Event Agency có vai trò như đạo diễn và biên kịch cho mỗi một sự kiện. Có sự tham gia của các Event agency chuyên nghiệp sẽ giúp cho sự kiện của các công ty trở nên thành công và hoàn hảo hơn. Vậy Event agency là gì và top 7 tiêu chí giúp lựa chọn những Event agency hiệu quả và chuyên nghiệp là như thế nào. Hãy cùng workshop.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Mục lục
1. Event là gì?
Event có nghĩa là Sự Kiện. Những hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng, những người tham dự tại một địa điểm và thời gian nhất định đều được gọi là Event (sự kiện). Người tổ chức ra các hoạt động này sẽ được gọi là những người làm event hay thường gọi là tổ chức sự kiện.
Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện hỗn hợp
2. Khái niệm về Agency
Agency đó là một công ty hay tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của một tổ chức hoặc công ty khác. Hiện nay nhắc đến Agency tức là đề cập đến mảng truyền thông, PR, marketing.
Trong 4P của Marketing (Product – Price – Place – Promotion) thì những doanh nghiệp sản xuất thường sẽ tập trung chủ yếu vào 3P đầu là Sản phẩm – Giá cả – Phân phối và chữ P cuối (Chiêu thị) sẽ thuê những công ty agency bên ngoài làm.
3. Event Agency là gì?
Event Agency là gì? Event Agency là công ty tổ chức sự kiện, đây chính là một loại hình dịch vụ của Agency. Trách nhiệm của Agency là khởi tạo ý tưởng, xây dựng chương trình, tổ chức, quản lý… Nhờ tính chuyên môn hoá cao mà Event Agency giúp cho các công ty rút ngắn “khoảng cách” giữa sản phẩm, dịch vụ với khách hàng hay thông điệp muốn truyền tải.
Xem thêm: Một vài điều lưu ý khi tổ chức sự kiện từ thiện mà doanh nghiệp nên biết
4. Top 7 tiêu chí lựa chọn Event Agency hiệu quả
Có rất là nhiều cách để chọn lựa một Agency Event hiệu quả. Có khách hàng sẽ chọn Agency lớn, có khách hàng sẽ chọn Agency quen,… Mặc dù vậy, để đặt ra yếu tố công bằng khi đấu thầu thì nên dựa trên một vài tiêu chí như sau:
Sáng tạo ý tưởng
Một công ty truyền thông giỏi thể hiện ở những ý tưởng mới mẻ và thích hợp với công ty/thương hiệu. Điều đó thể hiện qua việc họ nêu ra những concept Event thích hợp cho việc nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên bên cạnh sự không “vượt ra khuôn khổ” là điều mới lạ, gây sự hào hứng và tò mò. Nhờ vậy, làm cho khách hàng chú ý và có cảm tình với thương hiệu của công ty giữa hàng nghìn cách truyền tải khác nhau.
Sự chuyên nghiệp
Chuyên nghiệp ở đây chính là trong đội ngũ và tổ chức của Event Agency đó. Một công ty Event Agency chuyên nghiệp sẽ luôn có đầy đủ đội ngũ từ nghệ thuật, biên kịch cho tới điều hành. Gồm có quản lý dự án sẽ là Event Manager. Kế tiếp sẽ lần lượt là Planer đảm nhận kịch bản, Art & Designer đảm nhận thiết kế âm nhạc mỹ thuật. PR sẽ đảm nhận việc booking KOL và báo đài. Cuối cùng là Field Operators sẽ đảm nhận chạy chương trình vòng ngoài. Kết hợp cùng với những nhân sự sự kiện khác như KOL, Model, MC, PB, PG,…
Nhiều kinh nghiệm trong việc chạy các Event
Kinh nghiệm qua nhiều Event sẽ tạo điều kiện cho các Event agency có chuyên môn nghề nghiệp cao. Từ đó giúp các Event agency luôn chuẩn bị và kiểm soát việc tổ chức một cách hoàn hảo và khoa học nhất. Sự kết hợp giữa các đội ngũ gồm nhiều người trong tổ sẽ tạo điều kiện cho sự thành công của các sự kiện.
