Không phải ngẫu nhiên mà các công ty/doanh nghiệp lại có khả năng tổ chức được một buổi hội thảo thành công rực rỡ được. tất cả đều dựa vào một công đoạn chuẩn khắn khít đã được đề ra trước đây. Vậy quy trình tổ chức hội thảo chuẩn có mấy bước? Độc giả hãy cùng workshop.vn tham khảo ngay bài post sau.
Mỗi cơ quan sẽ có những cách riêng trong việc tổ chức hội thảo. Tuy nhiên tựu chung lại,quy trình tổ chức hội thảo sẽ bao gồm 6 bước sau đây:
Mục lục
3 Giai đoạn triển khai trong quy trình tổ chức hội thảo
Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người để tranh cãi về những thông tin, đề tài mà họ có chung mong muốn thực tế tại một địa điểm và thời gian đã định trước.
Chính vì vậy trước khi tổ chức hội thảo – hội nghị bạn phải cần xác định rõ mục tiêu của buổi hội thảo đấy là gì? Đối tượng tham gia cuộc hội thảo là ai? & địa điểm tổ chức là ở đâu?
Nếu có được một chiến lược tốt, tất nhiên chương trình hội thảo – hội nghị đã thành công 50% rồi. 1/2 thành công còn lại sẽ phụ thuộc vào quy trình tổ chức hội thảo & chiến lược kết thúc chương trình hội thảo của các bạn.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị & lên ý tưởng tổ chức hội thảo
Trong giai đoạn này để có được sự chuẩn bị tuyệt vời nhất và một kế hoạch rõ ràng nhất các bạn cần chú ý đến 4 điều sau:
1. Xác định rõ mục tiêu
Việc trước tiên khi tổ chức hội thảo chính là phải nắm rõ ràng rõ ràng và cụ thể đề tài của hội thảo. Đây chính là cơ sở để lên kế hoạch, thông tin và các chiến lược khi tổ chức hội thảo nhằm mang đến hội thảo đạt kết quả tốt & thành công.
Với mỗi đối tượng người mua hàng mục đích khác nhau yêu cầu người tổ chức hội thảo phải thông minh ra những ý tưởng phát minh ấn tượng nhằm tu hút những đối tượng mục tiêu khách hàng nhất định mà mình muốn hướng đến. Hội thảo có thành công hay không đều phụ thuộc rất lớn vào ý tưởng.
Rất nhiều hội thảo chỉ là sự phung phí thời gian, bởi người tổ chức không có kết quả trước mắt rõ ràng, cuộc thảo luận không có trọng tâm. Nếu bạn không thể xác định rõ mục tiêu cụ thể này, hội thảo của bạn sẽ không thể nổi bật người xem.
2. Ai sẽ là người tham dự?
Khi đã nắm rõ ràng được mục tiêu của buổi hội thảo, Bạn có thể biết cần phải mời những ai đến tham dự.
Ví dụ: nếu như mục tiêu của hội thảo là tăng trưởng giải pháp chi tiết cho một nỗi lo, có thể bạn có thể chỉ muốn có ít hơn 10 người mấu chốt đến tham dự. Nếu như kết quả trước mắt của các bạn là thành lập công ty, Bạn có thể mời một group người & chia thành nhiều group nhỏ để tranh luận.
Sau đấy, lập danh sách những người đó. Hãy cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, mặc dù vậy cũng bỏ trống một số vị trí, đề phòng trường hợp có điều gì đó thay đổi vào phút chót.
3. Chọn địa điểm phù hợp
Số lượng người bạn đang mong muốn mời đến dự buổi hội thảo của mình sẽ quyết định diện tích phòng họp mà bạn phải cần.
Ngoài sức chứa vừa đủ, điều cần quan tâm là
- Trang dòng thiết bị của phòng họp có đầy đủ không, có thể hỗ trợ bạn tối đa trong việc truyền tải tới khách mời hay không?
- Nội quy của phòng họp hay quy định của phòng họp ra sao? Có thích hợp không?
- Mọi người có thể đơn giản tìm thấy địa điểm này hay không?
- Có phải đi lại quá xa để đến với hội thảo không?
- Các bạn nên đặt ra những câu hỏi như thế này, để có khả năng xử lý từng nỗi lo, hạn chế diễn ra sự cố khi đến ngày hội thảo.
