Ngành công nghiệp sự kiện dường như đều cho rằng tổ chức sự kiện hỗn hợp – sự kết hợp giữa trải nghiệm trực tiếp & trực tuyến sẽ là xu thế của tương lai. Phía bên dưới đây là một số thông tin có ích và thú vị về loại hình tổ chức sự kiện mới mẻ những cũng đầy thách thức này.
Làn sóng thứ 2 của đại dịch Covid-19 lại ập đến và sự kiện trực tuyến tiếp tục biến thành vị cứu tinh cho ngành tổ chức sự kiện. & các dấu hiệu về sự phân cực đang ngày càng cụ thể hơn. Một cực là những nhà tổ chức sự kiện mong muốn quay lại sự kiện trực tuyến bằng mọi giá. Mặt khác, những doanh nghiệp sự kiện linh động lại đang chay đua trong việc phát triển các dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến. Sự ra đời của Hybrid Event chính là giải pháp cho ngành sự kiện trong tương lai.
Mục lục
1. Tổ chức sự kiện hỗn hợp là gì?
Tổ chức sự kiện hỗn hợp là sự kết hợp giữa sự kiện trực tiếp (in-person event) và sự kiện trực tuyến (virtual event). Sự kiện trực tuyến đang đặt ra thách thức cho các nhà Xây dựng ý tưởng & nhà phân phối. Cùng lúc đó, nó cũng làm ra một khối lượng công việc đáng kinh ngạc cho những người có kiến thức về công nghệ. Để cân bằng cả hai điều này, Hybrid Event cụ thể là phương án hợp nhất .
2. Tại sao tổ chức sự kiện hỗn hợp sẽ biến thành xu thế trong tương lai?
Khi đại dịch dịu đi và vắc-xin đang được thử nghiệm rộng rãi, có thể mong rằng về sự trở lại dần dần của các sự kiện trực tiếp với lương người tham dự đông đảo.
Đấy là những gì đã xảy ra ở châu Âu trước khi các cách thức làm tái phong tỏa được thực hiện vào tuần trước. Nhiều đất nước đã cũng bắt đầu dỡ bỏ các lệnh hạn chế & có vẻ như trực tiếp đã sẵn sàng để quay trở lại. Nhưng mà với sức chứa hạn chế và lệnh cấm du lịch vẫn con hiệu lực, hybrid dường như là giải pháp độc nhất.
Nhiều người đặt ra câu hỏi tại sao không chạy sự kiện trên các nền tảng trực tuyến? Bởi vì lẽ đó ngành tổ chức sự kiện không được xây dựng trên nền tảng trực tuyến. Và để chuyển đổi hoàn toàn từ trực tiếp sang trực tuyến là một thách thức lớn cho các công ty tổ chức sự kiện.
Nhiều nguồn doanh thu từ các sự kiện trực tiếp không mang lại hiệu quả khi chuyển sang trực tuyến. Bên cạnh đó, tác động qua lại, kết nối & xây dựng những mối quan hệ vốn là nền tảng của các sự kiện thì lại trở nên hạn chế tổ chức trên môi trường onlin. Và cụ thể, một mô hình mới kết hợp điểm tốt của cả hai loại hình sự kiện được chọn lựa là điều hoàn toàn dễ hiểu.
3. Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện hỗn hợp
Khi sự kiện trực tiếp có dấu hiệu chững lại, sự kiện ảo lên ngôi tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế, việc kết hợp 2 hình thức thành sự kiện hỗn hợp chính là lựa chọn tối ưu, ánh sáng phía cuối đường hầm.
Kết hợp công nghệ là điều tất yếu, trong thực trạng bùng nổ công nghệ số như hiện nay. Việc kết hợp hình thức sự kiện không chỉ giúp cho bạn tiết kiệm chi phí mà còn mang đến nhiều tiện ích, trọng điểm được biết đến từ sự kiện trực tuyến. Nhưng mà, có vài lưu ý nhỏ, khi bạn ước muốn tổ chức sự kiện hỗn hợp để sự kiện của các bạn được tốt nhất.
