Workshop là gì là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trên google về chủ đề Workshop là gì. Trong bài viết này, workshop.vn sẽ viết bài Workshop là gì? Các bước để thực hiện Workshop thành công
Mục lục
Workshop là gì?
Khó có thể tìm ra một định nghĩa chính xác bằng tiếng Việt cho định nghĩa này. Ở Việt Nam thì workshop được biết đến là một (hoặc một chuỗi) buổi trao đổi kiến thức, phương pháp, kỹ năng của một lĩnh vực nào đó.
Tùy theo chủ đề workshop mà diễn giả (speaker) sẽ được lựa chọn phù hợp giúp trao đổi với các bạn tham gia. Các workshop thường kéo dài 2-4 tiếng, với 2 hoạt động chính, thứ nhất là những bài nói chuyện của khách mời và thứ hai là Q&A (hỏi đáp).
Không có một giới hạn nào về số thành viên tối đa trong một buổi workshop, từ chỉ có mười mấy người đến những sự kiện lớn có thể lên tới hàng trăm người. Tất cả phụ thuộc khá nhiều vào khả năng của đơn vị tổ chức như là về nội dung hoặc không gian. Và không gian tổ chức có thể là không gian kín hoặc mở, nhưng cần đủ rộng rãi, thoải mái cho các thành viên trao đổi, networking, teamwork,…
Chương trình workshop là gì?
Workshop ở Việt Nam
Hiện nay, workshop ngày càng nhiều và đa dạng. Bạn có thể tìm thấy những buổi workshop cho bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào: Công nghệ thông tin, y tế, giáo dục, marketing, giải trí… Mỗi khi xuất hiện một vấn đề nổi bật, đều có các workshop được mở ra để chuyên gia cùng bàn bạc, trao đổi với những người tham gia.
Mộ hình thức workshop do Bibo Mart tổ chức dành cho các mẹ có con trong độ tuổi ăn dặm (Ảnh: Facebook của Bibo Mart)
Tuy nhiên, có thể nhận thấy rằng, workshop chưa thật sự phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam. Theo thống kê, phần lớn workshop đều đến từ các bạn sinh viên hay các tổ chức phi chính phủ.
Đây là một điều đáng tiếc khá lớn. Vì nếu một doanh nghiệp biết tận dụng workshop, xem workshop như một chiến lược Marketing, ví dụ cung cấp được cho khách hàng kiến thức họ cần và đưa ra giải pháp của bên mình thì sẽ tạo uy tín và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp dễ dàng hơn rất nhiều!
Các bước thực hiện một workshop thành công
Bước 1: Chuẩn bị
Bước đầu tiên này cũng khá quan trọng, nếu chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho việc tiến hành workshop thành công. Vì vậy để chuẩn bị cho buổi workshop, các bạn tiến hành một số công việc sau:
- Xác định rõ mục đích và kết quả đầu ra cho buổi workshop.
- Xác định các bên liên quan cần tham gia workshop.
- Xác định người ghi chép và người điều phối buổi workshop.
- Tạo ra một chương trình nghị sự.
- Xác định phương thức để ghi lại.
- Lên kế hoạch cho buổi workshop.
- Mời các đối tượng liên quan tham dự workshop.
- Sắp xếp phòng tổ chức workshop, máy chiếu, các trang thiết bị cần thiết cho buổi Workshop.
- Gửi chương trình hoặc các kịch bản nếu có đến những người tham dự chuẩn bị giúp tăng hiệu quả trong buổi workshop.
- Nếu có thể thì nên tiến hành phỏng vấn các đối tượng tham dự trước khi tham gia workshop.
Bước 2: Xác định vai trò của từng đối tượng
Để tiến hành một workshop thành công thì các bạn cần xác định rõ công việc và trách nhiệm của từng đối tượng.
- Nhà tài trợ: là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có thể không phải là người tham dự phiên làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.
- Người điều phối: là người điều hướng cho workshop, giới thiệu các mục tiêu và chương trình của buổi workshop, hướng các thành viên tham dự theo cấu trúc và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả kỳ vọng đầu ra, ….
- Người ghi chép: từ định dạng đã được xác định trước, theo dõi các mục hoặc vấn đề mà chưa thực hiện trong buổi workshop.
