Kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà bạn không thể bỏ qua

Tổ chức sự kiện là gì? Kinh nghiệm tổ chức sự kiện? Tổ chức sự kiện là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cụ thể cho một sự kiện, từ đó tiến hành ra tổ chức ra bên ngoài. Sự kiện có khả năng chỉ tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tổng kết,…) hoặc đôi khi là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích (sự kiện bán hàng, chuỗi sự kiện fasion show…).

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện (hay còn gọi là event): được am hiểu những hoạt động theo một đề tài hoặc ý nghĩa chính xác, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm cụ thể, chúng có sự tham gia và góp mặt của nhiều người. Sự kiện có khả năng chỉ tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tổng kết,…) hoặc đôi khi là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích (sự kiện bán hàng, chuỗi sự kiện fasion show…).

Tổ chức sự kiện là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cụ thể cho một sự kiện, từ đó tiến hành ra tổ chức ra bên ngoài. Cơ quan tổ chức sự kiện sẽ phải chịu trách nhiệm trong phần đa số công đoạn sự kiện xảy ra. Việc tổ chức một sự kiên sẽ phụ thuộc vào thông tin, mục đích và ý nghĩa mong muốn giới thiệu, ngoài ra còn dựa trên các nguồn tài trợ và ngân sách có được.

• Ý tưởng: phân cách loại hình sự kiện sẽ xảy ra
• Kịch bản: Lên bố cục, bố trí và cài đặt các hạng mục có trong sự kiện sao để phù hợp với nhau nhất, thời gian bắt đầu, kết thúc và lời thoại của MC.
• Mang lại nhân sự: mỗi cá nhân trong sự kiện sẽ có một nhiệm vụ và vai trò nhất định. Bạn trong vai là nhà tổ chức sự kiện cần phải tập hợp họ lại và hình thành 1 thể hợp nhất, bao gồm: đạo diễn sự kiện, đạo diễn âm thanh ánh sáng.

Miêu tả công việc của một nhà tổ chức sự kiện

• Gặp quý khách hàng để nắm bắt nội dung và mục đích của sự kiện.
• Tư vấn chọn lựa địa điểm, nhân sự, trang thiết bị. Báo giá cho nhà phân phối dịch vụ và nhà đầu tư.
• Lập kế hoạch cho sự kiện, gồm có phạm vi, thời gian, địa điểm, ngân sách.
• Kiểm tra, bảo đảm các hạng mục đạt yêu cầu (như là địa điểm, trang thiết bị, nhân sự).
• Phối hợp các dịch vụ sự kiện với các công ty khác, ví dụ như thiết bị âm thanh ánh sáng, doanh nghiệp người mẫu…
• Giám sát trong phần đa số công đoạn diễn ra sự kiện, đảm bảo đối tác ký kết hợp đồng và người tham gia sự kiện ưng ý. Ứng biến và xử lý trong trường hợp có sự cố.
• Nhìn lại các hóa đơn, công nhận thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng.

Xem thêm Kinh nghiệm làm sale là gì ? Công việc sale là gì ?

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Chọn lựa mục đích sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Tùy từng mục tiêu của sự kiện và mục đích đối tượng mục tiêu người dùng sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. công ty cần xác định rõ ngay từ đầu: khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào, mục đích sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm người có khả năng mua hàng.

Nhiều cơ quan tự tổ chức sự kiện thường coi nhẹ nguyên tố ấn định địa điểm tổ chức dẫn đến “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện xảy ra không còn địa điểm như mong muốn. Đáng chú ý, với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên hợp nhất chi tiết với cơ quan cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

Tạo dựng kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể, luôn tạo dựng kế hoạch dự trù

Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên người tổ chức sự kiện nên vẽ ra những tình huống bất ngờ có thể xuất hiện và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu như có. Chẳng hạn khi trời mưa, cần tối ưu bị thêm phông bạt, thêm ô nếu như khách mời cần đi bộ để di chuyển. Khi có chiến lược dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải lên danh sách toàn bộ các hạng mục cần thiết để sự kiện xảy ra tốt đẹp. Đừng ngại ngần học hỏi giá cả từ nhiều nhà quản lý phân phối không giống nhau để có dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống và hoa sự kiện khớp khoản chi. Những tính toán chi tiết luôn là phương án cứu cánh cho ngân sách khỏi bàn lạm chi trông thấy.

Tập trung vào từng chi tiết nhỏ nhất

Những sự kiện cần thiết không thể bỏ qua công việc gửi thư mời, lên chi tiết danh sách khách mời. Hãy luôn giữ liên lạc với quý khách hàng trong suốt chặng đường tổ chức sự kiện, gọi điện trước cho khách hàng để công nhận và dự trù số lượng người tham dự.

Một điểm cộng với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là luôn quan tâm tới công việc “hậu sự kiện”. Bạn nên gửi thư cám ơn tới khách mời tham dự chương trình, có khả năng kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng.

Thuê doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thuê đơn vị tổ chức là cách mà nhiều doanh nghiệp chọn lựa để sự kiện xảy ra được quản lý sát sao và thành công.

Tuy vậy, khi chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện, công ty cần quan tâm tới nhiều tiêu chí để chọn được doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên môn và uy tín. Những tiêu chí này bao gồm:

– Ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ.

– Chiến lược tổ chức được khớp bị chi tiết, có đề nghị kế giải pháp dự trù.

– Nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, poster, tờ rơi, thư mời chuyên môn.

– Luôn cập nhật xu thế mới để tổ chức sự kiện mới lạ, thu hút.

Xem thêm Công ty truyền thông là gì? Cơ hội việc làm của ngành truyền thông như thế nào

Tạm kết

Bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện hay. Mình hy vọng bài viết phía trên đây mà mình vừa chia sẻ sẽ phần nào giúp cho bạn có thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực này!!!

Nhật Minh-Tổng hợp và bổ sung

Nguồn tham khảo: (solution.com.vn, viet-power.vn,…)