Tổ chức sự kiện Team building hay chương trình team building chắc hẳn không còn xa lạ đối với khá nhiều tổ chức, doanh nghiệp, công ty. Tổ chức sự kiện Team building là một trong những chương trình mang tính tập thể, đòi hỏi sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên.
Thông qua các hoạt động tập thể khi tổ chức sự kiện, các thành viên của nhóm sẽ được trải nghiệm, cơ hội để vui chơi, từ đấy hiểu nhau hơn, cũng như rút ra những trải nghiệm riêng cho mình trong lúc hoạt động đội – nhóm, công bố phương án và phân công công việc, hỗ trợ lẫn nhau đi đến đích cuối cùng của buổi tổ chức sự kiện Team building.
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay thường kết hợp tổ chức sự kiện team building trong các dịp tham quan, du lịch, nghỉ dưỡng, các chuyến du lịch ngắn ngày đến các khu du lịch nội thành và xung quanh ngoại thành. nhưng, không phải lúc nào tổ chức sự kiện team building cũng đạt hiệu quả như mong muốn của người tổ chức sự kiện.
Chính vì vậy, muốn có 1 trong các buổi tổ chức sự kiện team building được tổ chức đúng nghĩa và đem đến ích lợi to lớn cho cá nhân và tập thể, công ty cần phải nắm rõ được kỹ năng, nguyên tắc & tìm hiểu tâm lý các thành viên/ nhân viên trước khi muốn tổ chức team building, để hạn chế hiện trạng người chơi, người ngồi một chỗ, thay vì vậy tích cực vận động hoặc là tham gia buổi tổ chức sự kiện một cách miễn cưỡng.
Để tổ chức sự kiện team building mang lại hiệu quả và “đúng nghĩa” người tổ chức sự kiện nên lưu ý đến những điều sau:
Mục lục
1. Khảo sát kỹ địa điểm tổ chức sự kiện
Chọn lựa địa điểm thích hợp cho sự kiện là tiêu chí hơn thế nữa cần thiết trong đơn vị sự kiện, tùy thuộc vào sự kiện, bạn sẽ cần lựa chọn những địa điểm khác nhau & phù hợp với sự kiện đó. Vì thế, những ý tưởng trí tuệ sáng tạo để việc lựa chọn địa điểm góp phần đáng kể vào việc tạo cảm giác với người tham dự.
Một trong những sai lầm thường gặp khi chọn lựa địa điểm đó chính là chọn địa điểm quá xa hoặc mức phí thuê địa điểm đấy quá cao có thể dẫn đến vượt ngân sách. Với những hoạt động ngoài trời, các bạn nên chọn những địa điểm có không gian rộng lớn, thoáng khí.
Còn nếu là những tổ chức sự kiện trong nhà, các bạn nên ghi lại những phòng, những khu vực phù hợp để tổ chức sự kiện của bạn, kiểm tra kỹ chiều cao trần nhà, chiều rộng cửa ra vào nếu như bạn có những dòng thiết bị hay đồ trang trí cỡ lớn dự phòng trục trặc diễn ra với các dụng cụ cần thiết ngay trước thềm tổ chức sự kiện.
Ngoài ra, nếu bạn tìm hiểu kỹ những cơ sở vật chất mà địa điểm đã có sẵn cũng giống như chưa có có thể dẫn đến việc chuẩn bị dư thừa hay thiếu sót các trang dòng thiết bị.
2. Nên tách rời tham quan, ngắm cảnh với tổ chức sự kiện team building:
Hầu hết khi đề cập đến sự kiện Team building là nhắc tới sự kiện mà trong tâm trí các nhân viên là cả công ty sẽ đến những địa điểm nào đấy thú vị hoặc mới mẻ, chẳng hạn như: Tây Bắc, Sa Pa, Hà Nội, tỉnh thành Đà Nẵng, các tỉnh Miền Tây…
Vấn đề này sẽ giúp mỗi thành viên cảm thấy ham thích và say mê khám phá nơi đấy, ham thích với việc đi thưởng ngoạn danh lam thắng cảnh – nơi mà họ chưa hề đặt chân đến, hoặc nôm na là họ mong muốn được giải trí, tắm biển, thưởng thức ẩm thực tại vùng địa phương đó.
