Với nền kinh tế ngày càng hội nhập, các doanh nghiệp dần phải thích ứng với các yếu tố quốc tế trong công việc bán hàng của mình. Đối với tổ chức sự kiện – một hoạt động xúc tiến thương mại rất cần thiết của mọi công ty, việc cập nhật trend và nâng cao kỹ năng trong thị trường quốc tế là rất quan trọng. Dù là các sự kiện xảy ra tại một đất nước khác, hay là các sự kiện diễn ra tại Việt Nam có sự tham gia của các đối tác nước ngoài, doanh nghiệp cũng cần có sự cân nhắc và căn chỉnh phù hợp tùy theo các thành phần quốc tế của sự kiện. Hôm nay, workshop.vn xin cung cấp các tips mấu chốt khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế trong bài viết dưới đây:
Mục lục
1. Tại sao phải tìm hiểu về cách tổ chức sự kiện quốc tế?
Các sự kiện quốc tế giúp công ty tiếp xúc với tệp người mua hàng đầy đủ, các đối tác lớn trong ngành kinh doanh của mình. do đó, một sự kiện quốc tế thành công không những mang đến đạt kết quả tốt kinh tế, mà còn mở rộng mối quan hệ, tạo thuận lợi cho quy trình bán hàng về lâu dài. Cũng vì mà các sai sót trong công ty sự kiện quốc tế có khả năng để lại hậu quả nghiêm trọng hơn, đòi hỏi doanh nghiệp cần có kỹ năng, sự chuẩn bị kỹ càng.
Sau thành công của việc đăng cai APEC 2017, Diễn đàn Kinh tế toàn cầu về ASEAN 2018, … nhiều người có chuyên môn đã nhận định Việt Nam có khả năng trở nên tân tiến thương hiệu “Việt Nam – Điểm đến của những sự kiện trên thế giới”.
Với hình ảnh quốc gia đẹp, dễ dàng sử dụng trên truyền thông thế giới, các doanh nghiệp đất nước ta có nhiều thời cơ tham gia và tổ chức các sự kiện quốc tế. Tuy nhiên, để kiểm soát được thời cơ này, các công ty phải có sự chuẩn bị, rèn luyện cả về kiến thức và kỹ năng làm việc với các yếu tố quốc tế, trong môi trường quốc tế.
Doanh nghiệp cần nắm bắt thời cơ tổ chức sự kiện quốc tế
2. Các yếu tố cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện quốc tế
Nghiên cứu kỹ các đặc điểm văn hóa
Nếu nơi của sự kiện đã được nắm rõ ràng, công ty cần bắt tay ngay vào việc nghiên cứu liên quan của yếu tố văn hóa nước ngoài đến sự kiện. So với sự kiện quốc tế, công ty phải tìm hiểu văn hóa của những thành viên nước ngoài sẽ tham gia vào sự kiện. Việc có kiến thức sâu rộng sẽ giúp công ty hạn chế được các lỗi bị coi là “tối kỵ”, hay có tính xúc phạm đến một vài quốc gia.
Những chú ý cần biết có khả năng là quy cách về thư mời, văn hóa “giờ cao su”, quan trọng nhất là thói quen ăn uống của các nền văn hóa khác nhau, … ví dụ, so với thư mời, một vài nước yêu cầu thư mời tham gia sự kiện phải được viết riêng cho từng cá nhân tham gia chứ không nên dùng một mẫu thư chung.
Đối với văn hóa “giờ cao su”, nếu như đất nước tham dự có thói quen đến sớm, việc chuẩn bị sẵn các dịch vụ đưa đón, phục vụ là quan trọng. Bởi vậy, doanh nghiệp cần Điều chỉnh kế hoạch các bước cho sự kiện quốc tế dựa trên dấu hiệu về văn hóa riêng của các quốc gia.
Văn hóa là yếu tố cần quan tâm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế
Chuẩn bị về cách thức tiếp xúc
Một trong những chú ý mấu chốt khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế đấy là chuẩn bị cách thức ăn nói. doanh nghiệp cần cân nhắc tuyển dụng một phiên dịch viên chuyên nghiệp, hoặc tìm kiếm một người làm giỏi ngoại ngữ để tiếp xúc với khách mời của sự kiện.
Kỹ năng về ngôn ngữ rất quan trọng trong việc thương thuyết, tiếp cận với khách hàng, đối tác nước ngoài. không chỉ dừng lại ở việc trò chuyện trực tiếp, doanh nghiệp phải đảm bảo quá trình ăn nói qua thư mời, mail nhắc nhở, các thông cáo về sự kiện, … xuất hiện thuận lợi, hạn chế hiểu nhầm do sự khác biệt về ngôn ngữ.
Chuẩn bị về địa điểm và phương tiện di chuyển
Các sự kiện quốc tế có sự tham gia của nhiều khách mời từ nước ngoài. điều này nghĩa là doanh nghiệp cần phải cân nhắc việc cung cấp dịch vụ ăn ở và di chuyển cho khách mời, đặc biệt là với các sự kiện hội thảo, hội nghị xảy ra trong thời gian dài.
Nếu không mang đến các dịch vụ này, doanh nghiệp cũng cần tìm kiếm địa điểm, thời gian tổ chức thích hợp để khách mời không cảm thấy mệt mỏi, bất tiện khi tham gia sự kiện, cũng giống như giúp đỡ khách mời khi cần.
Trong thời đại công nghệ thông tin trở nên tân tiến, nhiều sự kiện “lai” – hybrid event được tổ chức để khắc phục khó khăn về khoảng cách địa lý, chênh lệch múi giờ, … công ty có khả năng dùng hình thức tổ chức sự kiện này nếu như sự kiện không yêu cầu sự hiện diện trực tiếp của các khách mời quốc tế.
Tổ chức chiến dịch marketing trên các nền tảng xã hội (social media)
Khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế lớn, việc truyền thông trên các kênh mạng xã hội thường được bắt tay vào làm trong vòng 1 năm trước thời điểm xuất hiện sự kiện. Các chiến dịch truyền thông gồm có các bài đăng Thông báo, clip giới thiệu, các nội dung gây tò mò, tăng sự tương tác, … nếu sự kiện đã có danh sách người tham dự xác định, những người này cũng thường tham gia vào công thức quảng bá cho sự kiện trên các nền tảng xã hội cũng ban tổ chức để giao tiếp, nâng cao số lượng người theo dõi.
Tham khảo sự kiện thực tế
Tip cuối cùng tuy nhiên không kém phần nhất là đọc thêm các sự kiện quốc tế đã được tổ chức. nếu như doanh nghiệp tổ chức sự kiện này ở nước ngoài, việc liên hệ, nghe tư vấn của các đơn vị đã tổ chức sự kiện quốc tế tại địa phương có thể giúp ích rất là nhiều trong việc hoàn thiện kế hoạch tổ chức cho doanh nghiệp.
Nghiên cứu các sự kiện thực tế tương tự, doanh nghiệp cũng có khả năng bắt gặp những trường hợp mình chưa tính đến, hay tìm được nhiều ý tưởng phát minh hay để hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện của mình, …
Lời kết
Việc chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế có thể mang đến nhiều thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt khi còn chưa có nhiều trải nghiệm. Hy vọng bài viết trên hữu ích đối với bạn. Chúc bạn thành công!
Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)
