Kinh nghiệm tổ chức workshop – Cách tổ chức workshop

Dựa vào kinh nghiệm tổ chức workshop sẽ làm cho buổi workshop của bạn trở nên đặc sắc và đa dạng màu sắc. Với sự diễn thuyết của diễn giả + thêm với không gian đặc sắc và setup hợp lý. Bạn sẽ tạo ra một không gian thoải mái và thoáng mát để làm một buổi workshop vô cũng thành công

Trong bài viết dưới đây mình sẽ cùng các bạn tìm hiểu xem kinh nghiệm tổ chức workshop là gì ? Cũng như làm thế nào để tổ chức một buổi workshop thành công !

1. Workshop (WS) là gì ? kinh nghiệm tổ chức workshop

Khó có thể gói gọn ý nghĩa của workshop bằng 1 từ nào đó trong Tiếng Việt. Thực tế WS hay được hiểu là một (hoặc một chuỗi) các buổi trao đổi kiến thức, phương pháp kỹ năng của một lĩnh vực nào đấy.

Hầu hết các hội thảo có một vài đặc điểm chung:

• Một buổi WS thường nhỏ, thường từ 6 đến 15 người tham gia, cho phép mọi người đều có khả năng tập chung vào cùng một vấn đề cần tranh luận một cách hiệu quả.
• Một WS thường được thiết kế cho những người đang thực hiện công việc cùng nhau hoặc thực hiện công việc trong cùng một lĩnh vực.
• Thông thường sẽ có 2 hoạt động chính, thứ quan trọng là những bài trò chuyện của diễn giả/người hướng dẫn (speaker) và thứ 2 là Q&A (hỏi đáp).
• Tùy thuộc theo đề tài hướng tới mà mỗi buổi WS sẽ mời các diễn giả (speaker) chuyên ngành giàu kinh nghiệm đến để trao đổi với người tham gia.

Đây chỉ là một số đặc điểm cơ bản, trong thực tế chúng ta không giới hạn thành viên trong một buổi WS, số lượng người sẽ phụ thuộc vào đơn người tổ chức, đơn vị tổ chức, không gian tổ chức.

Một buổi Workshop truyền thống

2. Tổ chức Workshop truyền thống – kinh nghiệm tổ chức workshop

Trước đây, các sự kiện workshop training học sinh, học viên hay đội ngũ nhân sự của tổ chức thường chỉ xảy ra trong hội trường hoặc phòng họp lớn của công ty. Người điều phối workshop để định hướng mục đích trao đổi nội dung kiến thức luôn là chuyên viên cấp cao, hoặc một cá nhân có trải nghiệm dày dạn trong lĩnh vực liên quan, và phải có tư tưởng trung lập. Người ghi chép trong Workshop giữ vai trò tài liệu hóa tất cả các quyết định và nội dung đã trao đổi, cũng giống như lưu lại những hạng mục chưa hoàn thành cần tối ưu giải pháp. Cơ sở vật chất được trang bị để tổ chức workshop bao gồm các thiết bị cơ bản: Bàn ghế hội họp, máy chiếu, bảng viết,…

Khi nhu cầu được học hỏi và cập nhật thông tin, xu hướng và kiến thức ngày càng lên cao, các sự kiện Workshop được sáng tạo hóa theo cách thức tối tân và mở rộng tới các ngành nghề nghệ thuật cũng như quy mô lớn hơn hình thức truyền thống.

Xem thêm : Cafe workshop là gì ? Các địa điểm cafe workshop

3. Hình thức tổ chức Workshop hiện đại ra đời, khởi nguồn cho xu hướng – “ vừa trải nghiệm sự kiện cao cấp, vừa cập nhật kiến thức đắt giá”

Phân tích các lợi thế cạnh tranh của workshop truyền thống và hiện đại, độc giả có khả năng phát hiện ra sự chuyển mình rất lớn của ngành tổ chức sự kiện đã ảnh hưởng tích cực tới sự sáng tạo của các nhà tổ chức sự kiện Workshop!

   1. Tổ chức Workshop là kế hoạch marketing thu hút khách hàng:

File khách tham dự của Workshop chính là khách hàng và đối tác của doanh nghiệp. mục đích của sự kiện sẽ trao cho khách hàng kiến thức, nội dung họ cần và đưa ra phương án từ đấy tạo dựng uy tín và thuyết phục được khách hàng dùng và mua sản phẩm của công ty. Vì vậy, tại các buổi sự kiện worskhop, khách tham dự sẽ có cơ hội thăm quan và trải nghiệm nhiều sản phẩm của công ty và trải nghiệm không gian sự kiện được đầu tư thiết kế chuyên nghiệp.