Tuy vậy, ước muốn của mọi người đề ra lại không được đáp ứng, thay vì thế điều đấy người tổ chức sự kiện kéo họ đến một bãi đất trống nào đó & bắt họ hùng hục tham gia các trò chơi team building do người tổ chức sự kiện nói ra, sau đó là ra về.
Điều này vô tính khiến nhân viên cảm nhận thấy “ấm ức”, chính vì, người tổ chức sự kiện nên quan tâm đến nhu cầu của toàn thể mọi người trước khi đưa ra quyết định – đây cũng chính là bước cương quyết đi đến thành công. Hoặc bố trí tổ chức sự kiện team building tour ở một nơi tương đối thân thuộc với mọi người như bãi biển: Nha Trang, Phan Thiết, Vũng Tàu…
Để mọi người khỏi phải “sao lãng” việc tham quan, thăm thú, tuy vào điều kiện của tổ chức sự kiện, doanh nghiệp mà người tổ chức sự kiện có thể bố trí chuyến đi tách biệt phần thăm quan hoàn toàn với phần team building thành các ngày khác nhau….
3. Phát minh tổ chức sự kiện không đủ thu hút
Nếu bạn không đưa rõ ra những ý tưởng phát minh mới lạ mà lại dùng những phát minh ở những sự kiện trước sẽ rất dễ gây cho người tham dự sự kiện cảm giác nhàm chán, không còn ham thích tham gia nữa. Thế nên, hãy cập nhật những xu hướng mới để có thể tổ chức một chương trình để lại dấu ấn cho người tham dự, khiến họ có ham thích tham gia vào những lần tiếp theo.
4. Quản lý thời gian hợp lý
Vấn đề đầu tiên bạn sẽ gặp phải đó chính là lựa chọn thời gian trùng với những sự kiện khác nổi bật & hấp dẫn người xem hơn, vấn đề này có thể làm cho số lượng người tham gia sự giảm đi & mức độ lan tỏa của sự kiện cũng không đạt được như muốn.
Nếu đấy là một sự kiện truyền bá thương hiệu thì sẽ ảnh hưởng rất lớn để mức độ giao tiếp của sản phẩm tới khách hàng & doanh thu của của doanh nghiệp.
Ngoài ra, làm chủ thời gian không tốt, quá thời gian, không đủ để thực hiện hết tất cả hoạt động hoặc sự kiện xảy ra quá ngắn và không để lại được ấn tượng với người tham gia.
5. Bài học kinh nghiệm sau mỗi trò chơi khi tổ chức sự kiện Team building:
Giá trị lớn nhất khi tổ chức Team building chính là bài học mà mỗi cá nhân nhận được. Đây được xem là một trong những bước thiết yếu góp phần định hướng mục đích cho các thành viên trong các tổ chức, doanh nghiệp, công ty sau mỗi trò chơi.
Tưởng chừng những trò chơi team building đơn giản chỉ tạo được tiếng cười, gây phấn khích, thích thú cho người tham gia,… mà qua đấy để công bố những mục tiêu định hướng khác như: tập luyện tinh thần làm việc đội – nhóm, sự phối hợp ăn ý, phân công công việc & hỗ trợ lẫn nhau…
Tuy nhiên, nhưng mà nhiều nhà tổ chức sự kiện vẫn bỏ qua việc này, làm cho việc tổ chức sự kiện team building biến thành một buổi vui chơi, tranh đoạt giải thưởng đơn thuần & không mang đúng ý nghĩa tổ chức sự kiện “team building”.
