Một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp đấy là tổ chức sự kiện. Do đó, nếu doanh nghiệp bạn chuẩn bị có sự kiện cần cần phải hết sức chú ý. Đặc biệt, với việc thuê ngoài cần quan tâm một số tiêu chí lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. cùng tìm và phân tích nhất định trong bài viết sau.
Mục lục
1. Vai trò của việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp
Các sự kiện chuyên nghiệp đóng nhiệm vụ thiết yếu trong việc đẩy mạnh doanh số, tăng độ nhận diện và củng cố vị thế trên thị trường của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, sự thành công của một sự kiện có thể biến thành vấn đề “Được ăn cả – ngã về không” với doanh nghiệp. Do đó, việc chuẩn bị và tổ chức sự kiện không thể xảy ra sai sót ảnh hưởng đến công ty.
Giống như làm việc với các đối tác trong các hoạt động khác, doanh nghiệp có thể gặp nguy cơ khi làm việc với những công ty sự kiện không có uy tín, hoặc có phong cách làm việc không phù hợp với văn hóa làm việc của mình.
Nếu hợp tác với các đơn vị không có trải nghiệm, không uy tín, công ty không chỉ mất thời gian & tiền bạc, mà còn có thể bị ảnh hưởng đến thương hiệu. Đối với mỗi sự kiện có thuộc tính và quy mô không giống nhau, công ty cũng nên xem xét hợp tác với các đơn vị tổ chức sự kiện có kiến thức để sự kiện có hiệu quả nhất.
2. Một vài tiêu chí cần cân nhắc khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một ngành nghề đòi hỏi có óc trí tuệ sáng tạo tốt nhưng mà kinh nghiệm cũng rất cần thiết. Làm việc lâu năm trong nghề & tính chuyên nghiệp của các đơn vị cung cấp dịch vụ luôn được đánh giá cao.
Một công ty mặc dù có quy mô to hay nhỏ thì cũng cần phải có kinh nghiệm trong việc tổ chức đầy đủ hình sự kiện khác nhau.
Các bạn cần tìm hiểu xem công ty đó đã từng tổ chức sự kiện nào, quy mô sự kiện ra sao, tiếng vang của sự kiện đấy có tốt hay không,… Một công ty sự kiện tốt, có nhiều điểm hay chắc chắn sẽ được khách hàng ưu tiên lựa chọn. Và những công ty có những trải nghiệm lâu năm, họ có năng lực lường trước những rủi ro nhằm giúp cho sự kiện của khách hàng đạt được hiệu quả tốt nhất.
Thế mạnh của đơn vị tổ chức sự kiện
Nhìn chung, hầu hết các doanh nghiệp tổ chức sự kiện đều bảo đảm mang tới sự kiện ấn tượng. Mặc dù vậy, mỗi doanh nghiệp chắc chắn sẽ có được những thế mạnh riêng.
Có doanh nghiệp có thế mạnh về tổ chức đám cưới hay tổ chức tiệc. Tuy vậy cũng có những công ty thường tập trung tổ chức các sự kiện dành cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như: lễ khởi công – động thổ, lễ tất niên,…
Chỉ khi tìm hiểu được thế mạnh của công ty tổ chức sự kiện. bạn mới có thể lựa chọn công ty thích hợp với nhu cầu của mình.
Các mối quan hệ với chính quyền và các đơn vị truyền thông
Có một vài người khâu trong việc chuẩn bị tổ chức sự kiện đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có sự hiểu biết nhất định với các cơ quan chính quyền & truyền thông. Giả sử công ty các bạn ước muốn tổ chức một sự kiện roadshow trên phố đi bộ tại Hồ Gươm, Hà Nội. Trong trường hợp này, đơn vị tổ chức cần nắm rõ về quá trình, thủ tục làm việc thực tế để xin giấy phép từ phía chính quyền quận Hoàn Kiếm.
