Workshop là gì? Quy trình tổ chức workshop như thế nào? Workshop là hoạt động trao đổi, thảo luận về một đề tài thuộc lĩnh vực cụ thể nào đấy. Nhiều doanh nghiệp tổ chức workshop như một cách thức để tập hợp những người có khả năng mua hàng, các nhà đầu tư, các đối tác.
Mục lục
Workshop là gì?
Workshop là hoạt động trao đổi, thảo luận về một đề tài thuộc lĩnh vực cụ thể nào đấy. Những người tham dự buổi thảo luận này sẽ có thêm thời cơ được thêm kiến thức, kĩ năng hay sẻ chia những điều mình biết với mọi người tham gia.
Người diễn giả của buổi workshop thường được biết đến với thuật ngữ là speaker sẽ lựa chọn đề tài ăn nhập để thực hiện trao đổi với những người tham gia. Thời gian diễn ra những buổi trao đổi tranh luận này sẽ kéo dài từ 2 đến 4 tiếng. Hoạt động chính thường làm là những cuộc tranh luận với khách mời và phần hỏi đáp những câu hỏi thắc mắc.
Không có một sự giới hạn nhất định nào đối với số lượng những người tham gia workshop. Quy mô của một buổi workshop sẽ tùy thuộc vào cơ quan tổ chức có kinh phí và khả năng đến đâu. Không gian tổ chức không theo bất kì quy tối ưu nào, chỉ cần có thể tạo sự thoải mái, rộng lớn.
Xem thêm Top 15 địa điểm tổ chức Workshop chuyên nghiệp nhất Hà Nội
Ích lợi khi tham gia Workshop
Workshop là nơi để tìm hiểu và thực hành
Đến workshop bạn sẽ được tiếp xúc với kiến thức của ngành nghề bạn quan tâm. Những kiến thức này không mang tính sách vở lý thuyết mà thường có tính thực tế cao, do được chia sẻ bởi những diễn giả có trải nghiệm và có những thành công cụ thể. Không những thu nhận kiến thức từ diễn giả, bạn còn có cơ hội tiếp xúc nhiều quan điểm thú vị từ những người cùng tham gia.
Bạn có thể trả lời câu hỏi “Workshop là gì?” một cách đơn giản: Workshop thực chất chính là “work” và “shop”. Bạn sẽ “work” – chủ động tiếp xúc, đặt câu hỏi, thực hành ngay tại chỗ. Còn “shop” ở đây có ý có nghĩa là xưởng – nơi bạn và phần đông người khác cùng động não, cùng làm việc để làm ra một kết quả hay xử lý một vấn đề.
Tìm kiếm đối tác, mở rộng các mối tương quan
Một trong những lợi ích tuyệt vời nhất của workshop là khả năng mở rộng mạng lưới social network cho mỗi cá nhân. Đến workshop bạn có thể gặp những người có chung mối quan tâm với mình. Họ không những mang đến cho bạn những chia sẻ hay mà còn là những đối tác tiềm năng trong công việc. Các công ty thường cử đại diện đến workshop với ước mong tìm kiếm những đối tác tiềm năng trong ngành nghề kinh doanh của mình trong những workshop có quy mô lớn.
Tiết kiệm khoản chi marketing cho các doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp tổ chức workshop như một cách thức để tập hợp những người có khả năng mua hàng, các nhà đầu tư, các đối tác. Workshop chính là một phương thức ăn nhập để truyền đạt kiến thức, thông tin, từ đó tạo dựng sự tin tưởng và thuyết phục họ. Tại một buổi workshop do doanh nghiệp tổ chức, người tham gia có thời cơ được kinh nghiệm hàng hóa trong một không gian được thiết kế rất chuyên môn.
