Một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời

1. Sức hút khi tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời không khó để thu hút được số lượng người tham gia nhưng mà liệu người tổ chức sự kiện có duy trì được chân của khách mời khi tổ chức sự kiện ấy? Như vậy đồng nghĩa với việc tổ chức sự kiện của người tổ chức sự kiện cần có nhiều hoạt động để có thể thu hút được sự thu hút được khách hàng.

Hãy bày tỏ mong muốn thực tế của nhà tổ chức sự kiện tới tất vả khán giả, đừng bỏ rơi bất cứ một thành viên nào ở phía dưới sân khấu. Đó có thể là những trò chơi trúng thưởng, những câu hỏi vui mang tính trí tuệ sáng tạo, độc đáo, trang trí & phân bổ sân khấu cũng như không gian xảy ra sự kiện, những câu hỏi của MC nhằm kích nhiệt tất cả các thành viên tham gia chương trình…

2. Ngân sách đầu tư ít ỏi

Một trong những mối sợ lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời đó là ngân sách. rất là nhiều địa điểm có mọi thứ đồ sử dụng bạn cần cho sự kiện của mình thế nhưng địa điểm ngoài trời thì lại không như vậy.

Chọn địa điểm cẩn thận & lên danh sách những đồ đề phòng bạn phải cần. Những phút bổ sung cuối cùng có thể dễ dàng tiêu tốn thêm của các bạn. Bao giờ cũng có chiến lược đề phòng cho thời tiết trong ngân sách của bạn.

3. Vấn đề giấy phép cho một event ngoài trời

Trong một ngày có hàng trăm sự kiện lớn nhỏ xảy ra. Địa điểm mà các event ngoài trời thường diễn ra ở các công viên, khu du lịch sinh thái,… & trong đó liệu có bao nhiêu event được diễn ra mà có giấy phép.

Để event của bạn diễn ra trơn tru mà không gặp bất cứ một vấn đề gì về tổ chức các bạn hãy làm đúng các thủ tục cần có. trước tiên đấy là giấy phép xin tổ chức event ngoài trời.

Nơi mà bạn sẽ đăng kí giấy phép được tổ chức hoạt động ngoài trời chính là Sở văn hóa thể thao & Du lịch. Xin lưu ý rằng chương trình của các bạn càng nhiều hoạt động thì việc xin cấp phép càng liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền. Bên cạnh đấy việc treo banron & banner cũng cần phải xin cấp phép mà bạn cũng cần phải chú ý. Một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị những thủ tục sau:

– Công văn xin phép tổ chức.

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức.

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện.

– Giấy phép chứng thực chất lượng & xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu sản phẩm).

– Kịch bản chương trình.

– Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm.

– Nếu như có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:

+ Biên bản hợp đồng biểu diễn nghệ thuật.

+ Lời bài hát.

+ Nội dung phúc khảo.

4. Hệ thống âm thanh và ánh sáng chất lượng

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.. Với không gian rộng, có sức chứa khủng nên thế nên đòi hỏi hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá cần thiết.

Bởi thế nên đối với không gian rộng phải có một hệ thống âm thanh & ánh sáng có công suất lớn, bảo đảm các yêu cầu kĩ thuật & có sức lan tỏa trong khắp không gian xảy ra sự kiện.

5. Vấn đề vệ sinh môi trường trong event

n

Với địa điểm xảy ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện.

Không khó khăn gì nếu nhà tổ chức đặt những thùng rác nhỏ với slogan nhằm mục đích bảo vệ môi trường. Như thế sự kiện của bạn sẽ được đánh giá cao, đồng thời khuyến khích sự nhận thức của khách tham dự chương trình đối với vấn đề bảo vệ & hoàn thiện màu xanh của không gian họ đang sống.

6. Thời tiết, yếu tố vô cùng quan trọng

Với những sự kiện như lễ động thổ, lễ khởi công, hoặc chương trình ca nhạc ngoài trời. Thời tiết là một yếu tố rất quan trọng. Trong suốt mùa hè bạn có thể phải đối mặt với thời tiết xấu, đặc biệt là mưa.

Sẽ là rất khó để tạo dựng kế hoạch cho thời tiết xấu, tuy nhiên nó mãi mãi tốt hơn khi chuẩn bị thêm cho sự kiện ngoài trời . kế hoạch dự phòng của bạn sẽ dễ dàng như là cầm thêm 1 chiếc ô hay là lều trung tâm.

Có 1 chiến lược dự phòng luôn tốt hơn so với để mọi thứ cho sự may rủi . nếu bạn không quen hay biết rõ về khí hậu địa phương bạn có thể đọc thêm chủ ý từ những người địa phương, họ có thể cung cấp những thông tin quan trọng cho các bạn .

7. Giờ giấc & trang phục của Sao

Khi tổ chức các sự kiện lớn, Event của bạn chắc chắn phải có sự góp mặt của Sao hay những ngôi sao. Việc Sao đến muộn giờ hay trang phục của họ luôn khiến cho những nhà tổ chức phải đau đầu.

Để tránh tình trạng này, người tổ chức cần phải đặt vấn đề với người có nhiệm vụ quản lý của Sao trước khi kí hợp đồng với các điều khoản nhất định và chặt chẽ. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các phương án đề phòng trong trường hợp Sao tới muộn hoặc có thể không đến.

8. Thuê quá nhiều đơn vị cung cấp

Bạn là một doanh nghiệp tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn có thể chọn lựa các thiết bị cho sự kiện từ nhiều đơn vị cung cấp khác nhau.

Vấn đề này giúp bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức chương trình, tuy vậy nó sẽ là điểm trừ. Đồ đạc trong sự kiện sẽ không có tính đồng bộ. Thuê một doanh nghiệp chuyên biệt về riêng hạng mục trong sự kiện, sẽ khiến bạn có thể dễ dàng quản lý cũng như sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc.

Một đơn vị chuyên về nhiếp ảnh sự kiện đầy kinh nghiệm chắc chắn sẽ giúp bạn hoạn thiện về mặt truyền thông cho sự kiện, & họ cũng tường tận những điều gì cần tránh khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Điều này sẽ giúp ích cho bạn chú tâm vào tổ chức các hoạt động trong sự kiện.