Trước khi thực hiện bất kỳ một sự kiện nào thì bước lên kế hoạch luôn là mấu chốt. Chiến lược có tỉ mỉ, chỉn chu, chuẩn xác thì sự kiện mới có thể xảy ra được thành công. Không quá khi nói rằng, nếu trong quá trình tạo dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, chỉ cần sai một ly là đi một dặm. Bên dưới đây chính là một vài sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, không những với những người mới vào nghề và ngay cả dân sự kiện lâu năm cũng đơn giản mắc phải.
Mục lục
1. Truyền thông sự kiện với quá nhiều thông điệp
Khi truyền thông lưu ý thông điệp cửa sự kiện nhất thống quan điểm xuyên suốt không nên tham lam mà chọn khá nhiều thông điệp. Bởi vậy vô tình sẽ tạo nên sự bội thực thông tin cho người tiếp nhận & kết quả là thông điệp sẽ không được quan tâm.
Hãy chọn ra thông điệp truyền thông mấu chốt của sự kiện. từ đây, truyền tải một cách đơn giản, dễ hiểu và nhất quán trên toàn bộ các kênh và phương tiện truyền thông. Đấy là cách để khách hàng mục tiêu dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ thông điệp của bạn.
2. Không tạo được điểm nhấn trong suốt sự kiện
3. Yêu cầu không cụ thể về địa điểm, thiết bị
Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Nhiều người tổ chức sự kiện thiếu năng lực giải thích vấn đề & bày tỏ nhu cầu. Họ không hề biết cách nói ra yêu cầu & nêu ra những dòng thiết bị kỹ thuật mà họ mong muốn. Dẫn tới nhiều sự kiện diễn ra với rất nhiều sai sót về hạ tầng kỹ thuật như: dòng thiết bị âm thanh không đủ chuẩn, sân khấu làm sai kích thước…
Để khắc phục được việc này thì khi làm kế hoạch cho sự kiện bạn cần dành nhiều thời gian để nghiên cứu thông tin về các thiết bị (đa dạng về mẫu mã, chất lượng & công năng), khảo sát kĩ địa điểm tổ chức sự kiện (quy mô, tầm cỡ)… Thu thập rất đầy đủ và chuẩn xác những thông tin quan trọng giúp cho bạn vận hành kế hoạch tổ chức sự kiện 1 cách suôn sẻ, ít sai phạm nhất có thể.
Hãy luôn nhớ rằng: một sự kiện với quy mô nhỏ, dễ dàng nhưng được tổ chức tốt hơn sẽ ấn tượng hơn một sự kiện quy mô lớn với rất nhiều thiếu sót.
4. Người dẫn chương trình (MC) chưa phối hợp nhịp nhàng
Khi tổ chức event thì người dẫn chương trình đôi lúc cũng sẽ gây ra các tình huống dở khóc và dở cười. Bình thường thì bên tổ chức chương trình sẽ gửi một bài nói đã được soạn thảo trước cho MC cách đó vài ngày để MC có thể đọc và tập sao cho nhuần nhuyễn.
Đôi lúc người dẫn chương trình lại quá tự tin vào năng lực của mình mà không cần phải xem trước. Mặc dù vậy cũng có những trường hợp MC lại chỉ nhận được bài nói của mình cách đó vài tiếng & thậm chí là ngay khi chương trình bắt đầu. vấn đề này sẽ dẫn tới hậu quả là người dẫn nói một hướng, chương trình chạy một phương.
Tại một event mà được tổ chức chuyên nghiệp thì người ta cũng sẽ tính tới những giải pháp xử lý khủng hoảng bất ngờ. Theo đó, thì người tổ chức sẽ phải dự đoán được các tình huống xấu nào có thể sẽ diễn ra và cách thức giải quyết nhất định theo từng trường hợp sẽ ra sao. Làm như vậy thì sẽ hay hơn so với việc cố gắng để tổ chức event cải thiện và tránh không để diễn ra bất cứ một sơ suất nào.
Trên thực tế, thì đây cũng là điều không thể & có khi sẽ phản tác dụng, bởi vì vậy càng cố chu toàn mọi mặt thì sẽ lại càng dễ mắc sai lầm.
5. Thiết kế trải nghiệm khách hàng quá tệ
Thiết kế trải nghiệm khách hàng ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn trong các sự kiện. nhưng, nhiều nhà tổ chức thường bỏ qua vấn đề này vì cho rằng không thiết yếu. Đó là một sai lầm lớn khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Trải nghiệm khách hàng cần được thiết kế liền mạch cả trước, trong và sau sự kiện.
Đừng chỉ chăm chăm vào việc thiết kế sân khấu thật hoành tráng hay trang trí sự kiện thật lộng lẫy mà lãng quên những vị khách tham dự sự kiện. Trải nghiệm khách hàng cần được thiết kế liền mạch cả trước, trong & sau sự kiện. Từ ngay giai đoạn tìm hiểu & đăng ký, đến việc tiếp đón & sáng chế trải nghiệm trong sự kiện và chăm sóc khách hàng sau mỗi chương trình đều cần được chú ý để tạo nên trải nghiệm liền mạch & ấn tượng cho khách hàng.
