doanh nghiệp cung cấp…

30pKhai tiệcTrong khi khách mời dùng bữa, trên sân khấu bạn có thể biểu diễn các tiết mục nhẹ nhàng như ca hát, band nhạc tứ tấu, hoặc phát các bản nhạc nhẹ…
20pBế mạcCuối chương trình thường diễn ra các hoạt động như chụp ảnh kỷ niệm với khách mời.

Sau đó, đội ngũ PG và ban tổ chức sẽ cảm ơn và tiễn khách ra về.

Nguồn bảng: Trongdongpalace.com

Trên đây là mẫu lập chiến lược tổ chức hội nghị khách hàng với các nội dung đầy đủ, chi tiết mà một chương trình hội nghị người tiêu dùng không thể thiếu. Điều đặc biệt bạn cần làm là hiện thực hóa bản chiến lược này, biến các thứ trên trang giấy trở thành một chương trình tri ân người tiêu dùng thành công, ấn tượng.

Lan Anh- tổng hợp

Nguồn: vietwindevent.vn,cybershow.vn

Tags: bản kế hoạch tổ chức eventkế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạckế hoạch tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩmkế hoạch tổ chức sự kiện khai trươnglập kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhậtmẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiệnmẫu timeline sự kiệnmẫu xây dựng kế hoạch truyền thôngxây dựng kế hoạch chuẩn bị sự kiện
Bài Viết Trước

Top 5 CDN cho các blogger tăng tốc website hiệu quả

Bài Viết Tiếp Theo

Khái niệm về Condotel loại hình kinh doanh mới nổi

Bài Viết Tiếp Theo
Khái niệm về Condotel loại hình kinh doanh mới nổi

Khái niệm về Condotel loại hình kinh doanh mới nổi

Về Chúng Tôi

Workshop.vn là website về tổ chức sự kiện, hội thảo hay hội nghị. Ngoài ra Blog còn chia sẻ về các đơn vị tổ chức sự kiện tốt nhất, các địa điểm và các kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện.

Chuyên Mục

  • Bất động sản
  • Chưa được phân loại
  • công nghệ thông tin
  • Địa Điểm
  • Đơn Vị Tổ Chức
  • Kinh Nghiệm
  • Tin Tức
  • Workshop

Bài Viết Mới

  • Khái niệm về vốn lưu động là gì? Vốn lưu động có quan trọng không?
  • Mục tiêu là gì​? Phân loại mục tiêu phổ biến
  • Oanh Tạc Gogi House Ăn Nướng Ngon Hưởng Voucher Liền Tại Utop
  • Trang Chủ
  • Workshop
  • Địa Điểm
  • Đơn Vị Tổ Chức
  • Kinh Nghiệm

© 2023 JNews - Premium WordPress news & magazine theme by Jegtheme.