4. Truyền thông về sự kiện
Nó là một bước khá thiết yếu giúp đỡ cho quy trình đi đến thành công của một buổi hội nghị hay hội thảo. Càng nhiều người biết đến cuộc hội thảo sẽ là một cơ hội cho người tổ chức hội thảo đạt được mục tiêu ban đầu mà mình đặt ra, Lựa chọn người mua hàng và đối tác tiềm năng.
Tùy thuộc theo quy mô của 1 trong các buổi hội thảo, hội nghị. Tuy nhiên thông thường công đoạn truyền thông này sẽ có những bước căn bản như sau:
- Gởi thư mời cho các cơ quan marketing, phóng viên nhà báo.
- Tạo thiệp mời cho khách mời
- Chuẩn bị những tài liệu căn bản để phát cho khách tham dự sự kiện & tài liệu về hội nghị cho người không tham gia.
- Quà tặng cho khách đến tham dự và cơ quan truyền thông.
Giai đoạn 2: Tiến hành tổ chức hội thảo – hội nghị
Những chú ý trong lúc tiến hành tổ chức hội thảo – hội nghị
Quy trình tổ chức hội thảo của các bạn có thành công hay không nên đánh giá bằng mục đích quy trình tiến hành tổ chức. Trong lúc tiến hành tổ chức các bạn nên chú ý 5 hoạt động, yếu tố sau:
Thông tin chương trình hội thảo
Khi mà bạn đã xác định được mục đích là gì, đối tượng tham dự là ai thì chắc chắn bạn đã biết được nội dung của cuộc hội thảo – hội nghị có liên quan vấn đề gì. Điều bạn cần chú ý ở Nó là tạo ra thật tốt đề tài chính và các chủ đề liên quan để cuộc hội thảo có thể xuất hiện sôi nổi.
Bố cục của chương trình
Tạo một list các điểm đặc biệt chính của hội thảo, từ đây trở nên tân tiến thành những ý chi tiết mà chúng ta có thể trình bày trong chương trình hội thảo.
Các dòng thiết bị phòng họp
Bạn hãy tận dụng cao nhất những trang thiết bị hiện đại, nó sẽ giúp bạn thuyết trình một cách sinh động nhất.
Trang thiết bị phòng họp hội nghị hiện đại
Bữa ăn nhẹ giữa giờ (tea-break)
Nếu hội nghị kéo dài thì các bạn nên chia nhỏ từng phần của hội nghị, tránh cho khách mời mệt mỏi khi phải tham dự trong thời gian quá dài. Một bữa ăn nhẹ hoặc tiệc trà giữa giờ sẽ là thời gian cho các bạn cũng như người đến dự giải lao & thư giãn.
Dự kiến thời gian chuẩn xác của hội nghị
Việc nhận xét được thời gian diễn ra sự kiện & xảy ra trong bao lâu sẽ tăng đạt kết quả tốt của hội nghị. Bạn phải nắm rõ kế hoạch của hội nghị, chúng ta có thể dành bao nhiêu thời gian cho mỗi phần thuyết trình?
Nên nhớ rằng, quy trình tổ chức hội thảo càng chi tiết thì chúng ta có thể càng đảm bảo được hội nghị chạy đúng kế hoạch và giảm bớt yếu tố rủi ro không ước muốn diễn ra.
Giai đoạn 3: Một khi hội nghị kết thúc
- Một khi kết thúc hội thảo, bạn nên tạo một video khái quát lại một số vấn đề chính để khách hàng nắm rõ nội dung hơn.
- Việc nhận xét lại buổi hội thảo một khi nó xảy ra cũng là một công đoạn cơ bản của người tổ chức. Điều này sẽ rất có ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo: mình đã làm được những gì, điều gì còn thiếu sót, điều gì đã được truyền tải đến người mua hàng,… từ đây, cơ quan tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho lần kế đến tổ chức hội nghị.
- Gởi quà tặng cho những người tham gia là 1 cách hiệu quả để chiếm tình cảm của họ cũng giống như tu hút người mua hàng tới dự những chương trình hội nghị sau.
Lời kết
Như vậy workshop.vn đã giới thiệu đến bạn quy trình tổ chức hội thảo chi tiết nhất. Hy vọng với những nội dung trên sẽ giúp bạn chuẩn vị & tổ chức hội nghị hội thảo thành công nhất. Đem tới cho công ty những lợi ích thiết thực nhất. Mọi câu hỏi ảnh hưởng các bạn hãy liên lạc với chúng tôi để được giúp đỡ trả lời tốt nhất nhé. Chúc cho buổi hội thảo của bạn xảy ra suôn sẻ và đạt kết quả tốt.
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)