- Người quản lý thời gian: là người theo dõi thời gian dành cho các hạng mục theo agenda của workshop.
- Người tham dự: bao gồm các đối tượng liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực. Đây là những người cung cấp dữ liệu, những quan điểm của mình, lắng nghe những quan điểm của người khác, cùng thảo luận vấn đề trong Workshop.
Bước 3: Thực hiện workshop
Người điều phối sẽ là người tuyên bố mục đích của buổi workshop, các quy tắc, các thông tin liên quan đến buổi workshop… Nhiều người có kinh nghiệm sẽ có nhiều lối dẫn dắt thu hút người tham dự hơn. Và trong suốt workshop, người điều phối sẽ duy trì sự tập trung bằng cách xác nhận thường xuyên các hoạt động của buổi workshop.
Một số quy tắc được đặt ra trong buổi workshop như:
- Tôn trọng các quan điểm của người khác
- Tất cả mọi người kỳ vọng được đóng góp
- Thảo luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được thiết lập
- Thảo luận về vấn đề, chứ không thảo luận về con người
- Một sự đồng thuận với các quyết định được đưa ra
Bước 4: Tổng kết workshop
Sau workshop, người điều phối tiếp tục làm việc với các mục đã thảo luận, ghi nhận trong workshop, hoàn thành các tài liệu liên quan, đưa chúng đến người tham dự và các bên liên quan về mục đã được hoàn thành
ĐỐI TƯỢNG TRUYỀN THÔNG CỦA WORKSHOP?
Để tiến hành một workshop thành công thì cần xác định rõ công việc và trách nhiệm. Kết quả đầu ra cho mỗi vai trò. Bạn cần nhớ là một người có thể đóng nhiều vai trò khác nhau trong một workshop:
NHÀ TÀI TRỢ (SPONSOR)
Là người hậu thuẫn cho workshop. Nhưng có thể không phải là người tham dự phiên làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.
Chẳng hạn, trong workshop “Fashion Marketing: From Offline to Online: How Brands Stand Out” được tổ chức bởi FACE vào tháng 11/2017, chúng ta có thể thấy rõ nhà tài trợ (sponsor) cho workshop này là Toong Co-working space
NGƯỜI ĐIỀU PHỐI (FACITILITATOR)
Người điều phối là người cầm trịch cho workshop. Giới thiệu các mục tiêu và chương trình nghị sự của workshop. Hướng các thành viên tham dự theo cấu trúc và quy tắc của workshop. Giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả kỳ vọng đầu ra, tạo điều kiện cho việc ra quyết định và giải quyết các xung đột (nếu có), đảm bảo tất cả các thành viên tham dự được thể hiện quan điểm và được lắng nghe.
Khác với nhà tài trợ, người điều phối đi theo workshop từ đầu đến cuối. Chính vì thế, vị trí này đòi hỏi hai điều, đó là khả năng bao quát, khả năng phối hợp với các bộ phận khác, và khả năng giải quyết những tình huống bất ngờ
Được gì từ những buổi Workshop?
– Kiến thức: Là cái mà những diễn giả ở những buổi Workshop sẽ mang lại cho các bạn.
– Kinh nghiệm: Học hỏi được nhiều từ những người đi trước.
– Học hỏi: Học kiến thức mới và hỏi để có lời giải đáp từ những cái đang còn vướng mắc.
– Kỹ năng: Cung cấp các kỹ năng cần thiết nhất cho các bạn.
Và một buổi Workshop, nó mang đến cho các bạn vô vàng các kiến thức bổ ích khác.
Quy mô của Workshop ở nước ta như thế nào?
Hiện nay, theo nhận định cá nhân của mình thì mô hình và các buổi Workshop ở nước ta có xu hướng tăng theo các hương Marketing, bán hàng, … tuy nhiên, mô hình của nó còn khá nhỏ và chưa thực sự được quan tâm do còn nhiều định kiến khác nhau về nó.
Chưa kể đến, đó là sự biến tương của các buổi Workshop thành những buổi lừa đảo vào những đường dây bán hàng đa cấp mà các bạn vẫn thấy nhan nhãn trên báo đài hiện nay. Đây có thể nói, là rào cản lớn nhất và nó gây rất nhiều ác cảm đối với những người muốn tổ chức Workshop.
Nguồn: Tổng hợp