Những hình thức tổ chức hội thảo phổ biến và các vấn đề cần chú ý

1. Tổ chức hội thảo là gì?

Hội thảo là sự kiện được tổ chức thường niên của doanh nghiệp nhằm duy trì mối quan hệ với khách hàng thân thiết và xây dựng đối tượng người có khả năng mua hàng. Trong các hội thảo thường xảy ra các hoạt động chính là thảo luận giữa doanh nghiệp và khách hàng về một vấn đề thực tiễn hay thương hiệu, sản phẩm nhằm thăm dò chủ kiến của khách hàng & phát triển những mối quan hệ giữa khách hàng & doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo sẽ là bước đệm để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác tiềm năng. Bên cạnh đấy nó còn giúp công ty tạo mối quan hệ với khách hàng, cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp.

2. Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay

Hình thức tổ chức hội thảo khoa học

Các hội thảo khoa học không thiên về mục đích truyền bá hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp. thay vì vậy, đây là bước đệm để bàn luận, đưa ra, báo cáo giữa các tổ chức, cá nhân tham gia nghiên cứu về một đề tài khoa học nào đó. Sự kiện này có nhiều hơn một chuyên gia hay diễn giả chỉ rõ. thế nên thế mà nó cần được chuẩn bị kỹ càng về thiết bị trình chiếu, âm thanh cũng giống như ánh sáng phục vụ cho chương trình.

Hình thức tổ chức hội thảo Workshop:

Workshop là một hình thức hội thảo có Mục đích chính là sẻ chia kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có VD thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.

Hình thức tổ chức hội thảo du học:

đây chính là hội thảo trả lời các câu hỏi thắc mắc & do dự của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục tiêu tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.

Hình thức tổ chức hội thảo tập huấn:

Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường xảy ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường có liên quan việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc xảy ra hiệu quả hơn.

Hình thức tổ chức hội thảo chuyên đề – chuyên môn:

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi tranh cãi có liên quan một chủ đề chính và có một diễn giả độc nhất. việc này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động bán hàng.

3. Khi tổ chức hội nghị hội thảo cần chú ý những gì?

Lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp

Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo cần đáp ứng được quy mô và phù hợp với thuộc tính của hội nghị, hội thảo. đấy phải là nơi dễ tìm, giao thông thuận tiện và phải có đầy đủ tiện ích đi kèm như sân khấu, màn chiếu, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng…

Lên chủ đề nhất định

Lên chủ đề là một trong những điều cốt yếu nhất với mỗi buổi hội nghị hội thảo. Chủ đề phải ngắn gọn, thể hiện được mục đích, thông điệp của hội nghị hội thảo, những ích lợi mà người tham dự nhận được. chủ đề là cơ sở để phác thảo nội dung, kế hoạch cho sự kiện.

Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông là bước không thể thiếu để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Thời gian lý tưởng cho việc truyền thông là từ 1 đến 2 tuần trước khi diễn ra hội nghị hội thảo. Nếu sớm quá sẽ giảm bớt sức nóng của sự kiện, sát ngày xảy ra sự kiện quá sẽ khiến khách mời bất ngờ, khó sắp đặt thời gian, công việc. cần chọn các kênh truyền thông thích hợp để tối đa hóa hiệu quả truyền thông.

Lấy thông tin người tham gia

Lấy thông tin người tham gia nhằm củng cố những mối quan hệ đã có với khách hàng hiện tại. Bên cạnh đấy còn mở rộng tìm kiếm khách hàng trong tương lai. bạn có thể lấy Email, SDT của khách hàng hoặc đề xuất khách hàng làm thẻ thành viên…

Làm việc với những người có chuyên môn

Sự xuất hiện của những chuyên gia trong buổi hội nghị hội thảo sẽ giúp tăng thêm sự chuyên nghiệp, uy tín & gia tăng niềm tin của những người tham gia. vấn đề này cũng rất có lợi khi truyền thông sự kiện bởi nó làm củng cố thêm hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp. Ban tổ chức cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản nhất định cho người có chuyên môn.