Những tiêu chí chọn địa điểm tổ chức hội thảo tốt nhất

Tổ chức hội thảo là một trong những sự kiện thiết yếu. Nhằm mục tiêu nhằm quảng bá sản phẩm & đẩy mạnh thương hiệu đối với mỗi đơn vị tổ chức. Do tính chất & số lượng khách mời cho từng loại hội thảo là khác nhau. Nên việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cần phải được lựa chọn cẩn thận và tỉ mỉ theo đặc thù loại hình hội thảo.

Nhiệm vụ tìm kiếm và xác định địa điểm cần được thực hiện sớm để có thể tiến hành thuận lợi và chắc chắn các bước tiếp theo. Sau đây chính là những yếu tố quan trọng để chọn địa điểm tổ chức hội thảo doanh nghiệp tổ chức sự kiện workshop.vn đúc kết được.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc vào mục tiêu

Bước đầu tiên tạo nên thành công cho một sự kiện chính là địa điểm phù hợp. Ví dụ như lễ vinh danh, hội thảo thường được tổ chức ở trung tâm hội nghị; Các chương trình giao lưu, các ngày lễ thì sảnh trong nhà lẫn ngoài trời đều hợp lý. Chọn địa điểm tổ chức thích hợp chính là bước đầu tiên gây ấn tượng cho khách tham dự.

Trước khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo các bạn cũng phải hiểu được đối tượng khách mời cho sự kiện lần này. Một sự kiện với các người kinh doanh thành đạt, sang trọng thì bắt buộc phải tổ chức ở trung tâm hội nghị cao cấp. Nếu là sự kiện có nhiều em bé thì phải nên ưu tiên không gian ngoài trời hoặc khu vui chơi, giải trí để hấp dẫn các bé.

Bên cạnh đấy, không những cần phù hợp nhằm mục tiêu sự kiện, địa điểm tổ chức còn phải nằm ở vị trí thuận tiện. Một địa điểm ở gần trung tâm thành phố là lý tưởng nhất. Nếu không, khu vực xung quanh cũng phải là nơi giao thông thuận tiện. Với các sự kiện xảy ra dài ngày, các bạn cũng nên cân nhắc chọn địa điểm có chỗ lưu trú cho khách ở xa.

2. Địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô

Quy mô của hội nghị sẽ quyết định đến chất lượng xuyên suốt của chương trình. Nó dựa vào số lượng khách mời ít hay nhiều, có tổ chức tiệc ăn uống không, có các trò chơi thực tế không…. Mỗi sự kiện thường có đối tượng khách mời riêng biệt. Từ đó, đơn vị tổ chức sẽ phân chia nhóm khách mời đặc biệt cần thiết, nhóm khách mời chính để sắp xếp vị trí ngồi ưu tiên hàng đầu. Lên danh sách số lượng khách mời cụ thể sẽ là một trong những tiêu chí có thể chọn lựa địa điểm tổ chức hội thảo lớn hay nhỏ.

Nếu số lượng ít mà chọn không gian tổ chức quá rộng. Vấn đề này sẽ tạo cảm giác vắng vẻ, thiếu tính gắn kết mọi người. Nếu không gian quá nhỏ tuy nhiên số lượng khách mời đông thì sẽ tạo cho người tham dự cảm xúc khó chịu, chật chội.

Từ đó, ảnh hưởng đến hiệu quả của sự kiện. Vì thế, chúng ta nên cân đối giữa diện tích không gian và số lượng khách mời. Làm thế nào cho mọi người cảm thấy buổi hội thảo có sự ấm cúng, gần gũi, dễ dàng trao đổi qua lại với các thành viên khác.

3. Hình thức của địa điểm tổ chức hội thảo

Yếu tố cuối cùng để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo chính là hình thức của hội thảo. Với những hội thảo chuyên nghiệp, sang trọng cùng với những khách mời quý.

Đòi hỏi những vị trí tổ chức có hình thức đẹp đẽ & cao cấp. Giống như khách sạn, phòng họp lớn tại các trung tâm tổ chức sự kiện. Nếu tổ chức trong nhà hoặc những khu thảo quần viên, resort với những hội thảo ngoài trời.

