Nhân viên văn phòng là những người làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Kinh nghiệm làm văn phòng hầu hết là những kỹ năng giao tiếp, và trên máy . Làm văn phòng cũng đòi hỏi nhiều tài lẻ và các kỹ năng nhỏ lẻ khác nhau trong công việc
Trong bài viết này mình sẽ cùng các bạn tìm hiểu về các kỹ năng văn phòng . Cũng như kinh nghiệm làm văn phòng . Hãy cùng mình theo dõi bài viết bên dưới nhé !
Mục lục
1. Nhân viên văn phòng – Họ là ai?
Nhân viên văn phòng là cụm từ được dùng để chỉ những người làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Nhân viên văn phòng trong tiếng Anh nghĩa là “Office Staff”. Hầu hết, dù là bộ phận nhà nước hay các công ty tư nhân, đây là cơ quan hầu như không thể thiếu.
Nhân viên văn phòng là cụm từ được dùng để chỉ những người thực hiện công việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
Nhân viên văn phòng thường làm các công việc thuộc lĩnh vực hành chính. Đây là một trong những bộ phận cốt lõi trong đơn vị, công ty. Họ được xem là nơi phục vụ cho các hoạt động của công ty. Từ những khâu xử lý thủ tục hành chính, lễ tân, đến những sự kiện hoạt động hỗ trợ cho nhân viên. Họ cũng còn có khả năng tư vấn các yếu tố pháp lý cho lãnh đạo, nếu như quan trọng. do đó, vị trí ngồi thực hiện công việc của nhân viên cũng được sắp đặt ở nơi thuận lợi. mục tiêu là để mọi người trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau dễ hơn.
Xem thêm : Lợi ích khi đi du lịch là gì ? Những điều bạn chưa biết
2. Nhân viên văn phòng – công việc của họ là gì? – kinh nghiệm làm văn phòng
Họ thường làm rất nhiều công việc không giống nhau, tùy theo thuộc tính kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, cơ quan. có thể kể đến một vài công việc như:
1. Thực hiện các công việc lễ tân trong văn phòng – kinh nghiệm làm văn phòng
- Tiếp nhận và giải đáp điện thoại liên hệ từ khách hàng
- Thực hiện các công tác đón khách. giải quyết và xử lý thông tin ban đầu, hướng dẫn khách đến các bộ phận có liên quan
- Sắp đặt và tổ chức các cuộc họp nội bộ hoặc các chuyến đi công tác cho lãnh đạo
- Tham gia vào việc tổ chức các hoạt động tập thể, phong trào khi doanh nghiệp tổ chức.
Thực hiện các công việc lễ tân trong văn phòng – kinh nghiệm làm văn phòng Bạn phải sắp đặt và tổ chức các cuộc họp nội bộ hoặc các chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
2. Thực hiện các công việc ảnh hưởng đến nghiệp vụ
Làm công việc liên quan đến văn bản giấy tờ. xử lý các thông tin văn bản gửi đến doanh nghiệp, phân loại và gửi đến các bộ phận ảnh hưởng.
- Bảo quản và lưu giữ các thông tin tài liệu nội bộ, tài liệu phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin.
- Sắp đặt lịch làm việc, lịch họp theo đúng lộ trình, rõ ràng và khoa học nhất
- Quản lý các trang thiết bị và cơ sở vật chất của doanh nghiệp
Thực hiện công tác chấm công cho nhân viên. góp ý, đề xuất các phương án nhằm phát triển doanh nghiệp được tốt hơn.
Nhân viên văn phòng sẽ thực hiện các công việc ảnh hưởng đến nghiệp vụ như xử lý giấy tờ, bảo quản thông tin…
3. Thực hiện các công việc liên quan đến hậu cần – kinh nghiệm làm văn phòng
- Mang đến các thiết bị, văn phòng phẩm và đồ sử dụng phục vụ công việc cho nhân viên
- Quản lý tài sản và bảo dưỡng cũng như mua sắm trang thiết bị cho doanh nghiệp khi bị hư
Nhân viên văn phòng còn phải biết cách quản lý và phụ trách các thiết bị, văn phòng phẩm cho nhân viên.
Do đó, nếu bạn đang mong muốn tìm được công việc nhân viên văn phòng, bạn hãy hiểu rõ công việc đấy.
3. Kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng – kinh nghiệm làm văn phòng
1. Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên văn phòng không những ngồi trên bàn giấy và máy tính. Họ còn làm báo cáo với cấp trên, họp ý tưởng…đều yêu cầu nhân viên phải giao tiếp. Một người giao tiếp tốt chắc chắn sẽ có cơ hội thành công hơn những người “thiếu hụt” kỹ năng này. Kỹ năng giao tiếp có thể giúp bạn dễ dàng hoàn thiện công việc. Báo cáo với cấp trên ư? Người giỏi “ăn nói” sẽ chẳng ngại Điều này đâu? trò chuyện với khách hàng ư? tất cả đều có khả năng trơn tru nếu bạn biết cách ăn nói.
2. Thành thạo kỹ năng tin học
Tất nhiên rồi, nhân viên văn phòng không thể thiếu năng lực tin học thành thạo. không những dễ dàng là biết mở, tắt hay gõ chữ văn bản. Tin học văn phòng đòi hỏi bạn phải thành thục các công cụ như Word, Exel… Tuy nhiên với sự phát triển từng ngày của công nghệ thông tin thì việc cập nhật thường xuyên các công cụ là hết sức quan trọng. Ngoài những phần mềm trên, nhân viên văn phòng nên tìm hiểu và biết dùng những công cụ ảnh hưởng đến công việc.
3. Kỹ năng thực hiện công việc nhóm – kinh nghiệm làm văn phòng
Nhân viên văn phòng không thể chỉ thực hiện công việc độc lập, ai biết việc người đó. Một nhân viên văn phòng tốt là người có khả năng cộng tác với người khác. Do đó, rất nhiều tin đăng tuyển mộ nhân viên văn phòng đều đưa ra yêu cầu về năng lực “team work”. Nếu nhân viên nào cũng có kỹ năng này thì sẽ chẳng có chuyện không hoàn thành mục tiêu đề ra đâu! vì vậy, tập luyện khả năng giao tiếp và sẻ chia trong nhóm là cực kì quan trọng.
Kỹ năng thực hiện công việc cực kì quan trọng với nhân viên văn phòng
4. Kỹ năng ứng phó tình huống
Công việc nào cũng vậy không thể tránh những việc ngoài ý mong muốn. Thậm chí, phát sinh ở những thời điểm bạn không thể lường trước. Lúc này, bắt buộc bạn phải đưa ra cách giải quyết. Một người giải quyết tình huống tốt sẽ giúp “cứu” được tình thế. Giải quyết vấn đề khoa học sẽ không làm liên quan đến thành quả công việc. Thậm chí, giúp cho công việc tiến hành nhanh và suôn sẻ hơn.
5. Hiểu được cách “làm mới” công việc – kinh nghiệm làm văn phòng
Phần đông người lầm tưởng rằng một nhân viên văn phòng không cần sáng tạo. Nhưng từ thực tế cho chúng ta thấy khả năng sáng tạo giúp làm việc tốt hơn. Thay vì làm công việc thân thuộc theo 1 cách dập khuôn thì bạn có thể sáng tạo ra cách mới nhanh hơn, tốt hơn. Một người dám chấp nhận và sẵn sàng sáng tạo, thay đổi có thể được đánh giá cao. Hơn nữa, nếu bạn có thể sáng tạo, bạn có thể là “trung tâm” trong những buổi họp bàn ý tưởng. Chắc chắn những người có khả năng sẽ được “sếp” chú ý và đề bạt những công việc quan trọng, cao cấp hơn.
Xem thêm : Lợi ích của workshop là gì ? Tìm hiểu về workshop
6. Luôn phấn đấu
Đừng chỉ là một nhân viên văn phòng nhàm chán. nếu như cứ đều đặn sáng làm, tối về rồi lại quay vòng vòng như thế trong 365 ngày. Chắc chắn tình cảnh đấy sẽ khiến bạn cảm nhận thấy chán nản. Thay vì thế, tìm cách thay đổi, vươn lên vị trí cao hơn thì sao? Những người luôn cầu tiến, hiểu được cách vươn lên có thể được cấp trên nhận xét cao. Những vị trí tốt cũng từ đấy được cân nhắc và đề bạt. Từ một nhân viên bình thường, bạn hoàn toàn có thể vươn lên chức cao hơn như trưởng phòng, trợ lý cơ mà. Tội gì mà không cố gắng cơ chứ? thời cơ luôn luôn rộng mở với những ai biết vươn lên.
Tạm kết :
Bài viết trên đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn những kinh nghiệm làm văn phòng. Cũng như các kĩ năng mà một nhân viên văn phòng cần phải có. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu thêm về công việc văn phòng và học hỏi thêm kinh nghiệm. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !
Vũ – Tổng hợp, chỉnh sửa (Nguồn tổng hợp: blog.muaban.net, blog.topcv.vn, … )
