Muốn tổ chức một sự kiện workshop chỉnh chu. Các bạn phải cần lập kế hoạch tổ chức workshop tỉ mỉ. Từ khâu chuẩn bị tới tiếp đãi khách đánh sự dự kiện. Với những mục đích khác nhau như là quảng cáo sản phẩm, ra mắt sản phẩm ,v..v…
Trong bài viết dưới đây mình sẽ giới thiệu sơ lược về cách lập kế hoạch tổ chức workshop cũng như địa điểm tổ chức workshop thuận lợi. Hãy cùng mình theo dõi bài viết bên dưới nhé !
1. Workshop là gì? Kế hoạch tổ chức workshop
Workshop được hiểu là một hoặc một chuỗi những buổi trao đổi về kiến thức, phương pháp, kỹ năng tập trung vào của một lĩnh vực nào đấy. Tùy thuộc theo chủ đề mà Workshop hướng tới, người tổ chức có thể mời diễn giả có chuyên môn, có kinh nghiệm đến để trao đổi với người tham gia.
Trung bình các Workshop thường kéo dài từ 2 đến 4 tiếng. Khoảng thời gian này thường được chia thành hai hoạt động chính. Hoạt động thứ nhất là thông tin trò chuyện, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức của khách mời. Hoạt động thứ 2 là phần giao lưu, hỏi đáp.
2. Xác định mục tiêu trước khi lập bản Kế hoạch tổ chức workshop
1. Mục tiêu sự kiện – Kế hoạch tổ chức workshop
Trước hết, ban tổ chức cần nắm rõ ràng mục đích của sự kiện. Theo đó, đối với các sự kiện không giống nhau như lễ khai trương, khánh thành, hội nghị khách hàng,… Sẽ có mục đích tổ chức tương đối khác nhau. Có thể là để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới hoặc là nhằm truyền một thông tin thương hiệu nào đấy tới cộng đồng hay một nhóm người nào đấy. Việc xác định rõ và biết được chính xác những gì mong muốn làm sẽ là tiền đề thuận lợi để lên chương trình tổ chức sự kiện hiệu quả, thành công.
2. Mục đích cần có được
Tiếp đến là đặt ra các mục đích cần có được. Như số lượng khách hàng tham dự, doanh số bán ra trong và sau sự kiện… Việc đặt ra các mục đích này sẽ không những giúp doanh nghiệp tổ chức một sự kiện thành công. Mà còn giúp định hướng và xây dựng, truyền bá hình ảnh thương hiệu tốt hơn trong tương lai.
3. Hình thức tổ chức – Kế hoạch tổ chức workshop
Quyết định hình thức tổ chức sự kiện, nôm na là ban tổ chức cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức chương trình. Theo đó, tùy thuộc theo tính chất trang trọng của sự kiện và số lượng khách tham dự, công ty có khả năng thương thảo thống nhất chiến lược chi tiết tổ chức sự kiện để quyết định tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. Qua đó dự trù ngân sách và lên kịch bản chương trình để phù hợp.
Xem thêm : Kinh nghiệm tổ chức workshop – Cách tổ chức workshop
3. Cách lập bản Kế hoạch tổ chức workshop
1. Chọn lựa thời gian tổ chức
Bước trước tiên khi lập chiến lược tổ chức hội nghị người dùng đó là bạn phải cần chọn lựa thời gian chương trình xảy ra. Theo kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thì cuối tuần là thời điểm hợp lý nhất. Bởi đấy là lúc toàn bộ mọi người thảnh thơi, có khả năng dễ chịu dành thời gian tham dự sự kiện. Bên cạnh đấy, không ít người cũng thường hay lựa chọn khung giờ 15h là lúc khởi đầu chương trình.
2. Lên danh sách khách mời
Bạn dự định sẽ mời các ai đến tham dự buổi hội nghị tri ân người dùng của mình? Ngoài các đại lý, nhà cung cấp là đối tượng khách mời chính. Bạn có thể mời các đối tác, giới truyền thông đến tham dự sự kiện. Lựa chọn danh sách khách mời chi tiết, chi tiết sẽ hỗ trợ bạn lên kế hoạch đón tiếp chu đáo.
3. Lựa chọn ngân sách
Một mẫu chiến lược tổ chức hội nghị người dùng cần thiết việc dự trù ngân sách với các chi phí tiêu được lên danh sách rõ rệt. Thông qua mục đích của sự khiếu nại và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách thật phù hợp. Chắc chắn đạt kết quả tốt đạt cho được tương xứng với mức kinh phí đã bỏ ra.
4. Chọn lựa địa điểm tổ chức – Kế hoạch tổ chức workshop
Dù được diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay bất kỳ phòng hội thảo nào thì vị trí tổ chức hội nghị người sử dụng cần phải bảo đảm những yếu tố sau:
− Thích hợp với số lượng người tham dự
− Đơn giản tìm kiếm, giao thông thuận lợi
− Thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, văn minh
Xem thêm: Tổng hợp những công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội uy tín nhất
5. Xây dựng chủ đề, ý tưởng chương trình
Mỗi một sự khiếu nại không thể thiếu một đề tài, hay thường được gọi là concept riêng. Tổng cộng những hạng mục từ thiết kế cho đến kịch bản hội nghị người dùng phải được thực hiện theo một concept chắc chắn để bảo đảm tính xuyên suốt.
Bên cạnh một topic được xem như linh hồn của sự kiện, không thể thiếu các ý tưởng sáng xây dựng. Để hạn chế đi vào các lối mòn của chương trình năm trước, gây nhàm chán cho người tham gia.
Xem thêm : Cafe workshop là gì ? Các địa điểm cafe workshop
Tạm kết :
bài viết trên đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn cách lập kế hoạch tổ chức workshop. Cũng như lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện một cách hợp lý và tùy theo mục đích của sự kiện. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn có một kế hoạch chuẩn để tiến hành tổ chức workshop. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !
Vũ – Tổng hợp, chỉnh sửa (Nguồn tổng hợp: workshop.vn, blog.webico.vn, … )