Đơn cử trong diễn đàn kinh tế cấp cao APEC tổ chức tại đất nước ta năm ngoái. Phóng viên Nga đã thuê một resort đẳng cấp quốc tế tại bán đảo Sơn Trà để tổ chức họp báo cho tổng thống Putin. Để phục vụ công việc kết hợp nghỉ dưỡng. Các vị quan khách quý cũng sử dụng các khu vực của quần thể resort này.

Tuy vậy, nếu thuộc tính hội thảo cởi mở & không quá nghiêm ngặt hình thức. Đơn vị tổ chức có thể chọn những địa điểm vừa tầm về chất lượng & số tiền bỏ ra bỏ ra. Chỉ cần đảm bảo tính lịch lãm & thoải mái cho người tham gia.

Các hội thảo tổ chức trong một trong những buổi & không kèm theo buổi tiệc. Chỉ cần các đảm bảo hình thức về không gian bài trí, trang thiết bị kĩ thuật. Nhưng đối với các hội thảo dài ngày, có tổ chức tiệc cho khách mời tham gia đòi hỏi các địa điểm đảm bảo được về mặt thời gian cũng giống như chất lượng phục vụ.

4. Nhu cầu về dòng thiết bị sự kiện

Xét về những tiêu chí chọn địa điểm tổ chức hội thảo, âm thanh, ánh sáng, dòng thiết bị sự kiện cũng là vấn đề đáng được quan tâm. Nếu một địa điểm rất thích hợp với quy mô và thuộc tính của hội thảo mặc dù vậy không đảm bảo lợi thế về nguồn điện, âm thanh, lắp đặt thiết bị. Sự kiện đấy chưa phải là một địa điểm lý tưởng. Nếu buổi hội thảo có quy mô lớn, thiết bị sự kiện phải được đầu tư chuyên nghiệp, CLC hơn hẳn so với buổi hội thảo có quy mô nhỏ.

Ngoài ra, thiết bị sự kiện còn dựa trên nội dung của buổi hội thảo. Cụ thể:

• Đối với những đề tài liên quan đến học thuật. Người chuẩn bị phải có các dòng thiết bị phục vụ cho mục tiêu trình chiếu, thuyết trình như: mic, loa, máy chiếu, bút laser…
• Đối với những sự kiện mang tính chất quảng bá. Dòng thiết bị cần chú trọng sẽ gồm: màn hình led, cổng chào, trang trí sân khấu …

Kỹ thuật lắp đặt cũng cần dựa theo thực tế địa điểm tổ chức hội thảo. Bảo đảm các dòng thiết bị hoạt động trơn tru, không gặp sự cố trong suốt thời gian xảy ra chương trình.

5. Hợp đồng & các quy định riêng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Có một điều chắc hẳn là mỗi địa điểm tổ chức hội thả đều có quy định riêng khi cho thuê: giấy phép tổ chức, về việc chụp ảnh, quay phim, việc mang thực phẩm ở ngoài vào (thay vì vậy sử dụng thực phẩm bán ngay tại địa điểm), quy định về tiếng ồn, về cách trang trí (không được dán, sơn lên tường hoặc thay đổi vị trí đèn…), quy định về quảng cáo… các bạn rõ ràng phải tìm hiểu rõ trước khi chọn thuê địa điểm.

Một yếu tố không thể bỏ qua khác là thời gian set up chương trình. Khi chọn địa điểm, chắc chắn ai ai cũng ước muốn có càng nhiều thời gian set up càng tốt. Thông thường bạn sẽ có từ nửa ngày đến một ngày để làm công tác chuẩn bị. Tốt hơn hết là trao đổi kỹ lưỡng với đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức về thời gian set up, miễn phí hay tính phí, có quy định gì khác hay không.

Sau cùng nhưng mà rất quan trọng là hợp đồng & tiền đặt cọc. Đặt cọc bao nhiêu, thời gian đặt và việc bồi thường nếu hủy sự kiện, điều khoản thanh toán, điều khoản về quyền lợi, nghĩa vụ mỗi bên trong hợp đồng… đều là những chi tiết cực kỳ cần thiết trước khi quyết định thuê địa điểm.

Lời kết

Trên đây là 5 tiêu chí cơ bản và quan trọng nhất giúp bạn lựa chọn được một địa điểm tổ chức hội thảo thích hợp. Địa điểm tổ chức mà khách hàng chọn lựa phải là nơi đáp ứng đủ những yêu cầu về uy tín, chất lượng và luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu để có thể mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.