Tổ chức sự kiện từ thiện là hoạt động cao cả được tổ chức bởi tổ chức từ thiện & phi lợi nhuận với mục đích chia sẻ khó khăn với những người có hoàn cảnh đặc biệt. Bên cạnh đó, việc tổ chức các hoạt động từ thiện có thể đem tới cho công ty hình ảnh đẹp trong mắt công chúng .
Đáng chú ý, hiện nay trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp đang được nhiều cộng đồng quan tâm nên việc tham gia tổ chức các sự kiện từ thiện có ý nghĩa cực kì quan trọng. Sau đây là một vài chú ý khi tổ chức sự kiện từ thiện mà công ty nên biết
Mục lục
1. Đề xuất ngân sách chặt chẽ, lường trước các chi phí phát sinh
Có thể tiết kiệm một chi phí phí nào đó để đóng góp thêm vào quỹ chung của sự kiện từ thiện rồi. Bởi vậy, người tổ chức cần tính toán kỹ lưỡng để hạn chế chi phí không quan trọng. Thậm chí có thể mời tài trợ càng nhiều hạng mục càng tốt để giảm số tiền bỏ ra tổ chức sự kiện.
2. Chọn địa điểm phù hợp
Tiền thuê địa điểm luôn là một vấn đề cần cân nhắc trong bất kỳ sự kiện nào. Đối với các sự kiện từ thiện thì không nhất thiết cần chọn nơi sang trọng hay trung tâm thành phố. Thậm chí, ban tổ chức có thể xin tài trợ địa điểm để tiết kiệm tối đa chi phí.
3. Hãy để mọi người biết đến sự kiện từ thiện của các bạn
Đừng quên làm marketing cho sự kiện từ thiện bạn chuẩn bị tổ chức. Hãy tận dụng sức mạnh của các phương tiện truyền thông để làm marketing cho event của bạn. Một trong số các công cụ hữu hiệu đặc biệt là mạng xã hội. Xây dựng hình ảnh/thông tin cho event trên mạng xã hội (Facebook, Google+….) là cách tốt & tiết kiệm nhất giúp ta lôi cuốn được số lượng lớn nhà hảo tâm sẽ tham gia sự kiện từ kiện sắp tới.
4. Nên lập các nhóm tổ chức
Dù là một sự kiện từ thiện quy mô lớn hay quy mô nhỏ, thì các bạn cũng cần được hỗ trợ bởi rất nhiều người thì mới có thể hiện thực hóa thành công những phát minh nhân văn mà bạn đang ấp ủ. Bởi các công việc trong một sự kiện từ thiện đòi hỏi sức bền lớn.
Tốt nhất, khi mong muốn tự tổ chức một sự kiện từ thiện, những người đứng ra tổ chức nên có tối thiểu là 4 bộ phận: ban truyền thông, ban hậu cần, ban văn thể mỹ và cần thiết hơn cả là ban lãnh đạo. trong số đó, ban truyền thông có nhiệm vụ PR cho sự kiện, thu hút người tham dự gây qũy.
Ban hậu cần sẽ lo việc trang trí, chuẩn bị đồ ăn thức uống, trong lúc đó ban văn thể mỹ chịu trách nhiệm khuấy động không khí. Ban lãnh đạo sẽ là những người lập kế hoạch và theo sát hoạt động của các ban trên, đồng thời quản lý các tình nguyện viên tham gia chương trình.
5. Ý tưởng cho sự kiện từ thiện
Bất cứ sự kiện nào thì ý tưởng phát minh hay đề tài cho sự kiện cũng nên được xem trọng bởi đây chính là linh hồn của sự kiện để thu hút sự chú ý & nhận được sự hài lòng từ các nhà tài trợ & những người tham dự.
bên dưới đây chính là một số ý tưởng phát minh chủ đề :
Đêm hội hóa trang – đây chính là một đêm tốt nếu khách du lịch dẫn theo trẻ em. du khách có thể mua thẻ để sử dụng tại các gian hàng trò chơi lễ hội. Một lần nữa, số tiền huy động được từ các gian hàng được dùng cho hoạt động từ thiện.