Nếu bạn làm việc với các đơn vị có uy tín, được chính quyền tín nhiệm thì thời gian xin phép và quá trình xin giấy phép đều sẽ trở nên dễ dàng, trôi chảy hơn. Tương tự, nếu đơn vị tổ chức sự kiện có quan hệ tốt với báo, đài, các doanh nghiệp truyền thông, thì việc truyền bá cho sự kiện qua các kênh này cũng gặp được giảm bớt khó khăn.
Các mối quan hệ của đơn vị tổ chức sự kiện
Đội ngũ nhân sự
Nhân sự sự kiện hỗ trợ đắc lực cho tất cả các hoạt động diễn ra của chương trình. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện với đội ngũ nhận sự sự kiện giàu kinh nghiệm & kỹ năng, thái độ tích cực luôn được phía khách hàng đánh giá cao.
Hơn thế nữa trong các các trường hợp bất ngờ ngoài ý ước muốn diễn ra, đội ngũ nhân sự hỗ trợ sự kiện sẽ nhanh nhạy nắm bắt & xử lý linh hoạt mọi tình huống. Vì vậy, nhân sự sự kiện cũng là tiêu chí đánh giá để lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Các dịch vụ đơn vị tổ chức sự kiện cung cấp
Quy trình tổ chức sự kiện có thể cần huy động tới rất là nhiều dịch vụ khác nhau: thuê, thiết kế, lắp đặt sân khấu, cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng,… Một đơn vị tổ chức sự kiện có thể tự mình cung cấp càng nhiều dịch vụ, thì khoản chi và mức giá cho sự kiện cũng hợp lý hơn.
Ngoài những điều ấy ra, khả năng cung cấp nhiều dịch vụ cũng giúp đơn vị tổ chức quản lý, làm chủ được chặt chẽ hơn quá trình chuẩn bị, tổ chức để sự kiện thành công nhất.
Các dịch vụ của đơn vị tổ chức sự kiện
Cơ sở vật chất
Với các sự kiện, trang dòng thiết bị được trang bị cũng là một trong những tiêu chí nhận định sự chuyên nghiệp của đơn vị cung cấp dịch vụ. Các bạn nên thuê các công ty tổ chức sự kiện có sẵn thiết bị. Hoặc nếu không thì doanh nghiệp đấy phải có sự liên kết chặt chẽ với các địa điểm tổ chức cung cấp đa dạng dụng cụ về sân khấu, âm thanh, ánh sáng,…cho chương trình của các bạn.
Một điều nữa cần chú ý đó là tiệc dành cho sự kiện cũng cần phải được chuẩn bị chu đáo, món ăn ngon, khẩu vị phù hợp với nhiều đối tượng. Về tiêu chí này chắc chắn các đơn vị tổ chức cho sự kiện sẽ có nhiều ưu đãi hơn so sánh với việc các bạn tự liên lạc.
Ngân sách tổ chức
Trong thời điểm bão giá vào thời điểm hiện tại thì việc lựa chọn một doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có mức giá phải chăng là điều cực kỳ thiết yếu. Các bạn hãy lưu ý tới những Bảng Giá chi tiết và một vài khoản phát sinh mà doanh nghiệp đưa ra. Và hãy lựa chọn các đơn vị cam kết không thêm chi phí ngoài hợp đồng đã ký kết.
Tham khảo đánh giá từ khách hàng
Để đo lường độ uy tín của doanh nghiệp tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo nhận định từ khách hàng. Trong lúc cân nhắc lựa chọn doanh nghiệp, bạn cần xem thêm thông tin từ những doanh nghiệp khác. Đấy là những doanh nghiệp tổ chức sự kiện từng làm việc chung.
Mặc dù vậy, đấy chỉ là một trong những cách bạn sẽ cân nhắc chọn lựa. Thực chất, bạn nên bắt tay vào tìm hiểu tình hình của công ty và lựa chọn đơn vị có khoản chi hợp nhất.
Kết luận:
Bên trên chính là những tiêu chí quan trọng giúp cho bạn đơn giản hơn trong việc nhận diện & lựa lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện cho các sự kiện cần thiết của công ty. Chúc bạn thành công!
Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)
