Những sự kiện tổ chức hội thảo ngày trước đã biến thành những sự kiện không còn xa lạ đối với mỗi người, đặc biệt là những doanh nghiệp. Đây là bước đệm để các doanh nghiệp, công ty thảo luận, giúp sức ý kiến trực tiếp từ đây nâng cao chất lượng, cũng như tìm kiếm đối tác. Một buổi lễ hội thảo được thành công, chắc chắn luôn cần một kịch bản chi tiết để sự kiện được xảy ra trơn tru & trọn vẹn. Bài Post này workshop.vn cung cấp cho các bạn những thông tin thiết yếu về kịch bản chương trình hội thảo cải thiện. Hãy cùng tham khảo trong bài Post này nhé!
Mục lục
1. Giới thiệu về kịch bản chương trình hội thảo
Hội nghị hội thảo đã tồn tại từ rất lâu tại nước ta, một trong những dấu ấn được ghi vào lịch sử mà chúng ta có thể phát hiện thấy đó là hội nghị Diên Hồng diễn ra vào thời nhà Trần. Trải qua nhiều năm phát triển của quốc gia, sự thay đổi về kinh tế, văn hóa, chính trị khiến cho kịch bản chương trình hội thảo cũng có sự thay đổi theo.
Tại thời điểm này các buổi sự kiện tổ chức hội thảo đã không còn quá xa lạ đối với mỗi người, quan trọng là những doanh nghiệp, công ty. Những buổi hội thảo này sẽ mở ra cho doanh nghiệp những thời cơ để thảo thuận và đóng góp ý kiến. từ đó có thể nâng cao được chất lượng cũng như tìm kiếm cho doanh nghiệp những đối tác tiềm năng.
Một trong những buổi hội thảo thành công sẽ luôn có một kịch bản chi tiết để buổi lễ xảy ra một các thuận lợi nhất. Một kịch bản hội thảo sẽ bao gồm 3 phần: Chuẩn bị, Tiến hành và Kết thúc. Ngay sau đây workshop.vn sẽ giúp bạn có định hướng chi tiết cho từng phần nhé.
2. Chuẩn bị tổ chức hội thảo
Các công việc rõ ràng như sau:
- Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn tiếp đón khách, banner dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…
- Kiểm tra lắp đặt sân khấu ở khu vực tổ chức:
- Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…
- Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu
- Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, bánh kẹo, hoa tươi, khăn chải bàn, bố trí ghế ngồi ngay ngắn,…
- Khu vực dành cho khách tham dự khác: sắp đặt ghế ngồi ngay ngắn, khoa học,…
- Khu vực lễ tân: sắp đặt bàn ghế, nước uống, bánh kẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự sự kiện.
- Sau khi kiểm tra các khu vực xong, bộ phận lễ tân thực hiện công việc đón tiếp khách tham dự, hướng dẫn khách vào hội trường, phát tài liệu cho khách (nếu có).
3. Tiến hành tổ chức chương trình hội thảo
Đây sẽ là những phần mấu chốt trong mỗi sự kiện hội thảo được diễn ra, nó sẽ bao gồm các công việc chi tiết, yêu cầu các bộ phận phải phối hợp ăn ý với nhau để sự kiện xảy ra tốt đẹp nhất.
Đón tiếp khách tham dự
Trong kịch bản chương trình hội thảo thì bước đón tiếp khách tham dự sẽ được bộ phận PG đảm nhiệm. Lễ tân sẽ đón khách, phát tài liệu & dẫn khách đến vị trí chỗ ngồi.
Khi chọn lễ tân hãy ưu tiên những các bạn xinh xắn, cao ráo, duyên dáng và lịch sự để tạo cảm giác đẹp cho buổi lễ.
Bắt đầu chương trình hội thảo
Một khi mọi khách mời đã được ổn định vị trí, đúng giờ thì MC sẽ lên giới thiệu về chương trình, các thành phần đại biểu tham dự & tuyên bố lý do sự kiện. Trước khi diễn ra buổi lễ MC sẽ được biên soạn một kịch bản MC hội thảo và phải được rèn luyện trước để có được những câu nói trau truốt, biểu đạt cảm giác tốt nhất.
Đại diện khách mời sẽ thay mặt mọi người lên phát biểu khai mạc chương trình.
Một khi buổi lễ được khai mạc thì ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình hội thảo sẽ lên điều hành chương trình. Trong trường hợp nếu buổi hội thảo xảy ra với mục đích trao đổi giải quyết một vấn đề nào đó, thì phải nên có ban chủ trì của hội thảo để điều tiết chương trình. hạn chế những xung đột hay những chủ kiến trái chiều đi quá xa so với nội dung hội thảo.
Nếu như thời gian xảy ra hội thảo lâu thì trong kịch bản chương trình hội thảo phải có những tiết mục văn nghệ để giúp mọi người được thoải mái, hoặc cũng có thể có thời gian giải lao, ăn nhẹ giữa giờ,…
Bế mạc hội thảo
Sau khi nội dung hội thảo đã kết thúc & nói ra được những chủ kiến chung sẽ tiến hành bế mạc. Khách mời đại diện sẽ lên phát biểu bế mạc chương trình.
Người dẫn chương trình hội thảo sẽ theo kịch bản MC hội thảo kết thúc chương trình.
4. Kết thúc chương trình hội thảo
Một khi buổi lễ kết thúc, những bước còn lại để kết thúc sự kiện cũng dễ dàng hơn
- Lễ tân tiễn khách : PG, lễ tân được phân công gấp rút trở về vị trí cổng ra vào để tiễn khách mời.
- Tháo dỡ, thu dọn các dòng thiết bị dụng cụ : Bộ phận kĩ thuật sắp xếp nhân sự hỗ trợ tháo dỡ các thiết bị kĩ thuật.
- Dọn đẹp địa điểm tổ chức sự kiện.
- Bố trí, kiểm tra, nghiệm thu lại các đồ đi mượn, hoặc thuê,… để làm chủ thất lạc hoặc mất đồ.
Lời kết
Để tổ chức sự kiện hội thảo thành công phải chuẩn bị kĩ lưỡng về kịch bản, trên đây chính là mẫu kịch bản chương trình hội thảo chi tiết, hoàn thiện nhiều loại nhất. Mà công ty sự kiện Workshop.vn đã tổng hợp lại bằng bài Post ở trên. Hy vọng rằng với bài viết này, bạn có thể có thêm kiến thức về tổ chức hội thảo cho công ty thành công.
Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)