Đấu giá – Đấu giá là một hoạt động chính của sự kiện từ thiện. Các mặt hàng bao gồm tranh thủ công, đồ thủ công & các vật phẩm có giá trị vật chất, văn hóa,… được đưa rõ ra để người tham gia sự kiện đấu giá mua sản phẩm và số tiền nhận được dùng để quyên góp cho hoạt động thiện nguyện.
Giải chạy từ thiện – sự kiện vừa giúp những người tham dự tập luyện được sức khỏe vừa gây quỹ cho tổ chức để thực hiện hoạt động thiện nguyện.
6. Quảng cáo sự kiện từ thiện trên phương tiện truyền thông xã hội
Phương tiện truyền thông xã hội là nơi tốt nhất để truyền bá tổ chức từ thiện của tổ chức trong khi vẫn giữ số tiền bỏ ra ở mức tối thiểu. Trong những tuần trước sự kiện, hãy tạo thẻ hashtags (#) sự kiện và sử dụng thẻ này trong tất cả các bài đăng của tổ chức & khuyến khích những người tham dự cũng làm như vậy.
Bài quảng cáo có thể bao gồm thông tin cập nhật, khuyến khích đóng góp hoặc cung cấp thông tin của tổ chức sự kiện từ thiện. Nó cũng có thể gồm có những câu chuyện đầy cảm hứng về cuộc sống đã ảnh hưởng tích cực như nào nhờ các nhóm từ thiện.
Phương tiện truyền thông xã hội cũng là một nền tảng để gây quỹ trước sự kiện.
7. Tuyển chọn, huấn luyện kỹ năng cho đội ngũ tự nguyện viên
Sẽ thế nào khi người ta háo hức đến tham dự một sự kiện thiện nguyện tuy nhiên lại gặp các nhân sự ủ rũ, chán nản hoặc tỏ ra mệt mỏi? vai trò của các tình nguyện viên rất quan trọng để truyền cảm hứng, tăng nhiệt huyết giúp sức của khách tham gia. Vì thế, nên tuyển chọn tình nguyện viên kỹ lưỡng & đào tạo kỹ lưỡng về mục tiêu, ý nghĩa cũng giống như chương trình xảy ra ra sao.
8. Sự kiện phải thật đáng nhớ
Như trên thì chúng tôi đã đề cập cùng bạn về sự phá cách khi tổ chức các sự kiện từ thiện. Thực tế thì chính sự cách tân này sẽ khiến quan khách có mặt chú ý & nhớ về event của các bạn nhiều hơn. Một vài hoạt động mà bạn có thể thực hiện là:
- Tổ chức các gian hàng từ thiện
- Đấu giá gây quỹ từ thiện
- Quyên góp vật chất…
9. Truyền thông mạng xã hội sau sự kiện từ thiện
Tiếp tục sử dụng thẻ hashtags (#) của sự kiện trong vài ngày nữa & cũng khuyến khích mọi người tiếp tục quyên góp. Đồng thời cập nhật tới những người theo dõi của các bạn về thông tin của những mạnh thường quân, tổng số tiền giúp sức, cách sắp đặt quỹ và hiệu quả sử dụng quỹ từ thiện.
10. Sai lầm nên hạn chế khi tổ chức sự kiện từ thiện
- Không coi sự kiện khác là cạnh tranh
- Không có đủ tình nguyện viên giúp đỡ tổ chức sự kiện từ thiện
- Không có kế hoạch đề phòng
- Không có đủ vùng phủ sóng wifi
- Tương tự với những sự kiện đã tổ chức rồi
Lời kết
Từ thiện là cách phù hợp nhất để kết nối những tấm lòng nhân ái. Với mục đích cao cả là sẻ chia khó khăn với những mảnh đời bất hạnh trong xã hội nên nhiệm vụ của những người tổ chức sự kiện từ thiện là rất quan trọng. Hy vọng rằng qua bài Content này, quý bạn đọc đã có thêm kinh nghiệm để tổ chức sự kiện từ thiện thành công.
Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)