Xem thêm Lợi ích của workshop là gì ? Tìm hiểu về workshop
Các bước thực hiện một workshop thành công
Chuẩn bị cho workshop
Khi tối ưu bị một workshop thì các business analyst cần tối ưu bị:
- Xác định rõ ràng mục đích của workshop và kết quả đầu ra
- Nắm rõ ràng các bên ảnh hưởng cần tham gia
- Xác định người điều phối và người ghi chép
- Làm ra một chương trình nghị sự – agenda
- Nắm rõ ràng phương thức để ghi lại, kiểm soát kết quả đầu ra
- Xây dựng kế hoạch cho phiên làm việc và mời các đối tượng liên quan tham dự
- Sắp đặt phòng ốc, máy chiếu, trang thiết bị quan trọng khác cho phiên thực hiện công việc
- Gởi chương trình nghị sự hoặc các kịch bản (nếu có) để người tham dự tối ưu bị và tăng hiệu quả lao động ở meeting
- Nếu như thích hợp thì thực hiện phỏng vấn trước workshop với các đối tượng mục tiêu tham dự
Nắm rõ ràng nhiệm vụ các đối tượng tham dự workshop
Để thực hiện một workshop thành công thì cần nắm rõ ràng rõ công việc và trách nhiệm, kết quả đầu ra cho mỗi nhiệm vụ, bạn cần nhớ là một người có thể đóng nhiều vai trò không giống nhau trong một workshop:
Nhà tài trợ (Sponsor)
Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có khả năng không phải là người tham gia phiên thực hiện công việc và không gánh chịu hậu quả cho kết quả đầu ra.
Chẳng hạn, trong workshop “Fashion Marketing: From Offline to Online: How Brands Stand Out” được tổ chức bởi FACE vào tháng 11/2017, chúng ta có thể thấy rõ nhà tài trợ (sponsor) cho workshop này là Toong Co-working space.
Người điều phối (Facitilitator)
Người điều phối là người cầm trịch cho workshop, trình bày các mục tiêu và chương trình nghị sự của workshop, hướng các thành viên tham dự theo kết cấu và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả hy vọng đầu ra, tạo điều kiện cho việc ra quyết định và xử lý các xung đột (nếu có), bảo đảm toàn bộ các thành viên tham dự được truyền tải khái niệm và được lắng nghe.
Khác với nhà tài trợ, người điều phối đi theo workshop từ đầu đến cuối. Chính vì thế, vị trí này yêu cầu hai điều, đó là tính năng bao quát, khả năng phối hợp với các bộ phận khác, và tính năng xử lý những tình huống bất ngờ.
Tiến hành workshop
Đảm bảo các thành viên tham dự có một sự thấu hiểu chung, người điều phối thường bắt đầu bằng cách tuyên bố về mục tiêu của phiên thực hiện công việc và các kết quả kỳ vọng đầu ra. Với một vài người điều phối có kinh nghiệm thì họ thường khởi đầu workshop bằng câu chuyện ngắn vui nhộn để phá vỡ các rào cản trong giao tiếp và tạo cho toàn thể cảm thấy thoả mái làm việc với nhau, thiết lập sự đồng thuận trên cơ sở nguyên tắc là một phương pháp hiệu quả để làm ra một không gian phiên làm việc có tính hợp tác ở mức cao.
Bạn có thể tìm hiểu một vài quy tắc phổ biến sau:
- Tôn trọng các quan điểm của người khác
- Toàn bộ mọi người hy vọng được giúp sức
- Thảo luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được cài đặt
- Thảo luận về vấn đề, chứ không tranh luận về con người
- Một sự đồng thuận với các quyết định được đưa ra
Tổng kết workshop
Sau khi kết thúc, người điều phối tiếp tục thực hiện công việc với các hạng mục đã thảo luận, ghi nhận trong workshop, hoàn thành các tài liệu ảnh hưởng, phân phối chúng đến người tham dự và các bên ảnh hưởng về hạng mục đã được hoàn thành.
Workshop là một kỹ thuật đạt kết quả tốt để đạt được sự đồng thuận về cách giải quyết các sai lầm trong khoản thời gian nhanh chóng. Kỹ thuật này cung cấp cho các bên liên quan để tác động qua lại, phối hợp, ra quyết định, và có được một sự am hiểu lẫn nhau. Kỹ thuật này thường có khoản chi thấp hơn chi phi đi phỏng vấn từng đối tượng mục tiêu liên quan. Các phản hồi liên quan đến vấn đề và quyết định gần như được mang lại ngay tức thì bởi người tham gia.
Xem thêm Cafe workshop là gì ? Các địa điểm cafe workshop
Tạm kết
Bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức workshop một cách rõ ràng nhất. Nếu như trong quá trình xem bài viết có bất cứ thắc mắc nào thì đừng ngại để lại phía bên dưới bài viết một comment để cùng mình giải đáp nhé!!!
Nhật Minh-Tổng hợp và bổ sung
Nguồn tham khảo: (timviecmarketing.com, marketingai.vn,…)