Đa dạng các hình thức tổ chức Event
“Chăm hay không bằng tay quen”. Do đó, các Agency Event đã tổ chức qua nhiều hình thức Event sẽ là tiêu chí thiết yếu. Đa số thì khách hàng sẽ chấp thuận chi thêm 1 khoản chênh lệch nhỏ để “Đắt sắt ra miếng”. Chọn những Agency Event hàng đầu sẽ phong phú hơn về kinh nghiệm, đa dạng và yên tâm.
Có chiến lược và kế hoạch rõ ràng
Agency Event phải biết được cách đo lường, phân tích và tư vấn cho sự kiện của khách hàng hiệu quả nhất. Phải biết cân đối ngân sách, tư vấn các gói truyền thông đến thức ăn, nhân sự, POSM,…. Có kế hoạch và thời gian, checklist cụ thể và tuân thủ theo. Đưa hình ảnh thương hiệu trước công chúng một cách tiết kiệm và có hiệu quả nhất chứ không chỉ biết làm theo yêu cầu.
Có tiềm lực tài chính
Đây không phải là yếu tố quá quan trọng vì đa số các Agency Event khi tổ chức đều nhận “cọc” từ phía khách hàng. Thế nhưng việc lựa chọn Event Agency có tiềm lực tài chính tốt sẽ thoải mái hơn cho quy trình chuẩn bị, chạy chương trình và tất toán hợp động.
Có mối quan hệ rộng rãi
Một Agency Event thường có cơ hội tiếp xúc với báo giới, MIs, KOL, MIs,…. nên họ sẽ “giàu” mối quan hệ và có kinh nghiệm trong việc kiểm soát thông tin. Bên cạnh đó, điều này cũng ảnh hưởng rất là nhiều đến việc tối ưu ngân sách và tiết kiệm cho khách hàng.
5. Các Event agency Việt Nam
Event Agency Cyber Show
Cyber Show là cái tên không còn lạ lẫm gì với các doanh nghiệp, công ty nói riêng và ngành tổ chức sự kiện nói chung. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và luôn đổi mới sáng tạo. Cyber Show luôn hướng mục tiêu tới các giá trị dịch vụ sự kiện hoàn hảo nhất. Từ khâu xây dựng ý tưởng kịch bản đến các quy trình xây dựng kế hoạch tổ chức.
Ngoài ra, Cyber Show luôn làm phong phú các dịch vụ của mình với khá nhiều mức giá thích hợp và ưu đãi. Bên cạnh đó, Cyber Show còn cho thuê các thiết bị đèn LED, ánh sáng, âm thanh,… Do đó, các công ty sẽ tiết kiệm được khá nhiều khoản chi trung gian thiết bị khi tổ chức sự kiện.
Công ty HoabinhEvents
Hoa binh Events là một công ty của Hòa Bình Group. Với 10 năm kinh nghiệm hoạt động, Hoabinh Events luôn tự hào đem lại cho khách hàng dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý nhất. Nhờ vào đội ngũ chuyên gia tư vấn dày dặn kinh nghiệm, am hiểu về những lĩnh vực sự kiện đi kèm với sự đầu tư bài bản cho hệ thống máy móc, kho xưởng, trang thiết bị hiện đại… Ngày nay đã có nhiều sự kiện được tổ chức với hàng trăm nhân sự phục vụ chuyên nghiệp.
Công ty DCT Event
DCT Event được biết tới là Event Agency lớn trong nước. Với mục tiêu là luôn đem lại những giá trị tốt đẹp cho khách hàng và công ty. DCT Event tổ chức nhiều dịch vụ như truyền thông quảng cáo, hội thảo, hội nghị. Với đội ngũ những nhân viên chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức event, quảng cáo marketing. DCT luôn nhận được sự ưu ái từ các cấp chính quyền với những cuộc hội thảo, hội nghị cao cấp như Đại hội biển đông, Hội nghị liên minh quốc tế, APEC,…
Lời kết
Nếu như bạn không phải là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì nên giao việc này cho những Event agency bên ngoài. Như vậy, vừa giúp bạn hoàn thành sự kiện một cách tốt nhất và dành thời gian cho những việc quan trọng hơn. Hy vọng với khái niệm về Event agency là gì và những tiêu chí lựa chọn Event agency hiệu quả trên đây sẽ giúp bạn tìm được cho mình những Event agency phù hợp cho sự kiện của bạn.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: tesmarketing.com.vn, cybershow.vn, nca.vn)
