Các hình thức tổ chức workshop phổ biến nhất hiện nay

3. Bootcamps

Bootcamps là buổi tập huấn tập trung mà người tham dự thường sẽ phải dành toàn bộ thời gian để tham gia. Một bootcamps có thể có quy mô từ 100 lên đến 1000 người, kéo dài trong 2-3 ngày hay thậm chí 1 tuần tùy thuộc vào nội dung chương trình. Thông thường, bootcamps sẽ tập trung nhiều chuyên gia, diễn giả nổi tiếng với nội dung tập huấn có bản quyền từ các trường đại học danh giá trên thế giới. Với nội dung chất lượng như vậy, người tham gia có thể bỏ từ một đến hơn mười triệu đồng để tham dự một khóa bootcamps.

Hình thức tổ chức Workshop hiện đại ra đời, khởi nguồn cho xu hướng – “ vừa trải nghiệm sự kiện cao cấp, vừa cập nhật kiến thức đắt giá”

Phân tích các điểm khác biệt của workshop truyền thống và hiện đại, độc giả có thể nhận ra sự chuyển mình rất lớn của ngành tổ chức sự kiện đã ảnh hưởng tích cực tới sự sáng tạo của các nhà tổ chức sự kiện Workshop!

Tổ chức Workshop là chiến lược Marketing thu hút khách hàng:

Tệp khách tham dự của Workshop chính là khách hàng và đối tác của công ty. Mục đích của sự kiện sẽ cung cấp cho khách hàng kiến thức, thông tin họ cần và đưa ra giải pháp từ đó tạo dựng uy tín và thuyết phục được khách hàng sử dụng và mua sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó, tại các buổi sự kiện worskhop, khách tham dự sẽ có cơ hội tham quan và trải nghiệm nhiều sản phẩm của công ty và trải nghiệm không gian sự kiện được đầu tư thiết kế chuyên nghiệp.

Quy mô tổ chức Workshop có thể lên đến 500 khách hoặc hơn

Khi mở rộng tệp khách tham dự sự kiện workshop, số lượng các đối tượng tiềm năng như khách hàng, đối tác và nội bộ công ty có thể lên tới 500 khách. Đối với sự kiện quy mô lớn, cần chọn địa điểm tổ chức workshop phù hợp như các trung tâm yến tiệc hội nghị để được trang bị cơ sở vật chất hiện đại. Khi tổ chức workshop với số lượng khách lớn, các đơn vị tổ chức cần thiết kế sân khấu sự kiện, hệ thống trình chiếu màn hình rộng (màn hình LED là một sự lựa chọn phù hợp), hiệu ứng âm thanh ánh sáng linh hoạt phù hợp với chương trình.

Cần lưu ý rằng, khi quy mô Workshop lớn, số lượng khách mời nhiều thì việc chọn địa điểm tổ chức Workshop phù hơp với quy mô là rất quan trọng.

Xem thêm:  Workshop là gì? Các bước để thực hiện Workshop thành công

Tổ chức Workshop được đầu tư lớn thành sự kiện trọng điểm của thương hiệu

Một khi thương hiệu định hướng tổ chức workshop như dịp giới thiệu dịch vụ đặc trưng, thông tin kiến thức chuyên môn của ngành hàng đến độc giả. Sự kiện có thể được tổ chức theo hình thức bán vé và lên thiết kế chương trình chuyên nghiệp cùng các diễn giả đầy kinh nghiệm tham dự. Vậy nên, sự kiện Workshop hiện đại xuất hiện các hạng mục đặc trưng sau:

Nhà tài trợ (Sponsor):  Nhân vật hậu thuẫn đắc lực cho sự kiện workshop nhưng không tham dự vào các phiên thảo luận.

Người điều phối (Facilitator): Thành viên quan trọng trong tất cả các phiên đàm thoại để dẫn dắt các chủ đề, cũng như tạo điều kiện cho việc ra quyết định và giải quyết xung đột. Đặc biệt, trong các sự kiện workshop lớn, điều phối viên có thể được coi là MC khi trao đổi với các diễn giả.

Người ghi chép (Note – taker): cũng giống như workshop truyền thống, người ghi chép lưu giữ lại các thông tin quyết định cũng như các đóng góp ý kiến từ khán giả.

Người giám sát thời gian (Time-keeper): Khi tổ chức chương trình workshop lớn, Time – keeper đảm bảo các hạng mục trong Agenda chạy đúng khung thời gian và quản lý tiến độ của các phiên thảo luận.

Hình thức tổ chức workshop ngày càng đa dạng đi cùng với sự xuất hiện của nhiều hạng mục mới sẽ trở thành thử thách của ban tổ chức. Để gánh bớt khối lượng công việc của sự kiện, ban tổ chức sẽ cần đồng hành cùng một đội ngũ chuẩn bị tiệc chu đáo và dày dạn kinh nghiệm tại địa điểm tổ chức.