   2. Quy mô tổ chức Workshop có khả năng lên đến 500 khách hoặc hơn – kinh nghiệm tổ chức workshop

Khi mở rộng tệp khách tham dự sự kiện workshop, số lượng các đối tượng tiềm năng như khách hàng, đối tác và nội bộ doanh nghiệp có thể lên tới 500 khách. Đối với sự kiện quy mô lớn, phải chọn địa điểm tổ chức workshop phù hợp như các trung tâm yến tiệc hội nghị để được trang bị cơ sở vật chất hiện đại. Khi tổ chức workshop với số lượng khách lớn, các đơn vị tổ chức quan trọng kế sân khấu sự kiện, hệ thống trình chiếu màn hình rộng (màn hình LED là một sự chọn lựa phù hợp), hiệu ứng âm thanh ánh sáng linh hoạt thích hợp với chương trình.

Cần lưu ý rằng, khi quy mô Workshop lớn, số lượng khách mời nhiều thì việc chọn địa điểm tổ chức Workshop phù hơp với quy mô là vô cùng quan trọng.

4. Các bước thực hiện thành công cho buổi Workshop là gì? kinh nghiệm tổ chức workshop

   Bước 1: Chuẩn bị – kinh nghiệm tổ chức workshop

Điều đầu tiên này cũng khá cần thiết, nếu chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho việc tiến hành workshop thành công. Thế nên để chuẩn bị cho buổi WS, các bạn tiến hành một vài công việc sau:

• Xác định rõ mục tiêu và kết quả đầu ra cho buổi workshop.

• Xắm rõ ràng các bên liên quan cần tham gia workshop.
• Xác định người ghi chép và người điều phối buổi workshop.
• Làm ra một chương trình (agenda) với các hoạt động tác động qua lại thích hợp.
• Nắm rõ ràng phương thức để ghi lại.
• Xây dựng kế hoạch cho buổi workshop.
• Mời các đối tượng mục tiêu liên quan tham dự workshop.
• Lựa chọn địa điểm phù hợp, bài trí phòng tổ chức workshop, chuẩn bị các trang thiết bị, học cụ cần thiết cho Workshop.
• Gửi chương trình hoặc các kịch bản nếu như có đến những người tham gia chuẩn bị làm tăng hiệu quả trong buổi workshop.

• Nếu như có thể thì nên tiến hành phỏng vấn các đối tượng tham dự trước khi tham gia workshop.

   Bước 2: Xác định nhiệm vụ của từng đối tượng – kinh nghiệm tổ chức workshop

Để tiến hành một workshop thành công thì các bạn cần xác định rõ công việc và trách nhiệm của từng đối tượng mục tiêu. Workshop là gì

• Nhà tài trợ: Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có thể không phải là người tham gia phiên thực hiện công việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.

• Người điều phối: Là người điều hướng cho workshop, giới thiệu các mục đích và chương trình của buổi workshop, hướng các thành viên tham dự theo cấu trúc và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả hy vọng đầu ra, ….
• Người ghi chép: Từ định dạng đã được nắm rõ ràng trước, theo dõi các mục hoặc vấn đề mà chưa thực hiện trong buổi workshop.
• Người quản lý thời gian: Là người theo dõi thời gian dành cho các hạng mục theo agenda của workshop.
• Người tham dự: Bao gồm các đối tượng mục tiêu liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực. đây là những người cung cấp dữ liệu, những quan điểm của mình, lắng nghe những khái niệm của người khác, cùng thảo luận vấn đề trong Workshop.

   Bước 3: Thực hiện workshop – kinh nghiệm tổ chức workshop

Người điều phối sẽ là người tuyên bố mục tiêu của buổi workshop, các quy tắc, các nội dung liên quan đến buổi WS… Nhiều người có kinh nghiệm sẽ có nhiều lối dẫn dắt hấp dẫn người tham dự hơn. Và trong suốt thời gian diễn ra, người điều phối sẽ duy trì sự tập trung bằng cách xác nhận thường xuyên các hoạt động của buổi WS.

Một số quy tắc được đặt ra trong buổi workshop như:

• Tôn trọng các quan điểm của người khác
• Toàn bộ mọi người kỳ vọng được đóng góp
• Tranh luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được cài đặt
• Thảo luận về vấn đề, chứ không tranh luận về con người
• Một sự đồng thuận với các quyết định được đưa ra

   Bước 4: Tóm lại workshop

Sau workshop, người điều phối tiếp tục thực hiện công việc với các mục đã thảo luận, ghi lại và xác nhận trong WS, hoàn thiện các tài liệu ảnh hưởng, đưa chúng đến người tham dự và các bên liên quan về mục đã được hoàn thiện.

Xem thêm : Các workshop nổi tiếng – Top chủ đề workshop

Tạm kết :

Bài viết trên đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn những kinh nghiệm tổ chức workshop. Cũng như làm sao để tổ chức một buổi workshop hoàn thiện và chỉnh chu nhất. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu thêm và có kinh nghiệm để tổ chức một buổi workshop. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !

Vũ – Tổng hợp, chỉnh sửa (Nguồn tổng hợp: capellagallery.com, backstage.vn, … )