Người tổ chức sự kiện có tầm nhìn thì một khi kết thúc mỗi trò chơi, người tổ chức sự kiện nên hướng dẫn ban lãnh đạo công ty đứng ra đề cập về mục đích của trò chơi, bài học & kinh nghiệm cần rút ra qua trò chơi này là gì & nó phục vụ gì cho cuộc sống và công việc…. Có như vậy mới hoàn thành mục tiêu “vừa học, vừa chơi” đúng nghĩa tổ chức sự kiện team building.
6. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham dự sự kiện
Sai lầm trong đơn vị sự kiện đó là bạn không lôi cuốn được nhiều người tham dự sự kiện, nói một cách đơn giản, đấy là phạm phải lỗi & gặp thất bại trong khâu marketing & truyền thông. Vậy lỗi này có nguyên do từ đâu?
Các bạn nên thông báo cho các khách mời biết thông tin về sự kiện một vài người Cách nay đã lâu khi sự kiện diễn ra, đừng bao giờ thông báo 1 cách quá gấp gáp.
Bạn càng thông báo đến người tham gia sớm, năng lực họ sẽ đặt lịch và tham dự teambuilding của các bạn càng cao. Nếu cận kề ngày diễn ra sự kiện mà bạn mới cho khách mời biết tin, thì khả năng họ sắp xếp được công việc vốn rất bận rộn thường ngày của họ để đến dự là rất thấp. Đừng mắc phải sai lầm này bởi vậy đó là điều tối kỵ.
Trong kế hoạch tổ chức sự kiện của các bạn, cần phải quản lý khách mời trong sự kiện hiệu quả. bạn phải có danh sách các khách mời được lên list sẵn. Danh sách này cần phải được chuẩn bị nhất định, chi tiết, chuẩn xác và hơn hết là phải nhanh chóng, bởi thông báo sự kiện nên gửi đến cho khách mời tối thiểu một vài tuần trước khi sự kiện diễn ra.
7. Phân bổ nhân sự không hợp lý
Phân bố nhân sự không phù hợp với khả năng của từng cá nhân, sẽ dẫn đến công việc không đạt được hiệu quả cao, kéo dài thời gian, thậm chí có thể làm hỏng sự kiện của bạn. ngoài ra, phân chia công việc không đồng đều cũng có thể khiến cho sự kiện không đạt được như mong chờ.
Để sự kiện diễn ra thành công, hiệu quả và hạn chế được những “hạt sạn” không đáng có, công ty nên tìm đến những đơn vị uy tín, chất lượng.
8. Phần kết của buổi tổ chức sự kiện Team building thật sâu sắc:
Nhiều nhà tổ chức sự kiện vô tình bỏ qua khâu tổng kết cuối mỗi chương trình tổ chức Team building, khiến tổ chức team building tour biến thành một chuyến ăn-chơi-ngủ đơn thuần & không ghi lại được dấu ấn gì.
Tối thiểu nên có một cuộc trao đổi giữa mọi người và cùng ngồi lại với nhau để mỗi người được nói lên nghiền ngẫm của mình, đấy có thể là cảm giác riêng, hay những bài học hỏi từ chuyến đi, suy nghĩ về người cộng sự mà giờ mình mới nhận ra, góp ý cho công tác tổ chức sự kiện team building… Từ những giây phút lắng đọng này, sẽ giúp mỗi thành viên cảm nhận rõ hiệu quả của tổ chức team building.
Lời kết
Tóm lại, việc tổ chức sự kiện team building trên nguyên tắc căn bản là không khó. Thế nhưng nó đòi hỏi người tổ chức sự kiện nên có định hướng rõ ràng, đề cao mục tiêu của chương trình tổ chức team building để từ đấy áp dụng vào nội dung chương trình & toàn bộ các hoạt động mới thì mới có thể đạt hiệu quả cao nhất và mang tới thành công cho buổi tổ chức sự kiện.
Xem thêm: Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)
