Kỹ năng soạn thảo văn bản thuộc một phần không thể thiếu. Trong nhiều vị trí ở đa phần các ngành nghề cũng như trong cuộc sống. Ít nhất, bạn cũng sẽ viết CV xin việc, email gởi đến nhà phỏng vấn. Đăng bài trên các phương tiện marketing xã hội… Nếu công việc yêu cầu, bạn cũng sản sinh ra những văn bản như báo cáo, thuyết trình, bản tin… Vậy kỹ năng biên soạn văn bản là gì và làm thế nào để gia tăng kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây.
Mục lục
1. Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?
Đấy là bí quyết bạn hành động các thao tác như điền thông tin, chỉnh sửa, giải thích văn bản. Được thực hiện trên giấy hoặc các ứng dụng áp dụng như Microsoft Word. Đây cũng thuộc một phần trong chương trình đại học. Và là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy trong CV của ứng viên trong thời đại ngày nay.
![Cách soạn thảo văn bản Microsoft Word cho người mới [Đầy đủ]](https://workshop.vn/wp-content/uploads/2021/02/powerpoint-to-word.jpg)
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm khi đặt phòng homestay ở Đà Lạt từ A-Z
2. Tầm đặc biệt của kỹ năng biên soạn văn bản chuyên nghiệp
Khi người khác đọc văn bản của bạn, họ sẽ đưa rõ ra nhận xét về trí sáng tạo. Và sự siêng năng của bạn dựa trên những gì họ nhìn thấy. Cho dù văn bản đấy là trên giấy hay Trực tuyến (chẳng hạn như email, bài đăng trên trang web…). Người đọc sẽ có ấn tượng tiêu cực về bạn nếu văn bản của bạn có lỗi chủ đạo tả và lỗi ngữ pháp.
3. Cải thiện kỹ năng biên soạn văn bản hành chủ đạo về mặt thông tin
Tích tụ mục đích chính
Điều đầu tiên bạn phải cần biết trong kỹ năng soạn thảo văn bản là biết được mục đích của văn bản đấy là gì. Đó là một báo cáo, là một thư ngỏ gửi đến người tiêu dùng. Một mail giải đáp cấp trên hoặc đồng nghiệp, một bức thư giải đáp ứng viên tìm việc… Mỗi loại văn bản không giống nhau đi kèm với các quy ước và hy vọng không giống nhau.

Chẳng hạn, đối với các báo cáo thì nên đi thẳng vào nỗi lo và cốt lõi của cuộc tranh luận. Còn đối với một thư ngỏ gởi đến người sử dụng bạn có khả năng dành một tí không gian để trò chuyện. Khi biết được mục đích của văn bản sắp soạn thảo, bạn có thể dễ dàng viết theo chiều hướng đấy.
Nếu như thông điệp khó khăn, hãy phác thảo trước
Sẽ không mất nhiều thời gian để biên soạn các văn bản đơn giản. Tuy nhiên nếu bạn viết một điều gì đó phức tạp hơn với nhiều góc độ. Câu hỏi hoặc yêu cầu, hãy lên danh sách trước khi viết. Tạo một phác thảo hoặc ghi chú nhanh về các topic muốn nói là kỹ năng soạn thảo văn bản quan trọng. Sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ tình tiết nào.
Soạn thảo văn bản với thông tin đủ dùng
Hãy trao cho người coi các thông tin có sự liên quan. Tránh áp đảo họ bằng các cụ thể lạc đề cũng là điều đáng chú ý trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Nếu bạn đang thấy mình đang đắm chìm vào các cụ thể khó khăn. Hãy nhìn lại từng nội dung và hỏi coi nó có cần thiết để giúp người đọc hiểu thông điệp của bạn không. Nếu không, đừng ngại ngùng xóa bỏ các thông tin đấy.

>>> Xem thêm: Du lịch biển Phan Thiết tạo làn sóng mới cho bất động sản nghỉ dưỡng
Dùng từ và câu dễ dàng khi soạn thảo văn bản
Các từ ngữ chuyên môn, cường điệu sẽ giúp cho văn bản của bạn sẽ giống một bản hùng ca hơn là một văn bản hành chính thông thường. Đôi lúc bạn phải trình bày một chút về các từ ngữ này. Vì thế, một trong các kỹ năng biên soạn văn bản hành chủ đạo và kỹ năng biên soạn hợp đồng thương mại hiệu quả. Là dùng từ đơn giản và dễ hiểu. Văn bản của bạn sẽ được “chào đón” hơn.
Bên đó là giữ cho các câu ngắn gọn có khả năng. Các câu ngắn, ít khó khăn sẽ dễ đọc hơn. Tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sự mạch lạc của văn bản.
Đọc thành tiếng
Nói về sự mạch lạc, hãy đọc to văn bản của bạn để giúp coi nó có trôi chảy không. Nếu nghe có vẻ chối tai và cụt, hãy thêm một số câu dài hơn để phá vỡ nhịp điệu ổn định và đơn điệu đấy.
Kỹ năng soạn thảo văn bản là điều mà bất kỳ ai trong con người có khả năng học được. Nếu kỹ năng biên soạn văn bản hành chủ đạo hoặc kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại của bạn chưa tốt. Hãy làm theo các mẹo trên mà workshop.vn đã chia sẻ. Và bạn sẽ nhận thấy kỹ năng soạn thảo văn bản được cải thiện như thế nào.
>>> Xem thêm: Du lịch Đà Lạt vào thời điểm nào là đẹp nhất?
Mỹ Phượng-Tổng hợp
Tham khảo (careerlink, site, …)