Âm nhạc là một trong những phương thức giúp thu hút nhiều sự chú ý nhất vào thời điểm hiện tại. Để đáp ứng nhu cầu thiết yếu đấy, ngày nay có rất là nhiều các buổi tổ chức sự kiện âm nhạc được xảy ra. Tổ chức sự kiện âm nhạc thành công đòi hỏi rất nhiều yếu tố & phải gây được ấn tượng mạnh tới người tham dự, cần phải tạo dựng kế hoạch một cách chi tiết, tỉ mỉ.
Hãy cùng Workshop.vn điểm qua những tips tổ chức sự kiện âm nhạc thành công mà doanh nghiệp nên chú ý:
Mục lục
1. Hình thành ý tưởng phát minh (concept) tổ chức sự kiện
Để tổ chức một chương trình nghệ thuật, sự kiện âm nhạc đầu tiên, nhà tổ chức phải khai thác và nắm rõ các yếu tố căn bản nhất. Các yếu tố này được thể hiện trong một bản tóm tắt, căn cứ vào đấy ta sẽ xác định được cụ thể mình cần phải làm gì. Để thực hiện bản tóm tắt, cần phải trả lời được các câu hỏi sau:
– Loại hình chương trình sẽ tổ chức (liveshow nhạc trẻ, liveshow nhạc Bolero, đại nhạc hội, chương trình cải lương, múa rối, chương trình nghệ thuật kỉ niệm, chào mừng các ngày lễ lớn,….)
Ý tưởng tổ chức sự kiện âm nhạc
– Mục tiêu khi tổ chức chương trình là gì? (Quảng cáo cho thương hiệu nào, chương trình có bán vé hay không,…)
– Khán giả tham dự là những ai? (Loại hình chương trình sẽ quyết định đối tượng khán giả tham dự, Ví dụ, liveshow nhạc trẻ hay đại nhạc hội thường sẽ có đối tượng khán giả từ 18 tới 30 tuổi, trái lại, chương trình nhạc Bolero hay cải lương thường sẽ có những khán giả lớn tuổi hơn)
– Địa điểm tổ chức chương trình? (Cũng tùy theo loại hình chương trình và đối tượng khán giả tham dự để chọn địa điểm tổ chức)
– Khi nào & ở đâu chương trình sẽ diễn ra?
– Ngân sách tổ chức là bao nhiêu?
Một khi trả lời được các câu hỏi ở bản tóm lược, team tổ chức sự kiện sẽ tiến hành tranh cãi, giúp sức ý tưởng phát minh chi tiết cho chương trình. Ý tưởng chi tiết cần phải theo sát bản tóm lược, cùng lúc đó phải là những ý tưởng độc đáo, mới lạ, không bị lặp lại, có tính thực tế. ý tưởng phát minh này sẽ được nhóm tổ chức sự kiện thể hiện trên proposal (bản đề xuất), là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ.
2. Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện âm nhạc
Giai đoạn này là giai đoạn rõ ràng hóa ý tưởng, vô cùng quan trọng để chuẩn bị cho giai đoạn thực thi kế tiếp. do đó, khi tạo dựng kế hoạch hay lên kịch bản chi tiết thì đều cần đầu tư chất xám. Lên một kịch bản chi tiết cho sự kiện âm nhạc sẽ tạo điều kiện cho công ty bám sát theo để thực hiện, cũng giống như hạn chế được những rủi ro không đáng có.
Trên hết, doanh nghiệp nên tạo nên bộ nhận diện thương hiệu, từ đấy sẽ tạo nên đề tài của buổi tổ chức sự kiện âm nhạc sao cho vừa phải phù hợp với đối tượng tham gia, vừa phải nêu lên được sự đặc trưng của doanh nghiệp.
Tiếp đấy các bạn nên đưa lên một kịch bản khung của chương trình, rồi mới tới những kịch bản chi tiết. Một kịch bản càng chi tiết từ nhân sự, người chịu trách nhiệm từng mảng, timeline cụ thể,… sẽ giúp cho việc chạy sự kiện âm nhạc sẽ diễn ra trơn tru hơn. Lên kịch bản về âm thanh, hình ảnh, các hiệu ứng sân khấu,… chạy như thế nào và hoạt động thế nào cũng là một phát minh tốt.
3. Địa điểm tổ chức sự kiện âm nhạc
Sự kiện âm nhạc nhỏ hoặc những buổi hoà nhạc hay thính phòng sẽ hay được tổ chức ở trong nhà để mang lại sự gần gũi, ấm cúng. Những lễ hội âm nhạc lớn nên được tổ chức ngoài trời, nơi có sự rộng rãi, thoáng đãng để có thể tạo nên một không khí náo nhiệt, làm cho người tham dự cảm nhận thấy ham thích và tràn đầy năng lượng.
Tùy từng quy mô sự kiện tổ chức âm nhạc mà chọn lựa địa điểm sao để hợp với các đối tượng tham gia. Sự kiện lễ hội âm nhạc thường thấy tổ chức ở: nhà hát, sân vận động, quảng trường, công viên, phòng hội trường,…
Địa điểm tổ chức sự kiện âm nhạc thích hợp
4. Dàn dựng (Set up) & quản lý chương trình (Manage)
Quá trình dàn dựng, chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện, tối thiểu là 1 hoặc 2 cách đây không lâu khi chương trình diễn ra. phải có một bảng lên danh sách công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ & không bỏ sót bất cứ khâu nào. Các trưởng nhóm sẽ dựa theo kịch bản chi tiết để điều phối nhân công theo công việc đã được phân công. Khi có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
Giai đoạn chương trình diễn ra là giai đoạn mấu chốt, thế nên nó là “mùa thu hoạch”, thể hiện thành quả của cả quy trình đã chuẩn bị. Thế nên, team tổ chức sẽ tập trung toàn lực để quản lý chương trình lúc này. Các thành viên trong team tổ chức, team kĩ thuật và trợ lý nghệ sĩ, MC,… nên có bộ đàm để liên lạc, giải quyết mọi sự việc phát sinh ngay lập tức, và cũng để phối hợp nhịp nhàng hơn với nhau trong khi sự kiện diễn ra.
5. Kết thúc chương trình (Finish)
Khi kết thúc chương trình, phải có những bài tóm lại sự kiện, bài đăng trên các kênh truyền thông ngay sau đấy để hoàn thành công tác truyền thông cho chương trình, cũng giống như khắc sâu thêm ấn tượng về chương trình trong lòng khán giả.
Đồng thời, team tổ chức sự kiện cũng cần có một buổi họp để rút kinh nghiệm. Mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót & điểm tốt trong quá trình chuẩn bị, quy trình xảy ra & quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Lời kết
Có thể thấy, việc tạo dựng kế hoạch tổ chức một sự kiện âm nhạc đòi hỏi rất nhiều chất xám, công sức. Nếu chẳng phải là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện thì thật khó để có thể triển khai tổ chức sự kiện thành công như muốn. Vì lẽ đó, bạn cần hơn thế nữa cân nhắc trong việc tìm đơn vị tổ chức sự kiện.
Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)
