Hội họp là gì là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trên google về chủ đề hội họp là gì. Trong bài viết này, workshop.vn sẽ viết bài Hội họp là gì? Hội họp có những nguyên tắc cơ bản
Mục lục
1. Đặt ra mục tiêu , gởi trước topic cho người tham dự
Thật khó để chúng ta có thể đạt mục đích nếu như không biết nó là gì , họp hành cũng không ngoại lệ. chính vì thế, trước lúc bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/vấn đề cụ thể mà bạn mong muốn ra quyết định với các thông tin thảo luận chi tiết (agenda). Người nhận thư mời họp gồm toàn diện thông tin sẽ có được cái nhìn toàn cảnh về sự không thể thiếu và cấp độ đặc biệt của lỗi lo trước mắt. đồng thời, agenda gửi trước tối thiểu 24h sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị và mang đến các đóng góp có ích nhất.
(Xem thêm bài đăng về bí quyết góp ý khi không muốn dự họp)
Xem thêm:Mẫu thư mời hội nghị là gì? Cách chuẩn bị thư mời hội nghị
2. Mời đúng đối tượng mục tiêu
Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình hiện diện để làm gì, chuyên môn của tôi không đóng góp được cho vấn đề đang thảo luận hay là nội dung vừa cập nhật chẳng liên quan đến bộ phận của tôi… nếu như không hề trải nghiệm thật của bạn, thì cũng là hoàn cảnh của đồng nghiệp nào đó. Đây thực sự là tình huống gây tâm lý hoảng loạn , vô cùng lãng phí nguồn lực đáng báo động tại mọi tổ chức.
vì thế, là người chủ trì, hãy chỉ mời các thành viên thực sự liên quan và hợp lý. Bạn không cần khiến bất kỳ ai phải ngao ngán hơn nữa về các lần hội họp. cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối ưu 7. người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở thành quá đông thì kĩ năng sẽ có vài thành viên khởi đầu trở nên người theo dõi, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời những luồng Bàn bạc dễ rơi vào trạng thái lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.
3. khởi đầu và kết thúc đúng giờ
Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Đừng bao giờ đến họp muộn , cũng đừng kì vọng người đến muộn, cho dù đấy là ai. Nên đóng cửa phòng họp và khởi đầu “vào việc” ngay như lịch lên tiếng, để các người đúng giờ thấy họ được tôn trọng và các ai đến muộn đủ ái ngại mà không muốn kết hợp thêm một lần sau như thế nữa.
khởi đầu họp đúng giờ quan trọng ra sao thì dừng lại đúng giờ cũng đặc biệt như vậy. Đừng dễ dãi với suy xét “ý kiến sôi động quá cứ tiếp tục nghe thêm coi sao” hay “kéo dài thêm nửa tiếng cũng không ảnh hưởng gì” và đều đặn biến nó thành hiện thực. Chúng ta không có cả ngày để họp. Là người tổ chức, bạn hãy xem xét rồi ước chừng thời lượng không thể thiếu ngay khi gởi thư mời và chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra. Là người nhập cuộc, bạn có nghĩa vụ thuyết trình quan điểm của mình ngắn gọn đúng chủ đề, mục đích một cách giá trị nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực, tuyệt đối tránh lan man.
Xem thêm:Tổng hợp Những kinh nghiệm tổ chứ hội nghị sự kiện quan trọng mới nhất 2020
Theo chia sẻ của chuyên gia, chúng ta thường hay mời họp với thời gian mặc định của Outlook hoặc Google là 6. phút. nhưng nên quan tâm đến điều này nhiều hơn, hãy dùng 15 phút cho cuộc họp 15 phút. Người dự họp sẽ đề cao và thật lòng cảm ơn vì bạn không lãng phí thời gian của họ. cố gắng tổ chức họp gói gọn tại 3. – 4 phút tốt nhất.
4 Bám sát topic , mục đích
Như đã nói ban đầu, thư mời họp luôn cần phải đi kèm với agenda chi tiết. và khi cuộc họp diễn ra, tổng cộng các người tham gia đều phải ý thức về mục đích và bám sát theo những topic Bàn bạc.
có nhiều khi, trong vài hoàn cảnh Bàn bạc quá sôi nổi hoặc do người nhập cuộc đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục đích với vô vàn ý kiến, phản biện , đề nghị đi xa khỏi vấn đề đặt ra thuở đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức/dẫn dắt là cực kì quan trọng. Hãy khôn khéo cắt bớt những luồng khái niệm lạc đề, nhắc lại mục tiêu chủ đạo của cuộc họp , đề nghị rằng những người có liên quan hãy có một buổi họp khác “đến nơi đến chốn” về vấn đề đấy sau. đương nhiên, công ty hay tổ chức nào cũng có vô số kế hoạch và vấn đề cần giải quyết, nhưng chẳng thể giải quyết tổng cộng cùng một lúc. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và tạo chiến thắng bắt đầu từ phương châm “đúng lúc – đúng người – đúng việc”.
5 Tổng kết Khi mà đã Bàn bạc
Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tóm lại những nội dung vừa Bàn bạc , đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa rõ ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa.
khả năng tệ đặc biệt là sau cuộc họp toàn bộ mọi người bồn chồn không biết phải làm gì và thông tin chẳng té ngũ, để rồi khi mà bạn tổ chức cuộc họp tiếp theo toàn bộ mọi người bắt đầu nêu lại những điều đã từng nói.
Xem thêm:Mẫu thư mời hội nghị là gì? Cách chuẩn bị thư mời hội nghị
Năm nguyên tắc mà CareerBuilder.vn vừa share trên đây không quá mới mẻ, tuy nhiên tin rằng nếu như bạn triệt để áp dụng thì bảo đảm sẽ gia tăng hiệu suất công việc của bản thân , cộng đồng lên rất nhiều. chính chúng ta mới là người tiêu dùng thời gian của mình. Hẳn bạn sẽ vui hơn khi biết mình đã góp công gỡ bỏ tiếng oan và trao lại sự công bằng cho những cuộc họp, đúng không nào?
Nguồn: https://careerbuilder.vn/