6. Bỏ qua hoạt động truyền thông sau sự kiện
Hoạt động truyền thông sau sự kiện chính là một thước đo sự hài lòng cũng như phản ứng của khách hàng và người tham gia một khi sự kiện được xảy ra. Nhưng mà, không phải ai ai cũng hiểu được giá trị quan trọng của giai đoạn này bởi vậy nhiều đơn vị khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện thường hay bỏ qua bước này.
Truyền thông sau sự kiện cũng được coi như là một hình thức truyền thông gợi nhớ, nhắc nhở khách hàng về một trải nghiệm đáng nhớ vừa qua. Từ đây, khách hàng sẽ nhớ lâu hơn và có thiện cảm hơn về thương hiệu của mình.
7. Không có hiểu biết sâu về công nghệ
Các công nghệ tối tân ngày càng được dùng nhiều hơn trong các sự kiện. Việc sử dụng các công nghệ mà không có sự hiểu biết sâu sắc về nó sẽ là một sai lầm tai hại có thể làm hỏng toàn bộ chương trình.
Để tiết kiệm khoản chi, một vài người công ty chọn phương án tự tổ chức thay do đó chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vì lẽ đó, phải thuê ngoài các dòng thiết bị công nghệ & tự vận hành trong sự kiện. Và khi các dòng thiết bị này gặp sự cố trong lúc tổ chức thì không thể khắc phục ngay tức thì vì như thế không có trải nghiệm xử lý làm gián đoạn toàn bộ sự kiện.
8. Chưa coi người tham dự là trung tâm của sự kiện
Đây chính là một sai lầm mà rất là nhiều các nhà tổ chức sự kiện thường hay mắc phải. Công ty, đơn vị tổ chức sự kiện thường chỉ quan tâm tới thiết kế sân khấu thật hoành tráng hay trang trí sự kiện sao cho thật lộng lẫy mà quên đi mất cái cần quan tâm nhất chính là trải nghiệm của khách hàng.
Ngay từ những bước đầu giao tiếp với khách mời là gửi thư mời trước sự kiện đến việc đón tiếp, phục vụ & chăm sóc khách mời trong quá trình xảy ra sự kiện đều cần phải được thiết kế liền mạch, chú trọng và cảm nhận & trải nghiệm của khách mời. Hãy đặt người tham dự chính là trung tâm của sự kiện, có như vậy khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện các bạn mới không bỏ qua việc quan trọng này.
9. “Vung tay quá trán” khi dùng ngân sách
Mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng tham gia sự kiện là điều mà toàn bộ các công ty đều muốn làm được. Tuy vậy ngân sách vẫn là yếu tố then chốt, người tổ chức sự kiện cần bảo đảm được ích lợi kinh tế của khách hàng cũng như là lợi ích của bản thân.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bố trí ngân sách, dự trù số tiền bỏ ra phát sinh giúp ta kiểm soát tài chính tốt hơn, hạn chế lãng phí và mang tới hiệu quả cao nhất dựa trên những gì đã bỏ ra.
Có thể bạn có thể gặp trường hợp khoản chi thuê thiết bị sẽ cao hơn với số tiền bỏ ra sở hữu thiết bị. Vì như thế các bạn nên nhận xét dựa trên nhiều phương diện để có quyền quyết định mua dòng thiết bị đó phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện trong tương lai.
Hoặc có nhiều thiết bị thường thường bạn cần phải thuê riêng biệt. Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể làm việc để nhận được một mức giá giảm hơn theo dịch vụ gói sử dụng nhiều lần.
Hầu hết chúng ta đều biết rằng mọi thứ trong hoạt động mua bán đều có thể bàn bạc. Vấn đề này giúp chúng ta giảm được khoản chi cho sự kiện.
10. Không chuẩn bị sẵn đội ngũ ghi lại hình ảnh của sự kiện
Việc chuẩn bị đội ngũ ghi lại hình ảnh cho sự kiện cũng là một vấn đề cần hơn thế nữa lưu ý. Quan trọng là trong giai đoạn truyền thông kỹ thuật số vào thời điểm hiện tại. Nhiều đơn vị tổ chức thường giao tất cả phần điều này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh mà không chuẩn bị sẵn các kịch bản từ trước.
Thế nên, người thực hiện không nắm được nhất định các ý đồ & yêu cầu của nhà tổ chức. Dẫn đến việc khó khăn cho việc xử lý dữ liệu & dựng phim về sau để lưu giữ và khai triển trên các phương tiện truyền thông.
Lời kết
Như vậy, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện gồm có rất nhiều công đoạn cần chuẩn bị. Việc lập ra một chiến lược chi tiết & rất đầy đủ sẽ góp phần cho sự kiện được tổ chức một cách trơn tru. Mong muốn thực hiện được như vậy thì chắc chắn bạn cần lưu tâm đến những lỗi sai phổ biến nêu trên để bảo đảm mình không phạm phải khi bắt tay vào lập một bản chiến lược tổ chức sự kiện hoàn hảo.