Dùng dữ liệu để định hướng kế hoạch trực tuyến
Một lợi ích của các sự kiện trực tuyến là khả năng cung cấp dữ liệu và phân tích phong phú. Hầu hết các nền tảng đều được tích hợp một vài loại tính năng báo cáo, vì như thế, ngay đến cả khi các bạn không quen khai triển công nghệ thu thập dữ liệu tại các sự kiện trực tiếp, các bạn nên tận dụng nó cho các sự kiện.
Vận dụng được vấn đề này, bạn sẽ đơn giản đọc được tâm lý khách hàng, nói ra phương thức, nội dung tổ chức thích hợp, tránh sự kiện bị nhàm chán & dĩ nhiên, tăng giá trị thương hiệu đáng kể.
Điều chỉnh định dạng cho đối tượng ảo
Cho dù các sự kiện ảo đưa rõ ra một loạt thử thách độc đáo, nhưng chỉ có một loại người tham gia phải lo lắng: điều khiển từ xa. Mọi người tham gia sự kiện sẽ dùng cùng một nền tảng & có trải nghiệm tổng thể giống nhau. mặc dù vậy, các sự kiện kết hợp bao gồm cả người tham dự trực tiếp & ảo, và điều cốt yếu là phải phục vụ cho cả hai và cố gắng tích hợp các trải nghiệm càng nhiều càng tốt.
Chọn địa điểm có năng lực công nghệ cạnh tranh
Công nghệ nhiều loại là xương sống của bất kỳ trải nghiệm ảo hoặc kết hợp nào. tùy vào loại sự kiện và cách các bạn định tạo trải nghiệm ảo của mình. Nhu cầu chuẩn xác của bạn sẽ không giống nhau, nhưng các dịch vụ công nghệ tiên tiến tại một địa điểm sẽ là điều vô cùng quan trọng.
Khi xây dựng kế hoạch cho một sự kiện kết hợp, điều cần thiết là các bạn cần chọn một địa điểm có thể thuyết phục các cài đặt công nghệ mà bạn cần. Tìm kiếm “địa điểm thông minh” cung cấp WiFi tốc độ cao đáng tin cậy quan trọng để thực thi những thứ như phát trực tiếp mà không gặp trở ngại.
4. Điều gì là quan trọng nhất trong một tổ chức sự kiện hỗn hợp?
Theo các người có chuyên môn, vấn đề mấu chốt cần chú ý khi tổ chức một sự kiện chính là sự kết & tác động qua lại. Chính điều này làm nên mạch cảm xúc cho tất cả chương trình. Tổ chức sự kiện hỗn hợp cũng không là ngoại lệ.
Tổ chức sự kiện hỗn hợp có lợi thế về mặt quy mô khi có thể tổ chức cùng lúc với hàng ngàn người tham gia trực tuyến. Đồng thời vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của một vài người người muốn tham gia trực tiếp trong sự kiện.
Thế nhưng, việc kết nối giữa những người tham dự trực tiếp, người tham gia trực tuyến và các diễn giả, khách mời là điều rất khó khăn. Bởi bởi vậy mỗi hình thức tổ chức sự kiện có cách thực hiện hoàn toàn không giống nhau.
Trải nghiệm khách hàng cũng là một vấn đề cần lưu tâm khi tổ chức sự kiện hỗn hợp. Lúc này mỗi nhóm khách hàng khác nhau lại phải được thiết kế một hành trình trải nghiệm riêng biệt trên các nền tảng khác nhau. nhưng mà vẫn phải đảm bảo sự đồng nhất về thời gian & concept chung.
Kết luận:
Hy vọng bài viết trên cung cấp về những thông tin của tổ chức sự kiện hỗn hợp sẽ có ích đối với bạn. Chúc bạn thành công!
Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)
